Etusivu/Kaupunki ja päätöksenteko/Päätöksenteko/Kuvaus asiakirjojen julkisuudesta

Kuvaus asiakirjojen julkisuudesta

Järvenpään kaupunki ylläpitää kuvausta hallinnoimistaan tietovarannoista ja asiarekisterikokonaisuuksista tiedonhallintalain mukaisesti. Tässä kuvauksessa kerrotaan, mitä tietoja ja asiakirjoja kaupungin toiminnassa syntyy ja miten voit saada niistä tietoa.

Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019 § 28 Kuvaus asiakirjajulkisuuden kuvaamiseksi eli asiakirjajulkisuuskuvaus.

Tämä kuvaus vastaa seuraaviin kysymyksiin:

  1. Miten saan tietoa kaupungin päätöksenteosta ja siinä syntyvistä asiakirjoista?
  2. Miten saan tietoa valmistelussa olevista asioista?
  3. Miten teen tietopyynnön?
  4. Miten tietopyyntöäni käsitellään?
  5. Mitä tietovarantoja ja asiarekistereitä kaupunki ylläpitää?
  6. Miten löydän tietoa kaupungin arkistoista ja arkistopalveluista?
  7. Tiedonhallintaa koskeva keskeinen lainsäädäntö
Eti värisiä kansioita vierekkäin hyllyllä

1. Miten saan tietoa kaupungin päätöksenteosta ja siinä syntyvistä asiakirjoista?

Kaupungin toiminnan yhteydessä syntyvät asiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia. Jokaisella on oikeus saada tietoa julkista asiakirjoista ja tiedoista.

Toiminnassa syntyvät keskeiset asiakirjat julkaistaan kaupungin verkkosivuilla. Näitä ovat muun muassa toimielinten (kaupunginvaltuusto, kaupunginhallitus, lautakunnat, jaostot) esityslistat ja pöytäkirjat liitteineen sekä viranhaltijoiden tekemät päätökset.

Kaupunginvaltuuston kokouksia pääset seuraamaan verkossa suorana lähetyksenä. Linkin löydät kaupungin verkkosivuilta.

Verkkosivuilla ’Kaupunki ja päätöksenteko’ -alasivulla julkaistavasta kokouskalenterista näet kunkin luottamuselimen kokousajankohdat.

Tiedoista ja asiakirjoista, joita ei julkaista verkkosivuilla, voit tehdä kaupungille tietopyynnön.

Linkit

2. Miten saan tietoa valmistelussa olevista asioista?

Toimielinten esityslistat julkisine liitteineen julkaistaan ennen kokousta kaupungin verkkosivuilla. Esityslistasta ja sen liitteistä näet, mitä asioita on tulossa käsittelyyn seuraavassa kyseisen toimielimen kokouksessa.

Valmistelussa olevista keskeneräisistä asioista antaa tietoa valmistelusta vastaava henkilö tai muu nimetty henkilö. Tarvittaessa voit kysyä asian valmistelijaa kirjaamosta lähettämällä kirjaamoon sähköpostia osoitteeseen kirjaamo@jarvenpaa.fi tai soittamalla kirjaamon puhelinnumeroon 040 315 2342.

Kaupungin kuulutukset julkaistaan verkkosivuilla. Lisäksi ne kuulutukset, jotka tulee pitää nähtävillä ilmoitustaululla voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti, pidetään nähtävillä Järvenpää-infossa, Sibeliuksenkatu 8.

Kuulutuksissa julkaistaan tietoa muun muassa rakentamisen, maankäytön ja kaavoituksen suunnitelmista sekä kerrotaan, miten voit vaikuttaa suunnitelmiin.

Kaupunki julkaisee verkkosivuillaan ajankohtaista tietoa käynnissä olevista eri palveluihin liittyvistä hankkeista ja suunnitelmista. Lisäksi verkkosivuilta voit lukea esimerkiksi kaupungin käynnistämistä julkisten hankintojen kilpailutuksista.

