Kestävän kehityksen asukaskumppanuuteen osallistuvien henkilötietojen käsittely Järvenpään kaupungilla

Informointiasiakirja 5.2.2024

Hei Kestävän kehityksen asukaskumppanuuteen ilmoittautuja!

Tämän asiakirjan tarkoitus on kertoa sinulle, miten henkilötietojasi käsitellään Järvenpään kaupungilla järjestettävän kestävän kehityksen asukaskumppanuuden yhteydessä sekä siitä, mitä henkilötietojesi käsittelyyn liittyviä oikeuksia sinulla on ja miten voit halutessasi käyttää niitä.

Mikäli sinulla on henkilötietojen käsittelyyn liittyviä yleisiä kysymyksiä, voit ottaa yhteyden rekisterin yhteyshenkilöön.

Mikäli haluat tehdä omia tietojasi koskevan tietopyynnön tai muuten käyttää oikeuksiasi rekisteröitynä, voit toimittaa tietopyynnön kaupungin kirjaamoon (yhteystiedot alla). Löydät lisätietoja oikeuksistasi ja niiden käyttämisestä tämän selosteen lopusta kohdasta ”Mitä oikeuksia minulla on rekisteröitynä? Kuinka voin käyttää niitä?”.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Järvenpään kaupunki
Helsingintie 18 A
04400 Järvenpää

Vastuuyksikkö ja yhteyshenkilö (yleisiä kysymyksiä varten):

Viestintä ja markkinointi
Pilvi Kallio-Meriläinen
osallisuuden erityisasiantuntija
040 315 3737
pilvi.kallio-merilainen@jarvenpaa.fi

Tietopyynnöt ja muut rekisteröidyn oikeudet:

Järvenpään kaupunki
Kirjaamo
PL 41
04401 Järvenpää 
https://turvaposti.jarvenpaa.fi/

2. Miksi henkilötietojasi käsitellään Järvenpään kaupungilla liittyen Kestävän kehityksen asukaskumppanuuteen?

Käsittelemme Kestävän kehityksen asukaskumppanuuteen osallistuvien henkilötietoja, sillä ilman henkilötietojen käsittelyä emme voisi tiedottaa asukaskumppanuustoiminnasta sen toteuttamisen kannalta vaatimalla tavalla. Alta löydät tarkemman kuvauksen siitä, mitä tarkoituksia varten keräämme, tallennamme, tai muuten käsittelemme henkilötietojasi. Tietojasi ei käsitellä muunlaisiin kuin alla kuvattuihin tarkoituksiin.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset:

Ilmoittautuminen Kestävän kehityksen asukaskumppanuuteen ja viestintä siihen liittyen.

Tarvitsemme tiedot mukaan ilmoittautuneista, jotta voimme lähettää heille asukaskumppanuuteen liittyvät kutsut tapaamisiin ja tarvittavat materiaalit.

3. Mitä henkilötietojasi käsitellään Järvenpään kaupungilla liittyen Kestävän kehityksen asukaskumppanuuteen?

• Sukunimi ja etunimi

• Puhelinnumero

• Sähköposti

4. Mikä on henkilötietojeni käsittelyn oikeusperuste?

Tietosuojalainsäädäntö edellyttää, että kaikki henkilötietojen käsittely pohjautuu yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisiin oikeusperusteisiin. Mahdollisia oikeusperusteita on kuusi kappaletta: suostumus, sopimus, lakisääteinen velvoite, elintärkeä etu, yleinen etu/julkisen vallan käyttäminen, sekä oikeutettu etu.

Me käsittelemme henkilötietojasi seuraavien oikeusperusteiden nojalla:

A) Suostumus

Kestävän kehityksen asukaskumppanuuteen osallistuminen on täysin vapaaehtoista ja siihen voi kuka tahansa järvenpääläinen ilmoittautua omasta halustaan mukaan. Ilmoittautuessasi kestävän kehityksen asukaskumppanuuteen annat Järvenpään kaupungille suostumuksesi käsitellä henkilötietojasi tässä informointiasiakirjassa kerrottuihin tarkoituksiin.

