Vaalien toimittamiseen liittyvä äänestäjien, vaalitoimitsijoiden, vaalilautakuntien ja vaalitoimikunnan henkilötietojen käsittely

Informointiasiakirja päivitetty 9.2.2023

Vaalien toimittamiseen liittyvien äänestäjien, vaalitoimitsijoiden, vaalilautakuntien ja vaalitoimikunnan henkilötietojen käsittely (pdf)

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Rekisterinpitäjä                                                                                                                    
Järvenpään kaupunki / Järvenpään kaupungin keskusvaalilautakunta
Hallintokatu 4 / PL 41
04410 Järvenpää

Vastuuyksikkö ja yhteyshenkilö (yleisiä kysymyksiä varten):
keskusvaalilautakunnan sihteeri
puh. 040 315 2004
vaalit@jarvenpaa.fi      

Tietopyynnöt ja muut rekisteröidyn oikeudet:
Järvenpään kaupunki / Kirjaamo
PL 41
04401 Järvenpää 
https://turvaposti.jarvenpaa.fi/

2. Miksi henkilötietojasi käsitellään vaalien järjestämiseksi?

Käsittelemme äänestäjien, vaalitoimitsijoiden, vaalilautakuntien ja vaalitoimikunnan henkilötietoja, sillä ilman henkilötietojen käsittelyä vaalien järjestäminen ei olisi mahdollista. Alta löydät tarkemman kuvauksen siitä, mitä tarkoituksia varten keräämme, tallennamme, tai muuten käsittelemme henkilötietojasi. Tietojasi ei käsitellä muunlaisiin kuin alla kuvattuihin tarkoituksiin.

Vuoden 1996 vaaleista lähtien on Suomessa valtiollisiin vaaleihin liittyvän tiedon käsittelyssä hyödynnetty erityistä vaalitietojärjestelmää (VAT). Viidestä osajärjestelmästä koostuvan VAT:n tavoitteena on vaalivalmiuden ja -varmuuden parantaminen, vaaleja koskevan tietopalvelun monipuolistaminen ja nopeuttaminen sekä käytöstä syntyvät resurssisäästöt.

Vaalitietojärjestelmän viisi osajärjestelmää:

1. Pohjatietojärjestelmä, jossa ovat tiedot mm. vaalipiiri-, kunta- ja äänestysaluejaoista, vaaliviranomaisista sekä tiedot yleisistä ennakkoäänestyspaikoista ja vaalipäivän äänestyspaikoista;

2. Ehdokastietojärjestelmä (ehdokasrekisteri), johon merkitään seuraavat tiedot jokaisesta vaaleissa ehdokkaana olevasta henkilöstä: nimi, ehdokasnumero, ammatti, kotikunta, puolue/valitsijayhdistys, jonka ehdokkaana hän on, ikä vaalipäivänä sekä henkilötunnus. Ehdokastietojärjestelmä sisältää myös puoluerekisterin;

3. Äänioikeustietojärjestelmä (äänioikeusrekisteri), johon poimitaan väestötietojärjestelmästä (VTJ) vaaleissa äänioikeutettujen henkilöiden tiedot. Äänioikeusrekisteri perustetaan kutakin vaalia varten erikseen ja rekisteriin otetuille henkilöille lähetetään ilmoitus äänioikeudesta (ilmoituskortti) kyseisissä vaaleissa. Rekisteri on julkisesti nähtävillä ja sitä koskevan oikaisuvaatimuksen voi tehdä Digi- ja väestötietovirastolle. Äänioikeusrekisteri tulee lainvoimaiseksi 12. päivänä ennen vaalipäivää. Äänioikeusrekisteri on käytössä ennakkoäänestyspaikoissa ja jokaisen ennakkoon äänestävän äänestämisestä tehdään siihen merkintä. Ennakkoäänestyksen jälkeen rekisteristä tulostetaan vaaliluettelot vaalipäivän äänestyspaikoille. Äänioikeusrekisteriä voidaan kuitenkin käyttää myös vaalipäivän äänestyspaikalla vaaliluetteloiden sijasta. Vaalien jälkeen äänioikeusrekisterin tiedot hävitetään;

4. Tuloslaskentajärjestelmä, johon vaalipiirilautakunnat ja kuntien keskusvaalilautakunnat syöttävät vaalien tulostiedot sitä mukaan kuin ne valmistuvat; ja

5. Tulospalvelujärjestelmä, jonka avulla vaalien tulostiedot ja muut vaalitiedot välitetään tiedotusvälineille ja Tilastokeskukselle.

3. Mitä henkilötietojasi käsitellään vaalien järjestämiseksi?

A) Äänestäjien osalta käsiteltävät henkilötiedot

Äänestäjien henkilötietoja käsittelevät ennakkoäänestyksen vaalitoimitsijat sekä vaalilautakunnat sekä vaalitoimikunta äänestystoimituksen sekä siihen liittyvien jälkitoimien yhteydessä. Äänestystoimitus edellyttää, että todennat henkilöllisyytesi vaalitoimitsijalle tai vaalilautakunnan jäsenelle vaalilaissa edellytetyllä tavalla. Vaalitoimitsija tai vaalilautakunnan jäsen tekee merkinnän äänioikeuden käyttämisestä oikeusministeriön omistamaan vaalitietojärjestelmään. Koti- ja laitosäänestäjien osalta merkinnän vaalitietojärjestelmään tekee keskusvaalilautakunta.