Linkit

3. Miten teen tietopyynnön?

Verkkopalveluissa julkisesti saatavilla olevan tiedon lisäksi kaupungin toiminnassa syntyy paljon tietoa ja asiakirjoja, joista voit halutessasi tehdä tietopyynnön. Tietopyyntö tulee yksilöidä eli kertoa mahdollisimman tarkasti, mitä asiakirjaa tai tietoa pyyntö koskee.

Tietopyynnön tekemisessä voit hyödyntää kaupungin tietopyyntölomaketta, jonka voit täyttää tunnistautuneena pankkitunnuksilla tai tunnistautumatta. Jos teet tietopyynnön tunnistautuneena palvelun käyttäjänä, omiin asiakastietoihin tallentuvat kaikki tietopyyntösi ja voit tarkastella niitä myös myöhemmin. Halutessasi voit edelleen lähettää tietopyynnön kaupungin palvelujen sähköposti- ja kirjepostiosoitteisiin.

Lisäksi voit aina lähettää tietopyyntösi kirjaamon sähköpostiin osoitteeseen kirjaamo@jarvenpaa.fi tai soittaa kirjaamon puhelinnumeroon 040 315 2342. Kirjaamon osoite on Sibeliuksenkatu 8, PL 41, 04401 Järvenpää. Kirjaamo ohjaa tarvittaessa tietopyyntösi eteenpäin.

Linkit

  • Tietopyyntölomake (ei käytössä toistaiseksi)

Tietopyyntö julkisesta asiakirjasta tai tiedosta

Jos tietopyyntösi koskee julkista asiakirjaa tai julkista tietoa, sinun ei tarvitse perustella pyyntöäsi eikä kertoa, mihin tulet tietoa käyttämään.

Omassa asiassasi voit olla suoraan yhteydessä kaupungin palvelun tarjoajaan. Kaupungin kirjaamosta saat tarvittaessa neuvoja tietopyynnön ohjaamiseen oikealle taholle.

Tietopyyntö osittain tai kokonaan salassa pidettävästä asiakirjasta tai tiedosta

Salassa pidettäviä tietoja tai asiakirjoja koskeva tietopyyntö tehdään kirjallisesti kaupungin tietopyyntölomakkeella, turvapostilla tai kirjeitse. Tietopyyntölomakkeella tunnistumiseen käytetään pankkitunnusta.

Jos pyyntösi kohdistuu salassa pidettävään asiakirjaan tai tietoon, tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, joten ilmoita tietopyynnössäsi tietojen käyttötarkoitus. Tiedon pyytäjänä joudut myös todistamaan henkilöllisyytesi. Lisäksi kaupunki voi pyytää sinulta muita tarvittavia lisätietoja varmistaakseen tietojen luovuttamisen edellytysten täyttymisen.

Linkit

  • Tietopyyntölomake (ei käytössä toistaiseksi)
  • https://turvaposti.jarvenpaa.fi/ on sivu, jonka kautta pääset lähettämään salatun viestin Järvenpään kaupungin kirjaamoon. Kirjoita vastaanottaja-kenttään sähköpostiosoitteeksi kirjaamo@jarvenpaa.fi

4. Miten tietopyyntöäni käsitellään?

Kaupungille saapuvat tietopyynnöt käsitellään julkisina asioina. Ensimmäiseksi pyynnön saavuttua kaupungille se arvioidaan julkisuuden ja tietosuojan näkökulmista. Jos annettava tieto tai asiakirja on julkinen ja pyyntö on helposti toteutettavissa, tieto tai asiakirja annetaan viipymättä tai enintään kahden viikon sisällä. Jos tietopyynnön käsittely vaatii erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tiedot ja asiakirjat annetaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön saapumisesta.

Jos annettava tieto tai asiakirja on julkisuuslain mukaan osittain tai kokonaan salassa pidettävä, sen antaminen edellyttää tietopyynnön tekijän henkilöllisyyden tarkistamista sekä harkintaa pyydetyn tiedon tai asiakirjan antamisessa. Jos tietoa ei voida antaa, sinulta kysytään erikseen, haluatko saada valituskelpoisen päätöksen. Salassa pidettävien asiakirjojen luovuttamisen käsittelyaika on enintään yksi kuukausi.

