Henkilötietojen käsittely, yleiskaavan ja asemakaavan laatiminen

Rekisterinpitäjä

Järvenpään kaupunki
Kaupunkikehityksen palvelualue, kaupunkikehityslautakunta
Järvenpää-info, Bulevardikortteli 3.krs, PL 41 (Sibeliuksenkatu 8), 04401 JÄRVENPÄÄ
s-posti: info@jarvenpaa.fi, puh: 040 315 2880

Rekisterin vastuuhenkilö

Sampo Perttula
kaavoitusjohtaja
Kaavoitus ja liikenne yksikkö, Bulevardikortteli, PL 41 (Sibeliuksenkatu 8), 04401 JÄRVENPÄÄ
puh. 040 315 2005

Rekisterin yhteyshenkilö

Yleiskaavan/Asemakaavan laatija (kaavakohteen kaavan laatijan nimi ja yhteystiedot näkyvät kaavan suunnitelma-asiakirjoissa, ja kaavoituksen verkkosivulla, kaavan vireilläolon aikana).
Kaavoitus ja liikenne yksikkö, Bulevardikortteli, PL 41 (Sibeliuksenkatu 8), 04401 JÄRVENPÄÄ
sähköposti: etunimi.sukunimi@jarvenpaa.fi

Tässä asiakirjassa kerrotaan, miten henkilötietoja käsitellään Järvenpään kaupungin kaavoitus- ja liikenne -yksikössä vireillä olevan yleiskaavan ja asemakaavan laatimiseen kuuluvassa vuorovaikutuksessa ja tiedottamisessa, kaavan laatimiseen kuuluvien selvitysten ja tutkimusten tekemisessä sekä asianhallinnassa. Vireillä olevan kaavan laatimisen yhteydessä tarvittavien henkilötietojen käsittelyperusteena on maankäyttö- ja rakennuslaki ja -asetus sekä tietosuoja-asetus.

1. Miksi henkilötietojasi käsitellään kaupunkikehityksen palvelun kaavoitusyksikön yleiskaavan ja asemakaavan laatimisen vaiheissa ja mikä on henkilötietojen käsittelyperuste?

Kaavoituksen yhtenä tavoitteena on avoin vuorovaikutteinen suunnittelu. Vireillä olevan kaavan laatimisen vaiheissa (vireille- luonnos- ehdotus-hyväksyminen-voimaantulo) käsitellään niiden osallisten yhteystietoja, joita tarvitaan maankäyttö- ja rakennuslakiin (6 §, 62 §) perustuvassa kaavoituksen vuorovaikutuksessa ja tiedottamisessa.
Lisäksi kaavan laatiminen edellyttää vireillä olevan kaavan vaikutusten arviointia, tarvittaessa selvitysten tai tutkimusten laatimista, joissa saatetaan käsitellä henkilötietoja. Kaavan laatimisessa tarvittavia henkilötietoja käsitellään myös asianhallinnassa.

Oikeusperusteen mukainen keskeinen käsittelyperuste, yleiskaavan laatiminen:
Maankäyttö- ja rakennuslaki (MRL):1 §, 5 §, 6 §, 9 §, 62 §, 63 §, 65 §, 67 §
Maankäyttö- ja rakennusasetus (MRA):1 §, 19 §, 20 §, 30 §, 94 §

Oikeusperusteen mukainen keskeinen käsittelyperuste, asemakaavan laatiminen:
Maankäyttö- ja rakennuslaki (MRL): 1 §, 5 §, 6 §, 9 §, 62 §, 63 §, 65 §, 67 §
Maankäyttö- ja rakennusasetus (MRA): 1 §, 27 § , 28 §, 30 §, 94 §

Oikeusperusteen mukainen keskeinen käsittelyperuste, asianhallinta:
MRL 59 § Asemakaavan laatimisesta perittävä korvaus.
Tietosuoja-asetus: 6 artikla, Käsittelyn lainmukaisuus, kohta 1 c) käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Tietosuoja-asetuksen mukainen käsittelyperuste:
Tietosuoja-asetus: 6 artikla, Käsittelyn lainmukaisuus, kohta 1 a) rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten.