Suostumuksen antaminen on aina vapaaehtoista ja voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen tapahtuu ottamalla yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön, jonka yhteystiedot löydät tämän informointiasiakirjan alusta.

5. Mistä Järvenpään kaupunki saa palvelussa käsittelemänsä henkilötiedot?

Saamme käsittelemämme henkilötiedot sinulta itseltäsi kyselylomakkeen tai muun yhteydenoton kautta.

6. Kuuluuko käsittelyyn automaattista päätöksentekoa tai profilointia?

Emme käytä henkilötietojasi profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

7. Luovuttaako kaupunki henkilötietojani eteenpäin?

Henkilötietojasi ei lähtökohtaisesti luovuteta Järvenpään kaupungilta eteenpäin ulkopuolisten käyttöön.

8. Siirretäänkö tietojani EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle?

Käsittelemme henkilötietojasi EU/ETA-alueella, emmekä muutenkaan siirrä tai lähetä niitä näiden maiden ulkopuolelle.

9. Kuinka kauan henkilötietojani säilytetään?

Henkilötietoja säilytetään vain sen aikaa, kun se on käsittelyn kannalta tarpeellista, tai niin kauan kuin antamasi suostumus on voimassa. Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa ottamalla yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön, jonka yhteystiedot löydät tämän informointiasiakirjan alusta.

10. Millä tavalla henkilötietojasi suojataan?

Käytämme henkilötietojasi vain alkuperäisen keräämistarkoituksen mukaisesti ja suojaamme henkilötietojasi ulkopuolisilta erilaisin keinoin. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että:

• tilat ja tietojärjestelmät ovat turvallisia
• henkilötietojen käsittely suunnitellaan etukäteen
• tietoja käsittelevän henkilöstön osaaminen varmistetaan ja
• käydään läpi sopimukselliset keinot henkilötietojen käsittelijöiden kanssa.

Tietojasi käsitellään aina suojatuissa ympäristöissä. Kaikki Järvenpään kaupungin laitteistot ja ohjelmistot on suojattu kaupungin oman ja palvelutoimittajien tietoturvasäännösten mukaisesti.

Tietojasi vastaanottavat ja käsittelevät vain sellaiset henkilöt, jotka osallistuvat toimintamme toteuttamiseen. Työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietojasi, ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisuuden sitomia. Työntekijöillä on järjestelmiin henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat, sekä työtehtävien mukaisesti rajatut käyttöoikeudet. Järvenpään kaupunki valvoo käyttöoikeuksia ja salasanat vaihdetaan säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä henkilön käyttöoikeudet poistetaan.

Kaupungin paperiaineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti niille varattuihin kansioihin. Tietoja säilytetään vain laissa määrätyn ajan ja ne hävitetään, kun ne eivät ole enää tarpeellisia.

11. Mitä oikeuksia minulla on rekisteröitynä? Kuinka voin käyttää niitä?

Sinulla on useita henkilötietojesi käsittelyyn liittyviä oikeuksia, kuten oikeus saada tietoa käsittelystä, sekä oikeus tarkastaa ja tarvittaessa oikaista tietosi. Joissakin tapauksissa voit myös saada vastustaa tai saada tietosi poistetuksi (ns. ”oikeus tulla unohdetuksi”).

Oikeuksien käyttäminen on yleensä aina ilmaista. Jos kuitenkin teet pyyntöjä jatkuvasti tai pyyntöäsi voidaan muuten pitää perusteettomina tai kohtuuttomina, saatamme kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta tai periä sinulta kohtuullisen käsittelymaksun. Tällaisessa tilanteessa ilmoitamme maksullisuudesta sinulle kuitenkin aina etukäteen.

Alta löydät yhteystiedot oikeuksiesi käyttämiseksi, sekä tarkemman kuvauksen siitä, millaisia oikeuksia sinulla on.