Julkiset tiedot ja asiakirjat luovutetaan pääsääntöisesti pyytämälläsi tavalla. Jos tiedon tai asiakirjan antaminen on haasteellista toteuttaa pyytämälläsi tavalla esimerkiksi siksi, että luovutettavaa tietoa on paljon, sinun kanssasi sovitaan erikseen muusta tiedon antamistavasta. Salassa pidettävän tiedon antamisen tavasta sovitaan aina erikseen.

Kaupunki voi luovuttaa pyydetyt tiedot joko sähköisinä tai paperitulosteina tai asiakirjoihin voi tulla tutustumaan paikan päälle. Paperitulosteista voidaan periä maksu.

Linkit

Palvelupisteen hinnasto

5. Mitä tietovarantoja ja asiarekistereitä kaupunki ylläpitää?

Tietovaranto on viranomaisen tehtävien hoidossa käytettävien tietoaineistojen kokonaisuus, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti eli paperilla. Tietovarannon sisältämät tietoaineistot ovat asiakirjoja ja muita tietoja, jotka liittyvät viranomaisen tehtävien hoitamiseen.

Järvenpään kaupungilla on sen toiminnassa syntyviä tietovarantoja, joiden tietoaineistoja hyödynnetään palvelutoiminnassa. Nykyään tietovarannot ja niiden sisältämät tietoaineistot ja tiedot ovat pääosin sähköisiä ja niitä ylläpidetään eri tietojärjestelmillä.

Kaupunki hyödyntää myös toisten viranomaisten ylläpitämiä tietovarantoja sekä tuottaa tietoa valtakunnallisiin tietovarantoihin. Kaupunki hyödyntää esimerkiksi väestörekisterin tietovarantoa ja luovuttaa tietoa esimerkiksi valtakunnalliseen varhaiskasvatuksen tietovarantoon. Tietojen hyödyntäminen ja luovuttaminen perustuvat voimassa olevaan lainsäädäntöön.

Linkit

Tietosuojan varmistaminen Järvenpään kaupungin toiminnassa

Linkin takana kerrotaan, miten Järvenpään kaupunki toimii rekisterinpitäjänä: henkilötietojen käsittely ja informointi asiakkaan henkilötietojen käsittelystä sekä rekisteröidyn oikeudet.

Järvenpään kaupungin tietovarannot

Tietovarantoja koskevia kuvauksia päivitetään säännöllisesti.

Asumisen ja ympäristön tietovarannot

Asumisen ja ympäristön tietovarantoja käytetään eri asiakkuuksien hallintaan, paikkatietojen hallintaan ja karttatuotantoon, kiinteistötiedon hallintaan, vesi- ja viemäriverkon hallintaan sekä rakennetun ympäristön lupa-asioiden hoitamiseen ja pysäköinnin valvontaan.

Tietoaineistot sisältävät eri palvelujen asiakastietoa, paikkatietoa, kiinteistötietoa, vesi- ja viemäriverkoston hallintaan liittyvää tietoa, lupatietoja sekä pysäköinnin valvonnan asiakirjallisen aineiston.

Asiarekisteri

Rakentamisen lupahakemusten käsittelyjärjestelmä, lupa-asioiden hallintajärjestelmä

Luparekisterillä hoidetaan rakennusvalvontaan, kunnallistekniikkaan ja ympäristötoimeen liittyviä lupa-asioita.

Tietoaineisto sisältää rakentamisen hankkeiden käsittelyyn liittyvät aineistot, tunnistautumiseen ja yleiseen asiointiin liittyvät tiedot sekä hankekohtaisia suunnitelmia ja piirustuksia.

Esimerkkejä tiedonhaussa tarvittavista tiedoista: kiinteistötunnus, osoite, lupatunnus, hakija

Tietojen antamisesta päättävä viranomainen: Kaupunkikehityslautakunta

Yhteystiedot: Järvenpää-info, puhelinnumero 09 2719 2880.

