Oppilaiden, opiskelijoiden ja yhteistyökumppanien henkilötietojen käsittely Järvenpään Opistossa

Informointiasiakirja päivitetty 5.5.2023

Oppilaiden, opiskelijoiden ja yhteistyökumppaneiden henkilötietojen käsittely Järvenpään Opistossa (pdf)

Rekisterinpitäjä

Järvenpään kaupunki
PL 41
04401 Järvenpää

Vastuuyksikkö ja yhteyshenkilö (yleiset kysymykset)

Järvenpään Opisto
Jonna Käsmä
vt. rehtori
puh. 040 315 2766
jonna.kasma@jarvenpaa.fi

Tietopyyntöjä ja muita rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat tiedustelut

Järvenpään kaupunki
Kirjaamo
PL 41
04401 Järvenpää
https://turvaposti.jarvenpaa.fi/

Miksi henkilötietojani käsitellään Järvenpään Opistossa?

Käsittelemme oppilaidemme ja opiskelijoidemme – myös sinun – henkilötietojasi, sillä ilman henkilötietojen käsittelyä toimintaamme ei olisi mahdollista järjestää. Alta löydät tarkemman kuvauksen siitä, mitä tarkoituksia varten keräämme, tallennamme, tai muuten käsittelemme henkilötietojasi. Tietojasi ei käsitellä muunlaisiin kuin alla kuvattuihin tarkoituksiin.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset:

A) Kurssi-ilmoittautumisten käsittely ja varsinaisen kurssitoiminnan järjestäminen
Henkilötietoja täytyy käsitellä, jotta osallistujat saadaan riittävän tarkasti yksilöityä kursseille/ryhmiin ja jotta kurssimaksujen laskutus kohdentuu oikein. Lisäksi henkilötietoja tarvitaan kurssitoiminnasta viestimiseen (esim. kursseja koskevat muutokset ja peruuntumiset). Mikäli kurssille osallistuja on alaikäinen, tallennetaan rekisteriin myös huoltajan tiedot, jotta laskutus voidaan kohdentaa oikein. Mikäli täysi-ikäinen henkilö haluaa kohdentaa laskunsa esim. työnantajalle, voi hän ilmoittaa työnantajan tiedot laskun lähettämistä varten.

B) Tilastointi
Lisäksi keräämme tilastoinnin kannalta tarpeellisia tietoja. Viranomainen tarvitsee tietoja valtionhallinnon ja kaupungin viranomaisten edellyttämien tilastotietojen tuottamiseen. Tilastokeskuksen tilastointitarkoituksiin kerätään ilmoittautumisen yhteydessä tiedot mm. koulutuksesta, pääasiallisesta toiminnasta (esim. opiskelija, eläkeläinen) ja kansalaisuudesta.

C) Viestintä / markkinointi
Käytämme henkilötietoja joissain tilanteissa myös toimintamme markkinointiin. Esimerkkejä tällaisista tilanteista ovat kurssilla otetun valokuvan käyttäminen some-postauksessa tai Opiston verkkosivuilla, sekä opiston uutiskirjeen lähettäminen sinulle, mikäli olet tilannut uutiskirjeemme. Emme koskaan julkaise kuviasi, lähetä sinulle uutiskirjettä, tai muutenkaan käytä henkilötietojasi markkinointiin ilman erikseen pyydettyä lupaasi. Vaikka antaisitkin meille luvan käyttää henkilötietojasi näihin tarkoituksiin, voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi. Tällöin tietojesi käsittely lopetetaan (esimerkiksi kuva poistetaan nettisivuiltamme). Uutiskirjeen lähettämisen voit itse peruuttaa uutiskirjeestä löytyvästä linkistä.

Mikäli toimit tilauskoulutuksia ostaneen yrityksen tai muun yhteistyökumppanimme yhteyshenkilönä, käsittelemme yhteystietojasi, jotta voimme vastata tiedusteluihisi, ja hoitaa muita yhteistyön kannalta tarpeellisia tehtäviä.

Mitä henkilötietojani käsitellään Järvenpään Opistossa?