Ennakkoäänestyspaikalla tai vaalipäivän äänestyspaikalla tai laitoksessa äänestävien äänestäjien tiedot:

• vaaleissa äänioikeutetut
• nimi
• henkilötunnus
• sukupuoli
• äänestysalue
• mahdollinen turvakieltotieto
• kansalaisuus, jos muu kuin Suomi
• äänioikeuden peruste, jos muu kuin kansalaisuus tai asuinpaikka (Suomeen muuttopäivä)
• tieto äänioikeuden käyttämisestä

Kotiäänestäjien tiedot:

• vaaleissa äänioikeutetut
• nimi
• henkilötunnus
• sukupuoli
• äänestysalue
• osoite
• sähköpostiosoite (jos on)
• puhelinnumero
• mahdollinen turvakielto
• kansalaisuus, jos muu kuin Suomi
• äänioikeuden peruste, jos muu kuin kansalaisuus tai asuinpaikka (Suomeen muuttopäivä)
• sekä mahdollisesti muita tarvittavia tietoja kotiäänestyksen toimittamiseksi
• lisäksi mahdollisen omaishoitajan nimi ja henkilötunnus sekä mahdollisen kotiäänestysilmoittautumisen tekijän nimi ja puhelinnumero

B) Vaalityöhön osallistuvien (ennakkoäänestyksen vaalitoimitsijat sekä keskusvaalilautakunnan, vaalilautakuntien ja vaalilautakunnan jäsenet sekä varajäsenet) osalta käsiteltävät henkilötiedot

Vaalityöhön osallistuvien henkilötietoja käsittelevät kaupungin vaalityöhön osallistuvat työntekijät ja viranhaltijat sekä tietyin osin myös ennakkoäänestyksen vaalitoimitsijat, vaalilautakunnat sekä vaalitoimikunta äänestystoimituksen sekä siihen liittyvien jälkitoimien yhteydessä. Vaalityöhön osallistuvista merkitään vaalitietojärjestelmään henkilöt, joille on myönnetty vaalitietojärjestelmän käyttöoikeus.

• nimi
• henkilötunnus
• osoite
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• tilinumero
• allekirjoitus (mm. vaalityöhön liittyvä tietosuojasitoumus)
• vaaleihin liittyvät roolit ja organisaatiot, joissa nämä roolit ovat
• sekä luottamushenkilöistä tieto siitä minkä poliittisen ryhmän paikalla henkilö toimii vaalilautakunnassa tai vaalitoimikunnassa

4. Mikä on henkilötietojeni käsittelyn oikeusperuste?

Tietosuojalainsäädäntö edellyttää, että kaikki henkilötietojen käsittely pohjautuu yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisiin oikeusperusteisiin. Mahdollisia oikeusperusteita on kuusi kappaletta: suostumus, sopimus, lakisääteinen velvoite, elintärkeä etu, yleinen etu/julkisen vallan käyttäminen, sekä oikeutettu etu.

A) Lakisääteinen velvoite

Käsittelemme henkilötietojasi seuraavien oikeusperusteiden nojalla:

• Tietosuoja-asetus 6 artikla 1 kohdan c-alakohta (viranomaisen lakisääteinen tehtävä)
• Vaalilaki (714/1998)
• Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999)

B) Suostumus

Suostumuksellasi säilytämme henkilötietojasi seuraaviin vaaleihin saakka, mikäli olet kiinnostunut vaalitoimitsijan tehtävistä myös tulevissa vaaleissa.

Suostumuksen antaminen on aina vapaaehtoista ja voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen tapahtuu ottamalla yhteyttä keskusvaalilautakunnan sihteeriin. Keskusvaalilautakunnan yhteystiedot löydät tämän informointiasiakirjan ensimmäiseltä sivulta.

Suostumuksen peruuttamisen jälkeen emme enää voi jatkaa sellaista henkilötietojen käsittelyä, joka on nojannut antamaasi suostumukseen. Peruuttaminen ei kuitenkaan vaikuta peruuttamista edeltävän käsittelyn lainmukaisuuteen.

5. Mistä Järvenpään kaupunki saa palvelussa käsittelemänsä henkilötiedot?

Saamme käsiteltävät henkilötiedot lähtökohtaisesti sinulta itseltäsi. Luottamushenkilöiden henkilötiedot saadaan kultakin poliittiselta ryhmältä, joka esittää kyseistä henkilöä luottamustoimeen vaalilautakuntaan tai vaalitoimikuntaan sekä osan tiedoista luottamushenkilöltä eli sinulta itseltäsi. Äänestäjän osalta henkilötiedot saadaan lähtökohtaisesti sinulta itseltäsi. Tietyissä tilanteissa, esimerkiksi kotiäänestykseen ilmoittautumisen yhteydessä, tiedot voidaan saada myös valtuuttamaltasi henkilöltä.