Teknisen rajapinnan kuvaus: Ei

Muut tietojärjestelmät

  • Asiakkuudenhallintajärjestelmät
  • Karttapalvelujärjestelmät
  • Paikkatietojärjestelmät
  • Pysäköinninvalvontajärjestelmä
  • Vesi- ja viemäriverkonhallintajärjestelmä

Esimerkkejä tiedonhaussa tarvittavista tiedoista: osoite, sijainti, henkilötunnus, nimi

Opetuksen ja kasvatuksen tietovarannot

Opetuksen ja kasvatuksen tietovarantoa käytetään perusopetuksen ja lukion opetuksen oppilastietojen hallintaan sekä varhaiskasvatuksen palvelujen asiakkuudenhallintaan.

Asiarekisteri

Opintohallintojärjestelmä

Tietoaineisto sisältää oppilaan perustiedot, opetuksen järjestämistä koskevat tiedot, arvioinnin, hakemukset ja päätökset sekä iltapäivätoiminnan tiedot ja asiakirjat.

Järjestelmä/ Järjestelmät: Opintohallintojärjestelmä

Esimerkkejä tiedonhaussa tarvittavista tiedoista: Oppijan nimi ja henkilötunnus

Tietojen antamisesta päättävä viranomainen: opetusjohtaja

Yhteystiedot: Jenni Kettunen, perusopetuspalvelujen asiantuntija, puhelinnumero 040 315 2272, sähköpostiosoite jenni.kettunen@jarvenpaa.fi

Teknisen rajapinnan kuvaus: Ei

Varhaiskasvatuksen järjestelmä

Tietoaineisto sisältää lapsen ja huoltajien henkilötiedot, oppijanumeron, varhaiskasvatus- ja/tai esiopetussuhdetta koskevat hakemus- ja päätöstiedot sekä asiakasmaksua ja/tai palveluseteliä koskevat tiedot (mm. huoltajien tulotiedot ja perheen koko). Lisäksi aineisto sisältää mahdollisesti tietoa erityisruokavaliosta, kuljetuspalvelusta, erityisestä tuesta, terveydestä, pidennetystä oppivelvollisuudesta, maksusitoumuksesta ja/tai varhaiskasvatusmaksun alennuksesta.

Esimerkkejä tiedonhaussa tarvittavista tiedoista: Nimi ja henkilötunnus.

Tietojen antamisesta päättävä viranomainen: Varhaiskasvatusjohtaja

Yhteystiedot: sähköpostiosoite varhaiskasvatushaku@jarvenpaa.fi, puhelinnumero 040 315 2567

Teknisen rajapinnan kuvaus: Ei

Kaupungin konsernipalvelujen ja päätöksenteon tietovarannot

Kaupungin konsernipalvelujen ja päätöksenteon tietovarantoja käytetään

  • kaupungin päätöksenteon tuessa, vireille tulevien asioiden hallinnassa ja kaupungin hankintojen hoitamisessa
  • henkilöstön rekrytointiin ja palvelussuhdeasioiden hoitamiseen, osaamisen hallintaan sekä työturvallisuuden ja riskien hallintaan
  • taloushallinnon hoitamiseen, talouden suunnitteluun ja ennustamiseen sekä ostojen seurantaan ja hallintaan, laskutukseen, maksamiseen ja kassapäätteiden hallintaan, käyttöomaisuuden hallintaan
  • kustannuslaskentaan sekä talouden raportointivelvollisuuksien täyttämiseen ja tiedon tuottamiseen
  • vaalien järjestämiseen
  • viestintää ja markkinointiin

Tietoaineistot sisältävät

  • päätöksenteon asiakirjoja ja tietoja
  • vireille tulevien ja vireillä olleiden asioiden rekisterin sekä näihin asioihin liittyvät toimenpiteet ja asiakirjat
  • kaupungin julkisten hankintojen hoitamiseen liittyvät asiakirjat
  • henkilöstön rekrytoinnin asiakirjat, palvelussuhdetiedot, koulutus- ja osaamistiedot sekä työturvallisuusilmoitukset ja riskienhallinnan kuvaukset
  • taloushallinnon hoitamiseen, talouden suunnitteluun ja raportointiin liittyvät asiakirjat ja tiedot, kirjanpidon tiedot ja tositteet sekä käyttöomaisuuden hallintaan liittyvät tiedot
  • vaalien vaaliluettelot (vaalipäivänä äänestäneet), ehdokaslistojen yhdistelmän ja äänestysliput
  • viestinnän ja markkinoinnin aineistonhallinnan ja asiakastiedot