Mikäli sinulla on yleisiä kysymyksiä liittyen oikeuksiisi, ota yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön:

Pilvi Kallio-Meriläinen
osallisuuden erityisasiantuntija
040 315 3737
pilvi.kallio-merilainen@jarvenpaa.fi

Mikäli haluat tarkastaa tietosi tai muuten käyttää oikeuksiasi, voit toimittaa tietopyynnön meille postitse tai turvasähköpostilla:

Järvenpään kaupunki
Kirjaamo
PL 41
04401 Järvenpää 
https://turvaposti.jarvenpaa.fi/

Yksityisyytesi ja tietojesi turvallisuuden varmistamiseksi varmistamme henkilöllisyytesi aina ennen tietojen luovuttamista sinulle.

Tarkempi kuvaus oikeuksistasi:

Tarkastus- ja oikaisuoikeus

Sinulla on oikeus tarkastaa, mitä henkilötietojasi käsittelemme, tai vaihtoehtoisesti saada varmistus siitä, ettemme käsittele henkilötietojasi lainkaan. Mikäli käsittelemämme henkilötietosi ovat mielestäsi virheellisiä, epätarkkoja tai puutteellisia, voit tehdä meille oikaisu- tai täydennyspyynnön.

Oikeus peruuttaa suostumus

Henkilötietojen käsittelyn perustuessa suostumukseesi, sinulla on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksesi. Mikäli peruutat suostumuksesi, lopetamme henkilötietojesi käsittelyn siltä osin, kun se on perustunut suostumukseesi. Erityistilanteissa esimerkiksi laki saattaa kuitenkin velvoittaa meitä edelleen säilyttämään joitain henkilötietoja, vaikka ne olisi alun perin kerätty suostumuksesi perusteella.

Oikeus tietojen poistamiseen

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus tulla unohdetuksi. Poistamme tiedot myös, jos henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen ja peruutat suostumuksesi tai jos vastustat henkilötietojesi käsittelyä, ellei käsittelylle ole muuta perustetta. Kuitenkin työsuhteeseen liittyvien tietojen osalta työnantajaa velvoittavat samat velvoitteet kuin kohdassa ”Oikeus peruuttaa suostumus”.

Oikeus rajoittaa tai vastustaa käsittelyä

Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia käsittelyn väliaikaista rajoittamista. Väliaikainen rajoittaminen tarkoittaa, että säilytämme tietosi, muttemme poista tai muulla tavoin käsittele niitä. Tällainen tilanne saattaa syntyä esimerkiksi, jos tietojen oikeellisuudesta on erimielisyyttä ja oikeellisuuden selvittämisprosessi on kesken, tai mikäli tarvitset tietoja esimerkiksi oikeudenkäyntiä varten.

Tietyissä tilanteissa sinulla on myös oikeus vastustaa henkilötietojasi käsittelyä kokonaan. Voit esimerkiksi milloin tahansa kieltää tilaamasi uutiskirjeen tai muun sinuun kohdistetun suoramarkkinoinnin.

Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi

Sinulla on oikeus vaatia, että sinua koskevat päätökset tekee ihminen, eikä esimerkiksi automaattinen tietokonealgoritmi. Emme käytä automaattista päätöksentekoa toiminnassamme, joten tämän oikeuden toteutumista ei tarvitse erikseen vaatia.

Oikeus siirtää tietoja järjestelmästä toiseen

Voit pyytää henkilötietojesi siirtoa, jolloin toimitamme sinulle henkilötietosi koneluettavassa muodossa, jotta voit säilyttää niitä itse tai siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle (esim. toiselle palveluntarjoajalle). Mikäli se on teknisesti mahdollista, siirrämme tietojasi myös suoraan toiselle rekisterinpitäjälle pyynnöstäsi. Siirto-oikeus koskee vain tilanteita, joissa käsittelemme henkilötietojasi suostumuksesi tai sopimukseen perustuen ja koskee vain sellaisia tietoja, joita olet itse toimittanut meille.

Valitusoikeus

Yllä mainittujen oikeuksien lisäksi sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojesi käsittelystä. Suomen valvontaviranomaisena toimii Tietosuojavaltuutetun toimisto: www.tietosuoja.fi

Kaupungin tietosuojavastaavan ajantasaiset yhteystiedot löytyvät kaupungin verkkosivuilta:

www.jarvenpaa.fi/kaupunki-ja-paatoksenteko/asiointi/tietosuoja-jarvenpaan-kaupungilla