Järvenpään kaupungin henkilöstön henkilötietojen käsittely

Informointiasiakirja/Päivitetty 19.5.2022

Järvenpään kaupungin henkilöstön henkilötietojen käsittely (HR-palvelut).

Rekisterin vastuuhenkilö

Vt. henkilöstöjohtaja Mika Lindgren
puh. 040 315 3983, etunimi.sukunimi@jarvenpaa.fi

Rekisterin yhteyshenkilö

Vs. palvelussuhdepäällikkö Tiina Veijanen puh. 040 315 3773
Työsuojelupäällikkö Susanna Puustinen, puh. 040 315 2871
hr@jarvenpaa.fi

Rekisterin yhteystiedot

PL 41, 04401 Järvenpää
Puhelinvaihde: (09) 27 191
etunimi.sukunimi@jarvenpaa.fi

Tässä asiakirjassa kerrotaan, miten Järvenpään kaupungilla työskentelevien tai työskennelleiden henkilöiden henkilötietoja käsitellään kaupungin ylläpitämissä tai hyödyntämissä järjestelmissä.

1. Miksi Järvenpään kaupunki työnantajana käsittelee henkilötietojasi?

Tietoja käsitellään, jotta Järvenpään kaupunki voi toteuttaa velvollisuutensa työnantajana koko työ- tai virkasuhteen ajan. Työntekijöiden henkilötietoja voi käsitellä ainoastaan silloin, kun käsittely liittyy työsuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseen.

Kaupunki työnantajana käsittelee työntekijöidensä henkilötietoja muun muassa palkkahallinnon hoitamiseksi, työterveyshuoltopalvelujen toteuttamiseksi ja työntekijöiden työhyvinvointiin ja työsuojeluun liittyvien palvelujen tuottamiseksi. Tietoja käsitellään myös henkilöstösuunnittelua, henkilöstön kehittämistä, arviointia sekä henkilöstöasioiden tilastointia ja raportointia varten.

Rekisterin tietoja siirretään Järvenpään kaupungin sisäisiin palveluihin mm. käyttöoikeushallinnan, taloushallinnon, työajanseurannan ja sisäinen viestinnän tarkoituksiin.

Tietosuoja-asetuksen mukaisina käsittelyperusteina ovat rekisteröidyn suostumus, molemminpuolinen sopimus sekä rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite. Keskeistä lainsäädäntöä, joka velvoittaa työnantajaa työntekijöiden henkilötietojen käsittelyyn ovat esimerkiksi EU:n yleinen tietosuoja-asetus, työsopimuslaki, laki kunnallisesta viranhaltijasta ja julkisuuslaki. Löydät kattavamman listan keskeisestä lainsäädännöstä linkkeineen tämän dokumentin lopusta.

Palvelussuhde perustuu työsopimukseen, viranhoitomääräykseen tai muuhun toimeksiantoon, esimerkiksi työkokeilu tai työharjoittelu. Lyhyiden työsuhteiden sijaisvälitys perustuu puitesopimukseen. Työsopimusta tai virkamääräystä työnantajan ja työntekijän välillä ei voida tehdä, mikäli työnantaja ei saa tarvitsemiaan henkilötietoja. (TSA 6.1 art. b-kohta)

Kun henkilötietojen kerääminen perustuu suostumukseen (esim. valokuvan käsittely, ammattiliittoon kuuluminen), rekisteröidyllä on milloin tahansa mahdollisuus peruuttaa suostumuksensa koskien henkilörekisterissä olevia tietojaan ja niiden käsittelemistä. Suostumus peruutetaan ottamalla yhteyttä hr@jarvenpaa.fi

2. Mitä henkilötietojasi käsitellään?

Järvenpään kaupunki käsittelee työnantajana laajasti henkilöstön henkilötietoja:

Perustiedot

• etunimi, sukunimi
• mahdollinen entinen nimi
• puhelinnumero, kotiosoite, sähköpostiosoite
  Tunniste- ja yksilöimistiedot
• Henkilötunnus
• Henkilönumero
• Työsähköposti
• Veronumero
  Palvelussuhdetiedot, kuten:
• Palvelussuhteen (työsuhde tai virkasuhde) elinkaaren tiedot (alkaminen, keskeytykset, päättyminen)
• Työajan seuranta
• Työaikakirjanpito
  Palkkaukseen ja palkkioiden maksuun liittyvät tiedot, kuten:
• tilinumero,
• palkkaus- ja palkkioperusteet
• pankkiyhteystiedot
• ennakonpidätystiedot
• ammattiliiton jäsenyys niiltä, jotka ovat antaneet luvan jäsenmaksun perimiseen palkasta
  Osaamiseen liittyvät tiedot, kuten:
• Ammattilupatiedot
• Koulutuksiin osallistumisen tiedot
• Suorituksiin ja arviointiin liittyvät tiedot
  Paikka- ja sijaintitiedot
• Työaikaleimaukset leimauspäätteellä
• Työnantajan ajoneuvon seurantatiedot
  Biometriset tiedot / sormenjäljet:
• sormenjälkitunnistusta työntekijä voi käyttää halutessaan työnantajan tarjoamissa työvälineissä (puhelimet, tabletit). Tiedoista ei muodosteta tietokantaa eikä niitä käsitellä teknisin menetelmin.
  Biometriset tiedot / kuva- ja videotallenteet:
• Henkilökorttiin tallennettua kuvaa ei tallenneta tietokantaan
• Muuhun käyttöön valokuvista kysytään aina suostumus
• Kaupungin kiinteistöissä on turvallisuussyistä kameravalvontaa, joiden kautta tallentuu myös työntekijöistä tietoa, ks. kameravalvonnan tietosuojaseloste
  Terveydentilatiedot ja muut työhyvinvoinnin edistämiseen liittyvät tiedot:
• Terveydentilatietoja työnantaja käsittelee työntekijän ilmoituksen tai työntekijän toimittaman terveydenhoitoalan ammattilaisen todistuksen perusteella (sairausloman peruste/diagnoosi). Tietoja voidaan käsitellä silloin, kun tietoja tarvitaan sairausajan palkan tai siihen rinnastettavien terveydentilaan liittyvien etuuksien suorittamiseksi tai sen selvittämiseksi, onko työstä poissaoloon perusteltu syy.
• Tietoja voidaan käsitellä, jos tästä sanotaan muussa lainsäädännössä, kuten työturvallisuuslaki (Tietosuojalaki 6 §)

3. Mistä Järvenpään kaupunki saa käsittelemänsä henkilöstön henkilötiedot?

Järvenpään kaupungin käsittelemät henkilötiedot saadaan ensisijaisesti työntekijältä itseltään. Tietoja saadaan pyytää myös työntekijän esihenkilöltä.

Jos työnantaja kerää henkilötietoja muualta kuin työntekijältä itseltään, on työntekijältä pyydettävä suostumus. Suostumus ei kuitenkaan ole tarpeen silloin, kun viranomainen luovuttaa tietoja työnantajalle, jotta työnantaja voi suorittaa laissa säädetyn tehtävän tai kun työnantaja hankkii henkilöluottotietoja tai erikoisrekisteritietoja työntekijän luotettavuuden selvittämiseksi. Työnantajan on ilmoitettava työntekijälle etukäteen tätä koskevien tietojen hankkimisesta muilta viranomaisilta tai toisista rekistereistä.

Työnantajalla on oikeus saada työterveyshuollosta arviointi siitä, onko työntekijä/viranhaltija soveltuva työhönsä taikka onko soveltuvuudelle rajoituksia. Lisäksi työnantajalla on oikeus saada Kevalta taloushallintoa ja eläkemaksun tarkistamista varten välttämättömät tiedot. Näiden lisäksi tietoja saadaan lakiperusteisesti:

• vakuutusyhtiön päätökset vahingoittuneille työntekijöille maksetuista tapaturmakorvauksista.
• Kelalta päätökset työnantajalle maksetuista sairauspäivärahoista.
• Ulosottovirastolta (palkasta ulosmitattava osuus)
• Valviran rekistereistä (JulkiTerhikki tai JulkiSuosikki) olevat ammattihenkilöt
• TE-palveluilta voidaan saada palkkatukityöllistämiseen liittyen henkilötietoja.