2. Mitä henkilötietoja käsitellään kaavoitusyksikön yleiskaavan ja asemakaavan laatimisen vaiheissa?

Kaavan laatimisen vuorovaikutuksessa ja tiedottamisessa tarvittavia sekä asianhallinnassa käsiteltäviä henkilötietoja ovat:

• henkilön nimi, postiosoite sähköpostiosoite, puhelinnumero, kiinteistötunnus

3. Mistä Järvenpään kaupunki saa yleiskaavan ja asemakaavan laatimisen vaiheissa käsittelemänsä henkilötiedot?

Järvenpään kaupungin käsittelemät henkilötiedot saadaan:

• Järvenpään kaupungin käyttämistä virallisista rekistereistä (käyttöoikeusrekisterit)
• julkisista rekistereistä
• lausunnon, mielipiteen ja muistutuksen antajan itse luovuttamista yhteystiedoista
• kaavan laatimiseen liittyvässä muussa vuorovaikutuksessa luovutetuista yhteystiedoista
• tiedotusta ja vuorovaikutusta pyytäneen itse luovuttamista yhteystiedoista

4. Kuka voi käsitellä henkilötietojasi?

Tietojasi saavat käsitellä ja vastaanottaa vain sellaiset henkilöt, jotka osallistuvat työntekijöinä asiakkaan palvelun toteuttamiseen ja kaavan laatimiseen. Henkilötietojasi käsittelee kaavan laatimista, tiedotusta, vuorovaikutusta ja asianhallintaa varten oikeutetut, kukin tehtäviensä mukaisesti ja niitä käsittelevät työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia.

5. Kuuluuko käsittelyyn automaattista päätöksentekoa tai profilointia?

Yleiskaavan ja asemakaavan laatimisen vaiheisiin ei kuulu automaatista päätöksentekoa ja profilointia.

6. Luovuttaako kaupunki henkilötietojasi eteenpäin?

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti. Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi. Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointia ja mielipide- tai markkinatutkimusta varten, ellei luovuttamisesta tähän tarkoitukseen ole erikseen säädetty.

7. Siirretäänkö tietojasi EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle?

Tietojasi ei siirretä.

8. Kuinka kauan henkilötietojasi säilytetään?

Henkilötietoja säilytetään vain sen aikaa, kun se on käsittelyn kannalta tarpeellista, ellei laista muuta johdu. Henkilötietojen säilytysajat suunnitellaan lainsäädännön perusteella tietosuojaperiaatteita noudattaen. Tietojen säilytysajat kuvataan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmassa tai arkistonmuodostussuunnitelmassa.

9. Millä tavalla henkilötietojasi suojataan?

Henkilötietojasi saa käyttää vain siihen tarkoitukseen, mihin ne on kerätty. Rekisterin tietoja suojataan ulkopuolisilta erilaisin keinoin. Suojaus tarkoittaa, että:

• tilat ja tietojärjestelmät ovat turvallisia
• henkilötietojen käsittely suunnitellaan etukäteen
• tietoja käsittelevän henkilöstön osaaminen varmistetaan ja
• käydään läpi sopimukselliset keinot henkilötietojen käsittelijöiden kanssa

Tietojasi käsitellään aina suojatuissa ympäristöissä. Kaikki Järvenpään kaupungin laitteistot , ohjelmistot ja tietojärjestelmät on suojattu kaupungin oman ja palvelutoimittajien tietoturvasäännösten mukaisesti. Työntekijöillä on vain työtehtävien mukainen käyttöoikeus sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat eri järjestelmiin. Järvenpään kaupunki valvoo käyttöoikeuksia ja salasanat vaihdetaan säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä henkilön käyttöoikeudet poistetaan.

Kaupungin paperiaineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti niille varattuihin kansioihin. Tietoja säilytetään vain laissa määrätyn ajan ja ne hävitetään, kun ne eivät ole enää tarpeellisia.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Palveluun rekisteröidyllä henkilöllä on tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksia. Voit mm. tarkastaa omat tietosi tai oikaista virheelliset tietosi. Joissakin tapauksissa voit vastustaa tai rajoittaa tietojesi käsittelyä. Jos lakisääteistä säilytysvelvoitteita ei ole, voit pyytää poistamaan tietosi. Ennen oikeuksien toteuttamista, rekisterinpitäjän on pystyttävä vahvistamaan pyynnön esittäjän henkilöllisyys. Jos rekisterinpitäjällä on perusteltu syy epäillä pyynnön esittäjän henkilöllisyyttä, se voi pyytää tätä toimittamaan lisätietoja henkilöllisyyden vahvistamiseksi.

Jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, tai jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko a) periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai b) kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea osoittamalla pyynnön perusteettomuus tai kohtuuttomuus.

Katso rekisteröidyn oikeudet ja ohjeet kaupungin verkkosivuilta

Rekisteröidyn oikeudet | Järvenpää (jarvenpaa.fi)

Kaupungin tietosuojavastaavan ajantasaiset yhteystiedot löytyvät kaupungin verkkosivuilta Tietosuojavastaavan yhteystiedot | Järvenpää (jarvenpaa.fi)