A) Kurssi-ilmoittautumisten käsittely ja varsinaisen kurssitoiminnan järjestäminen
Henkilötietojen tallentaminen ja säilyttäminen tapahtuu pääasiallisesti kurssihallintaohjelmassa. Kurssihallintaohjelmassa käsiteltäviä henkilötietoja ovat:

• Sukunimi ja etunimi
• Henkilötunnus. Mikäli osallistuja on alaikäinen, huoltajan henkilötunnus.
• Osoite tai huoltajan osoite
• Kotikunta
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite
• Alennustiedot
• Opiskelijan kurssitiedot

Kurssihallintaohjelman lisäksi henkilötietojasi saatetaan käyttää seuraavilla tavoilla:

• Kurssihallintaohjelmasta tulostetulla osallistujalistalla (esimerkiksi uimahallissa järjestettävillä kursseilla paperilistan käyttäminen on välttämätöntä)
• Paperisella ilmoittautumislomakkeella, mikäli käytät ilmoittautumiseen paperilomaketta
• Sähköposti- ja puhelinviestinnässä siltä osin, kuin tietoja tarvitaan kurssitiedusteluja, ilmoittautumisia,peruutuksia, tai muita vastaavia käytännön järjestelyjä varten.
• Joillain kursseilla sähköpostiosoitteesi saattaa näkyä muille kurssilaisille, jos kurssilla on käytössä sähköinen kurssialustalla (esim. ryhmätyöskentely sähköisellä alustalla)

Mikäli osallistut kurssille, jolla käytetään sosiaalisen median sovelluksia (esim. Facebook, Instagram, Snapchat) tai joihin muuten liittyy erityisiä tietosuojakysymyksiä, kerromme niistä erikseen kurssin tiedoissa.

B) Tilastointi
Tilastointitarkoituksia varten käsittelemme seuraavia henkilötietoja:

• kansalaisuus
• äidinkieli
• Koulutustausta: perusaste / toinen aste / korkea aste / ei tiedossa
• Pääasiallinen toiminta: työllinen / opiskelija tai koululainen / muu (alle kouluikäinen, kotiäiti tai -isä, varus- tai siviilipalveluksessa) / eläkeläinen / työtön
• kotikunta
• ikä
• sukupuoli (hetun perusteella)

C) Viestintä / markkinointi
Markkinointia tms. viestintätarkoituksia varten käsittelemme seuraavia henkilötietoja:

• Valokuva (vain suostumuksella, nettisivuille tai vastaavaan markkinointimateriaaliin)
• Sähköpostiosoite (vain suostumuksella, uutiskirjeen lähettämistä varten)
• Yritysten ja muiden vastaavien yhteistyökumppanien yhteyshenkilöiden perustiedot, kuten nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, titteli

Onko henkilötietojen käsittelylle olemassa lainmukainen oikeusperuste?

Tietosuojalainsäädäntö edellyttää, että kaikki henkilötietojen käsittely pohjautuu yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisiin oikeusperusteisiin. Mahdollisia oikeusperusteita on kuusi kappaletta: suostumus, sopimus, lakisääteinen velvoite, elintärkeä etu, yleinen etu/julkisen vallan käyttäminen, sekä oikeutettu etu.

Me käsittelemme henkilötietojasi seuraavien oikeusperusteiden nojalla:

A) Suostumus
Pyydämme Järvenpään Opiston toiminnassa erikseen suostumuksen seuraavissa tilanteissa:

• Mikäli opistotoiminnan yhteydessä otettua valokuvaa sinusta käytetään opiston markkinointi- ja viestintätarkoituksiin. Suostumus pyydetään kurssi-ilmoittautumisen yhteydessä tai kurssin aikana erillisellä lomakkeella.
• Mikäli kurssitöitäsi esitetään näyttelyissä, opiston verkkosivuilla, tai muissa materiaaleissa.
• Opiston uutiskirjeen lähettäminen sähköpostitse perustuu myös suostumukseesi, kun tilaat uutiskirjeen verkkosivustoltamme.

Suostumuksen antaminen on aina vapaaehtoista ja voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen tapahtuu ottamalla yhteyttä opiston rehtoriin, jonka yhteystiedot löydät tämän informointiasiakirjan alusta. Uutiskirjeen osalta voit kuitenkin helposti peruuttaa suostumuksesi itsekin painamalla uutiskirjeen alalaidasta löytyvää peruutuslinkkiä. Suostumuksen peruuttamisen jälkeen emme enää voi jatkaa sellaista henkilötietojen käsittelyä, joka on nojannut antamaasi suostumukseen. Peruuttaminen ei kuitenkaan vaikuta peruuttamista edeltävän käsittelyn lainmukaisuuteen.