4. Kuka voi käsitellä henkilötietojasi?

Henkilöstörekisterin tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, jollei niitä ole yksityisyyden suojan, arkaluoteisuutensa tai muun perustellun syyn vuoksi lailla erikseen säädetty salassa pidettäviksi. (TSA art. 86, Tietosuojalaki 28 §, Julkisuuslaki) Tämä tarkoittaa sitä, että henkilörekisterin tietoja saa lähtökohtaisesti vain pyynnöstä. Verkkosivuilla henkilötietoja julkaistaan harkitusti silloin, kun kuntalaisen tiedonsaannin kannalta se on välttämätöntä.

Osa henkilöstörekisterin tiedoista on salassa pidettäviä eikä niitä luovuteta edes pyynnöstä. Asianosaisjulkisia tietoja luovutetaan henkilöstörekisteristä vain lain tarkoittamissa tilanteissa (julkisuuslaki 11 §). Salassa pidettäviä henkilötietoja saavat käsitellä vain ne, joiden tehtäviin ne kuuluvat. Työntekijän terveydentilaa koskevia tietoja saavat käsitellä vain ne henkilöt, jotka valmistelevat tai tekevät niiden pohjalta päätöksiä tai panevat niitä täytäntöön. Henkilöstöä sitoo vaitiolovelvollisuus.

5. Kuuluuko käsittelyyn automaattista päätöksentekoa tai profilointia?

Automaattista päätöksentekoa käytetään työaikaseurassa perustuen KVTES työaikaluvun säännöksiin. Työaikaseurannan järjestelmissä asetetaan työntekijäkohtaisia työaikaa koskevia rajoja, joiden mukaan järjestelmä toteuttaa automaattisesti siihen ohjattuja toimia. Esihenkilö kertoo työntekijälle hänen työaikaansa liittyvistä automaattisista ratkaisuista.

6. Luovuttaako kaupunki henkilötietojasi eteenpäin?

Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.

Henkilötietoja luovutetaan lainsäädännön nojalla säännönmukaisesti muun muassa Verohallinnolle, Kevalle, Kelalle, Työvoimahallinnolle, Työllisyysrahastolle, KT Kuntatyönantajalle, pankeille ja valtion tilastokeskukselle (mm. laki verotusmenettelystä 16 § ja 18 §, julkisten alojen eläkelaki 151 § ja 153 §, tilastolaki 15 §). Näitä lainsäädännön nojalla luovutettavia tietoja ovat muun muassa henkilön yksilöintitiedot, palkkatiedot sekä tiedot työajasta, ammatista sekä toimipaikasta. Palkkatukihakemukseen TE-toimistolle liitetään tieto sairauspoissaoloista, jos poissaolo kestää yli 10 päivää.

Varhaiskasvatuslain (540/2018) 70§:n 2 momentin mukaan henkilöstöstä on tallennettava varhaiskasvatuksen tietovarantoon (Varda). Työnantaja voi varata työntekijöitään kriittisiin töihin myös poikkeusoloissa. Tällöin työntekijän tehtävänä on toimia työnantajan palveluksessa yhteiskunnan elintärkeiden toimintojen turvaamiseksi (Asevelvollisuuslaki § 89). Kaupunki ylläpitää ns. VAP-listoja, jotka toimitetaan Puolustusvoimille säännöllisesti päivitettyinä. Työnantaja on tiedottanut niitä työntekijöitä, jotka on vapautettu aseellisesta palvelusta sodan aikana (VAP).

Siviilipalvelusta Järvenpään kaupungilla suorittavien kohdalla tietoja luovutetaan Sivariwebiin, valtakunnalliseen siviilipalvelusrekisteriin (siviilipalveluslaki luku 12).

Työntekijöiden perustietoja luovutetaan myös Kuntaliitolle, Etelä-Suomen Aluehallintovirastolle sekä Suomen Valkoisen Ruusun ja Suomen Leijonan ritarikunnille haettaessa ansiomerkkejä ja kunniamerkkejä.