Asiarekisterit

Päätöksenteon ja asianhallinnan tietojärjestelmä

Tietoaineisto sisältää toimielinten päätöksenteon valmisteluun ja päätöksentekoon kuuluvat toimielinten esityslistat ja pöytäkirjat liitteineen ja oheismateriaaleineen sekä rekisterin vireille tulleista hallintoasioita, niiden hoitamisen vastuuhenkilöistä ja käsittelyvaiheista sekä kaikki asiaan liitetyt asiakirjat mukaan lukien asiasta annetut päätökset tai muut vastaukset.

Esimerkkejä tiedonhaussa tarvittavista tiedoista: asianumero (JARDNO -alkuinen numero), asian otsikko tai lyhyt kuvaus kyseisestä asiasta, vireille tulon aika (päivämäärä, vuosi) tai muu aikarajaus (kuukaudet, vuodet), asiakirjatyyppi (esimerkiksi päätös, pöytäkirja, lausunto, sopimus), asian vireillepanijan nimi

Tietojen antamisesta päättävä viranomainen: hallintojohtaja

Yhteystiedot: Järvenpään kaupungin kirjaamo, sähköpostiosoite kirjaamo@jarvenpaa.fi, puhelinnumero 040 315 2342.

Teknisen rajapinnan kuvaus: Kyllä

Hankintajärjestelmä

Hankintojen kilpailutusjärjestelmä sisältää kilpailutuksia ja pienhankintoja koskevat tiedot sekä tarjouspyyntöasiakirjat, saapuneet tarjoukset, tarjousten arviointia ja valintaa koskevat tiedot sekä solmitut sopimukset.

Esimerkkejä tiedonhaussa tarvittavista tiedoista: kilpailutuksen kohde (otsikko tai lyhyt kuvaus), kilpailutuksen ajankohta tai muu aikarajaus (vuosi), asiakirjatyyppi (hankintailmoitus, tarjouspyyntö, tarjous, päätös, sopimus)

Tietojen antamisesta päättävä viranomainen: hallintojohtaja

Yhteystiedot: Järvenpää kaupungin hankintapalvelut, sähköpostiosoite hankinnat@jarvenpaa.fi

Teknisen rajapinnan kuvaus: Kyllä

Henkilöstön rekrytointijärjestelmä

Tietoaineisto: Rekrytointipalvelun tietoaineisto sisältää tiedot haussa olevasta tehtävästä (tehtävän nimike, tehtävän kuvaus ja palvelussuhteen ehdot) ja tehtävään hakeneen henkilön tiedot (hakijan henkilötiedot, hakijan työkokemus- ja koulutustiedot ja muut tiedot, jotka hakija on hakemukseensa liittänyt).

Esimerkkejä tiedonhaussa tarvittavista tiedoista: henkilötunnus, nimi, tehtävän nimike, tehtävän julkaisuaika (aikarajaus kuukausi ja vuosi)

Tietojen antamisesta päättävä viranomainen: henkilöstöjohtaja

Yhteystiedot: Järvenpään kaupungin henkilöstöpalvelut, puhelinnumero 040 315 2900, sähköpostiosoite hr@jarvenpaa.fi

Teknisen rajapinnan kuvaus: Ei

Muut tietojärjestelmät ja aineistot

  • Henkilöstötietojärjestelmä
  • Luottamushenkilörekisteri
  • Osaamisen hallintajärjestelmät
  • Raportointi- ja analytiikkavälineet
  • Taloushallinnon tietojärjestelmät
  • Työturvallisuuden ja riskienhallintajärjestelmät
  • Vaaliluettelot, ehdokaslistojen yhdistelmät, äänestysliput
  • Verkkosivupalvelut

Esimerkkejä tiedonhaussa tarvittavista tiedoista: henkilötunnus, nimi, tiedonhaun kohteen nimi, aikarajaus

Matkailun ja kulttuurin tietovarannot

Museopalvelujen tietovarantoa käytetään museopalvelujen hoitamiseen ja kokoelmien hallintaan. Tietoaineisto sisältää asiakastiedot ja kokoelmahallinnan tiedot.