B) Sopimus
Kun ilmoittaudut mukaan toimintaamme, välillemme syntyy sopimus: me toteutamme kurssipalvelun sinulle, ja sinä maksat vastaavasti kurssin hinnan. Henkilötietojesi käsittely perustuu suurilta osin tähän sopimukseen: tarvitsemme esimerkiksi nimesi ja yhteystietosi, jotta voimme tarjota sinulle sovitun palvelun (merkitä sinut osallistujalistaan, lähettää tiedot kurssin käytännön järjestelyistä yms.) ja lähettää laskun oikealle henkilölle. Tilauskoulutusten yhteydessä käsittelemme osallistujatietojen ohella tilauksen tehneen yhteyshenkilön tietoja (esimerkiksi puhelinnumeroa tai sähköpostiosoitetta). Myös tämä käsittely perustuu (yrityksen/tilaajan ja meidän välillämme) tehtyyn sopimukseen.

C) Lakisääteinen velvoite
Järvenpään opiston toiminnan järjestäminen ylipäätään perustuu kansalaisopistoille laissa määriteltyihin tehtäviin. Velvollisuuksista säädetään pääosin laissa kansalaisopistoista (722/1992), laissa vapaasta sivistystyöstä (632/1998) ja taiteen perusopetuksesta annetussa laissa (633/1998). Joiltain osilta myös toiminnan yhteydessä tapahtuva henkilötietojen käsittely perustuu suoraan laissa säädettyyn velvollisuuteen: Opistolla on velvollisuus antaa tilastojen laatimisen kannalta välttämättömät henkilötiedot Tilastokeskukselle. Velvollisuus perustuu Tilastolakiin (280/2004) ja erityisesti sen pykälään 15.

D) Yleinen etu
Yritysten ja muiden yhteistyökumppanien kanssa tehdään sopimussuhteiden ulkopuolella toisinaan verkostoyhteistyötä esimerkiksi tapahtumien muodossa. Verkostoyhteistyön tarkoituksena on tukea Opiston yleishyödyllistä ydintoimintaa suoraan taloudellisesti, sekä kehittämällä toiminnallemme hyödyllisiä yhteistyöverkostoja. Sikäli, kun tällaisessa tilanteessa käsitellään yhteyshenkilöiden henkilötietoja, perustuu käsittely yleiseen etuun.

Mistä Järvenpään kaupunki saa palvelussa käsittelemänsä henkilötiedot?

Saamme käsittelemämme henkilötiedot sinulta itseltäsi kurssi-ilmoittautumisten, opiston varsinaisen toiminnan ja muun kanssasi käydyn viestinnän kautta. Alaikäisten tapauksessa tiedot saadaan huoltajalta. Mikäli osallistut tilauskoulutukseen, jonka esimerkiksi työnantajasi on tilannut Järvenpään opistolta, saamme joitain henkilötietojasi (esimerkiksi nimesi ja yhteystietosi) suoraan koulutuksen tilaajalta.

Kuuluuko käsittelyyn automaattista päätöksentekoa tai profilointia

Emme käytä henkilötietojasi profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

Luovuttaako kaupunki henkilötietojani eteenpäin?

Henkilötietojasi ei lähtökohtaisesti luovuteta Järvenpään Opistosta eteenpäin ulkopuolisten käyttöön.

Tietoja voidaan luovuttaa eteenpäin:

• Perintätapauksessa perinnän toteuttamiseksi
• Toimivaltaisille viranomaisille laissa erikseen säädettyjen edellytysten mukaisesti (esim. poliisille, jos poliisi tarvitsee tietoja rikoksen selvittämistä varten)
• Tilastokeskukselle tilastointitarkoituksia varten

Mikäli annat suostumuksesi, voimme lisäksi luovuttaa tietoja

• Opetushallituksen ylläpitämään Koski-tietovarantoon, joka sisältää tiedot eri oppilaitoksissa tekemistäsi opintosuorituksista
• Kurssin aikana sattuneen vahinkotapauksen selvittämiseksi vakuutusyhtiölle
• Some-alustoille (valokuvat, tuottamasi tekstit tai muut teokset, nimi

Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointia ja mielipide- tai markkinatutkimusta varten.

Siirretäänkö tietojani EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle?

Käsittelemme henkilötietojasi EU/ETA-alueella, emmekä muutenkaan siirrä tai lähetä niitä näiden
maisen ulkopuolelle.