6. Kuuluuko käsittelyyn automaattista päätöksentekoa tai profilointia?

Emme käytä henkilötietojasi profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

7. Luovuttaako kaupunki henkilötietojani eteenpäin?

Vaalilautakuntien ja vaalitoimikunnan jäsenten ja varajäsenten yhteystiedot (sähköpostiosoite ja puhelinnumero) sekä vastaavat tiedot ennakkoäänestyksen vaalitoimitsijoista, jotka ovat ilmoittaneet olevansa käytettävissä vaalisunnuntain laskentatyössä, voidaan luovuttaa kunkin lautakunnan ja toimikunnan puheenjohtajistolle vaalitoimituksen järjestämistä varten.

Kotiäänestyslomake henkilötietoineen luovutetaan vaalitoimikunnan vaalitoimitsijoille, jotka vastaavat kotiäänestyksen suorittamisesta. Vaalitoimitsija toimittaa täydennetyn lomakkeen keskusvaalilautakunnalle, kun kotiäänestys on suoritettu.

Vaalityöhön osallistuvien osalta kaupunki luovuttaa henkilötiedot palkkioiden maksun suorittamista varten Sarastia Oy:lle.

Tietojasi ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

Toiminnassamme syntyy asiakirjoja, jotka luokitellaan julkisuuslaissa julkisiksi viranomaisen asiakirjoiksi. Tämä tarkoittaa, että meillä on velvollisuus pyydettäessä luovuttaa asiakirja eteenpäin kenelle tahansa sitä pyytävälle.  Mikäli jokin julkiseksi luokiteltu asiakirja sisältää henkilötietojasi, myös mukana olevat henkilötietosi tulevat luovutetuiksi asiakirjaa pyytäneelle henkilölle.

Esimerkiksi pöytäkirjat niistä kokouksista, joissa vaalilautakunnat, vaalitoimikunta ja ennakkoäänestyksen vaalitoimitsijat valitaan, ovat julkisuuslain mukaan julkisia. Välttämättömät henkilötiedot julkaistaan määräajaksi yleiseen tietoverkkoon pöytäkirjan mukana kuntalain edellyttämällä tavalla.

8. Siirretäänkö tietojani EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle?

Käsittelemme henkilötietojasi EU/ETA-alueella, emmekä siirrä tai lähetä niitä näiden maisen ulkopuolelle.

9. Kuinka kauan henkilötietojani säilytetään?

Henkilötietoja säilytetään vain sen aikaa, kun se on käsittelyn kannalta tarpeellista tai laki velvoittaa säilyttämiseen. Henkilötietojen säilytysajat suunnitellaan niin, ettei tietoja säilytetä pidempään kuin niiden käsittelytarkoituksen kannalta on välttämätöntä. Joskus lainsäädäntö velvoittaa kuitenkin käsittelemään tietoja pidempään, ja tällöin noudatamme aina lainsäädännön asettamaa säilytysvelvoitetta.  

Vaalien järjestämiseen osallistuvien henkilöiden henkilötiedot säilytetään seuraaviin vastaaviin vaaleihin saakka, jonka jälkeen ne hävitetään tietoturvallisesti.

Kotiäänestykseen ilmoittautuneiden yhteystiedot säilytetään seuraaviin vastaaviin vaaleihin, jotta heitä pystytään informoimaan kotiäänestysmahdollisuudesta myös seuraavissa vaaleissa.

Niiden ennakkoäänestyksen vaalitoimitsijoiden osalta, jotka ovat antaneet kirjallisesti suostumuksensa yhteystietojensa säilyttämiseen, tiedot säilytetään seuraaviin vaaleihin saakka, jotta heitä pystytään informoimaan vaalitoimitsijahausta myös seuraavissa vaaleissa.

10. Millä tavalla henkilötietojasi suojataan? 

Käytämme henkilötietojasi vain alkuperäisen keräämistarkoituksen mukaisesti ja suojaamme henkilötietojasi ulkopuolisilta erilaisin keinoin. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että:

Tietojasi käsitellään aina suojatuissa ympäristöissä. Kaikki Järvenpään kaupungin laitteistot ja ohjelmistot on suojattu kaupungin oman ja palvelutoimittajien tietoturvasäännösten mukaisesti.

Tietojasi vastaanottavat ja käsittelevät vain sellaiset henkilöt, jotka osallistuvat toimintamme toteuttamiseen. Työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietojasi, ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisuuden sitomia. Työntekijöillä on järjestelmiin henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat, sekä työtehtävien mukaisesti rajatut käyttöoikeudet. Järvenpään kaupunki valvoo käyttöoikeuksia ja salasanat vaihdetaan säännöllisesti.  Työsuhteen päättyessä henkilön käyttöoikeudet poistetaan.

Kaupungin paperiaineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti niille varattuihin kansioihin. Tietoja säilytetään vain laissa määrätyn ajan ja ne hävitetään, kun ne eivät ole enää tarpeellisia.

Rekisteröidyn oikeudet