Tietojärjestelmät

  • Museotietojärjestelmät

Esimerkkejä tiedonhaussa tarvittavista tiedoista: henkilötunnus, nimi

Vapaa-ajan ja harrastamisen tietovarannot

Vapaa-ajan ja harrastamisen tietovarantoja käytetään kirjastopalvelujen hoitaminen ja kirjastokokoelmien hallintaan sekä vapaa-ajan ja harrastustoiminnan kurssitarjonnan ja asiakkuuksien hallintaan

Tietoaineistot sisältävät asiakastiedot ja kirjastokokoelmien hallinnan tiedot sekä tapahtuma- ja kurssitarjonnan tiedot.

Tietojärjestelmät

  • Kirjastotietojärjestelmät
  • Kurssitietojärjestelmä

Esimerkkejä tiedonhaussa tarvittavista tiedoista: henkilötunnus, nimi

Yrittämisen ja työn tietovarannot

Työllisyyspalvelujen tietovaranto

Työllisyyspalvelujen tietovarantoa käytetään asiakkuudenhallintaan. Tietoaineisto on asiakastietoa.

Tietojärjestelmät

  • Asiakkuudenhallintajärjestelmä

Esimerkkejä tiedonhaussa tarvittavista tiedoista: henkilötunnus, nimi

6. Miten löydän tietoa kaupungin arkistoista ja arkistopalveluista

Järvenpään kaupunginarkiston arkistopalvelut

Järvenpään kaupunginarkistossa on kaupungin toiminnassa syntyneet ja kaupungille saapuneet pysyvästi säilytettävät asiakirjat alkaen noin vuodesta 1951.

Toistaiseksi kaupunginarkiston arkistoluettelot ovat nähtävillä vain kaupungin kirjaamossa, osoitteessa Sibeliuksenkatu 8. Asiakirjatilaukset tehdään yleensä arkistoluetteloiden perusteella ja arkistoaineistojen tutkimiseen varataan erikseen aika. Tietopyynnön voit tehdä myös ilman arkistoluetteloa kertomalla, mitä tietoa olet etsimässä.

Tietopyynnön tekemiseen voit hyödyntää kaupungin tietopyyntölomaketta. Voit myös lähettää kirjaamon sähköpostisoitteeseen kirjaamo@jarvenpaa.fi tai tiedustella asiakirjoja kirjaamon puhelinnumerosta 040 315 2342.

  • Tietopyyntölomake (Ei käytössä toistaiseksi)

Muiden palvelualueiden arkistot

Palvelualueiden lähiarkistoissa säilytettäviä asiakirjoja hyödynnetään palvelualueen toiminnassa ja tietopalvelussa.

7. Tiedonhallintaa koskeva keskeinen lainsäädäntö

Arkistolaki 23.9.1994/831

  • arkistotoimen järjestäminen
  • asiakirjojen laatiminen, säilyttäminen ja käyttö

Hallintolaki 6.6.2003/434

Kuntalaki 10.4.2015/410

Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta, eli tiedonhallintalaki, 9.8.2019/906

  • tiedonhallinnan järjestäminen
  • julkisen hallinnon tiedonhallinnan yleinen ohjaus
  • tietoturvallisuus
  • tietoaineistojen muodostaminen ja sähköinen luovutustapa
  • asianhallinta ja palvelujen tiedonhallinta

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta eli julkisuuslaki, 21.5.1999/621

  • asiakirjan julkiseksi tuleminen
  • oikeus saada tietoa asiakirjasta
  • tiedon antaminen asiakirjasta
  • viranomaisen velvollisuus edistää tiedonsaantia
  • salassapitovelvoitteet

Tietosuojalaki 5.12.2018/1050

  • Käsittelyn oikeusperuste eräissä tapauksissa
  • Oikeusturva ja seuraamukset
  • Tietojenkäsittelyn erityistilanteet

EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679

Tahdotko jakaa jutun? Se käy kätevästi tästä!