Jos työntekijä saa käyttöönsä Järvenpään kaupungin luottokortin, luottoyhtiöille luovutetaan kortinhaltijan nimi, henkilötunnus, asema yrityksessä, osoite, puhelinnumero ja henkilötodistuksen kopio.

Virka- ja virantoimitusmatkoja matkatoimistolle tai matkan järjestäjälle mahdollisesti matkan varauksen yhteydessä luovutetaan tarvittavat henkilötiedot. Palkantakaisinperintätilanteessa perintätoimistolle.

Henkilön suostumuksella tietoa voidaan antaa työterveyshuoltoon ja liiton jäsenmaksun perimiseksi palkasta. Henkilön suostumuksella työnantaja voi käyttää henkilön valokuvaa esimerkiksi intranetissä tai verkkosivuillaan. (TSA 6.1 art. a-kohta).

Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointia ja mielipide- tai markkinatutkimusta varten, ellei luovuttamisesta tähän tarkoitukseen ole erikseen säädetty.

7. Siirretäänkö tietojasi EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle?

Tietojasi ei säännönmukaisesti siirretä EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle. Kuitenkin jotkut kaupungin käyttämien järjestelmien ja sovellusten alihankkijat saattavat toimia alueen ulkopuolella. Mikäli tietoja siirretään alihankkijoiden toimesta, tietojenkäsittelyä suojataan sopimuksilla.

Kaupungin työntekijän mahdollisesti käyttämät sovellukset, jotka eivät ole kaupungille hankittuja voivat kerätä käyttäjän henkilötietoa, jotka määritellään palvelun käyttäjän toimesta hyväksytyissä sovelluksen käyttöehdoissa.

8. Kuinka kauan henkilötietojasi säilytetään?

Henkilötietoja säilytetään vain sen aikaa, kun se on käsittelyn kannalta tarpeellista, ellei laista muuta johdu. Henkilötietojen säilytysajat suunnitellaan lainsäädännön perusteella tietosuojaperiaatteita noudattaen. Tietojen säilytysajat kuvataan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmassa.

Palvelussuhteista säilyy pysyvästi tietoa nimikirjassa (ansioluettelot) tai sitä vastaavassa rekisterissä, virkakorteissa- ja luetteloissa sekä niissä toimielinten päätöksissä ja viranhaltijoiden päätöksissä, jotka koskevat mm. viran- ja tehtävän täyttöä. Useimpien palvelussuhteen aikana syntyneiden henkilötietoa sisältävien asiakirjojen säilytysajat ovat 2-10 vuotta siitä, kun asiakirja on muodostunut tai palvelussuhde on päättynyt.

Henkilöstöhallinnon asiakirjojen tiedonohjaussuunnitelman, joka sisältää mm. asiakirjojen säilytysajat, voi pyytää kaupungin kirjaamosta.

9. Millä tavalla henkilötietojasi suojataan?

Henkilötietojasi saa käyttää vain siihen tarkoitukseen, mihin ne on kerätty. Rekisterin tietoja suojataan ulkopuolisilta erilaisin keinoin. Suojaus tarkoittaa, että:

• tilat ja tietojärjestelmät ovat turvallisia
• henkilötietojen käsittely suunnitellaan etukäteen
• tietoja käsittelevän henkilöstön osaaminen varmistetaan ja
• käydään läpi sopimukselliset keinot henkilötietojen käsittelijöiden kanssa.

Tietojasi käsitellään aina suojatuissa ympäristöissä. Kaikki Järvenpään kaupungin laitteistot ja ohjelmistot on suojattu kaupungin oman ja palvelutoimittajien tietoturvasäännösten mukaisesti. Työntekijöillä on vain työtehtävien mukainen käyttöoikeus sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat eri järjestelmiin. Järvenpään kaupunki valvoo käyttöoikeuksia ja salasanat vaihdetaan säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä henkilön käyttöoikeudet poistetaan.

Kaupungin paperiaineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti niille varattuihin kansioihin. Tietoja säilytetään vain laissa määrätyn ajan ja ne hävitetään, kun ne eivät ole enää tarpeellisia.

Rekisteröidyn oikeudet