Kuinka kauan henkilötietojani säilytetään?

Henkilötietoja säilytetään vain sen aikaa, kun se on käsittelyn kannalta tarpeellista tai laki velvoittaa säilyttämiseen. Henkilötietojen säilytysajat suunnitellaan niin, ettei tietoja säilytetä pidempään kuin niiden käsittelytarkoituksen kannalta on välttämätöntä. Joskus lainsäädäntö velvoittaa kuitenkin käsittelemään tietoja pidempään, ja tällöin noudatamme aina lainsäädännön asettamaa säilytysvelvoitetta. Järvenpään Opisto säilyttää henkilötietojasi kurssihallintajärjestelmässä, jossa niiden säilytysajat on määritelty seuraavasti:

• Opiskelijaksi ottamiseen ja ilmoittautumiseen liittyvät tiedot, sekä kurssitodistukset säilytetään
10 vuotta opintojen päättymisvuoden lopusta.
• Laskutukseen tarvittavat tiedot 6 vuotta (kirjanpitolain mukaisesti)

Paperiset osallistujalistatulosteet ym. dokumentit tuhotaan välittömästi opetuskerran tai kurssin päätyttyä, kun niitä ei enää tarvita.

Millä tavalla henkilötietojasi suojataan?

Käytämme henkilötietojasi vain alkuperäisen keräämistarkoituksen mukaisesti ja suojaamme henkilötietojasi ulkopuolisilta erilaisin keinoin. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että:

• tilat ja tietojärjestelmät ovat turvallisia
• henkilötietojen käsittely suunnitellaan etukäteen
• tietoja käsittelevän henkilöstön osaaminen varmistetaan ja
• käydään läpi sopimukselliset keinot henkilötietojen käsittelijöiden kanssa.

Tietojasi käsitellään aina suojatuissa ympäristöissä. Kaikki Järvenpään kaupungin laitteistot ja ohjelmistot on suojattu kaupungin oman ja palvelutoimittajien tietoturvasäännösten mukaisesti. Tietojasi vastaanottavat ja käsittelevät vain sellaiset henkilöt, jotka osallistuvat toimintamme toteuttamiseen. Työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietojasi, ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisuuden sitomia. Työntekijöillä on järjestelmiin henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat, sekä työtehtävien mukaisesti rajatut käyttöoikeudet. Järvenpään kaupunki valvoo käyttöoikeuksia ja salasanat vaihdetaan säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä henkilön käyttöoikeudet poistetaan.

Kaupungin paperiaineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti niille varattuihin kansioihin. Tietoja säilytetään vain laissa määrätyn ajan ja ne hävitetään, kun ne eivät ole enää tarpeellisia.

Mitä oikeuksia minulla on rekisteröitynä? Kuinka voin käyttää niitä?

Sinulla on useita henkilötietojesi käsittelyyn liittyviä oikeuksia, kuten oikeus saada tietoa käsittelystä, sekä oikeus tarkastaa ja tarvittaessa oikaista tietosi. Joissakin tapauksissa voit myös saada vastustaa tai saada tietosi poistetuksi (ns. ”oikeus tulla unohdetuksi”).

Oikeuksien käyttäminen on yleensä aina ilmaista. Jos kuitenkin teet pyyntöjä jatkuvasti tai pyyntöäsi voidaan muuten pitää perusteettomina tai kohtuuttomina, saatamme kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta tai periä sinulta kohtuullisen käsittelymaksun. Tällaisessa tilanteessa ilmoitamme maksullisuudesta sinulle kuitenkin aina etukäteen.

Alta löydät yhteystiedot oikeuksiesi käyttämiseksi, sekä tarkemman kuvauksen siitä, millaisia oikeuksia sinulla on.

Mikäli sinulla on yleisiä kysymyksiä liittyen oikeuksiisi, ota yhteyttä Opiston rehtoriin:

Mika Hagelin
040 315 2283
mika.hagelin@jarvenpaa.fi

Mikäli haluat tarkastaa tietosi tai muuten käyttää oikeuksiasi, voit toimittaa tietopyynnön
meille postitse tai turvasähköpostilla:

Järvenpään kaupunki
Kirjaamo
PL 41
04401 Järvenpää
https://turvaposti.jarvenpaa.fi/

Rekisteröidyn oikeudet