Järvenpään kaupunki rekisterinpitäjänä

Järvenpään kaupunki on rekisterinpitäjä niille henkilötiedoille, joille se määrittää käsittelyn tarkoituksen ja keinot. Rekisterillä tarkoitetaan mitä tahansa jäsenneltyä henkilötietoja sisältävää tietojoukkoa, josta tiedot on saatavilla tietyin perustein. Tietojoukko voi olla keskitetty, hajautettu tai jaettu esim. toiminnallisesti tai maantieteellisesti.

Rekisterinpitäjänä Järvenpään kaupunki vastaa siitä, että Järvenpään kaupungin omissa sekä ulkoistetuissa palveluissa noudatetaan lainmukaisia ja riskeihin nähden riittäviä tietosuojatoimia.

Asiakkaan informointi henkilötietojen käsittelystä

Euroopan unionin yleinen tietosuoja-asetus velvoittaa rekisterinpitäjän (kaupunki) informoimaan rekisteröityä (asiakas) hänen henkilötietojensa käsittelystä. Järvenpään kaupungilla informointi annetaan, kun asioit ensimmäisen kerran palvelussa. Lisäksi informointi on saatavilla kaupungin verkkosivuilla sekä palveluiden yhteydessä että kootusti Tietosuoja-sivustolla.

Alla rekisterinpitäjän kuvaus yleisistä käsittelytoimista.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

• Järvenpään kaupunki, PL 41, 04401 Järvenpää
• Puhelinvaihde (09) 27191
• Sähköposti: kirjaamo@jarvenpaa.fi

Järvenpään kaupungin tietosuojavastaava, kts. yhteystiedot.

Rekisterikohtaisten vastuu- ja yhteyshenkilöiden yhteystiedot löytyvät alla Informointiasiakirjat palveluittain -sivun takaa.
Informointiasiakirjat palveluittain

Henkilötietojen käsittelytarkoitus

Pääsääntöisesti kaupungin tehtävien hoito perustuu lakiin ja lakisääteisten tehtävien hoitaminen edellyttää useimmiten henkilötietojen käsittelyä.

Tietosuoja-asetuksen mukaisia käsittelyperusteina rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden hoitamisen lisäksi voivat olla rekisteröidyn suostumus, sopimus, elintärkeiden etujen suojaaminen ja yleistä etua koskeva tehtävä tai julkinen valta. Erityisten henkilötietojen käsittelyn perusteita tarkastellaan niitä käsittelevien palveluiden yhteydessä.

Henkilötietojen säilytysajat

Kunnallisten asiakirjojen säilytysaikaperuste määräytyy joko erityislainsäädännön, Arkistolaitoksen määräysten tai Kuntaliiton säilytysaikasuositusten pohjalta.

Kaksi ensimmäistä perustetta ovat velvoittavia ja esimerkiksi pystyvästi säilytettävistä asiakirjoista määrää Arkistolaitos. Järvenpään kaupungin asiakirjojen säilytysajat, arkistointi, hävittäminen, sekä salassa pidettävät tiedot on määritelty tarkemmin Järvenpään kaupungin tiedonohjaussuunnitelmassa. Asiakirjat hävitetään tai arkistoidaan määritellyn säilytysajan päätyttyä tietosuojaperiaatteita noudattaen.

Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja käsiteltävistä henkilötietoryhmistä

Rekisteröidyllä tarkoitetaan sitä henkilöä, jota henkilötietojen käsittely koskee. Kaupungin rekisteröityjä ovat kaupungin työntekijät, luottamushenkilöt ja asiakkaat, kuten opetuksen ja kasvatuksen palvelualueen sekä kaupunkiteknisten palveluiden piirissä olevat kuntalaiset.

Henkilötietojen luovuttaminen

Henkilötietojen luovuttamisesta kerrotaan yksityiskohtaisesti palvelukohtaisissa informoinneissa. Pääsääntönä voidaan todeta, että tietoja luovutetaan kaupungin ulkopuolelle ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella tai viranomaisten keskinäiseen yhteistyöhön lakisääteisiin perusteisiin pohjaten.

Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.

Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointia ja mielipide- tai markkinatutkimusta varten, ellei luovuttamisesta tähän tarkoitukseen ole erikseen säädetty.

Yksityisyyden piiriin kuuluvien asioiden käsittely on useimmiten salassa pidettävää.
Julkisuuslaki (Finlex)
Rekisteröidyn oikeudet ja oikeuksien toteuttaminen