Henkilötietojen käsittely vesihuollon palveluissa

Informointiasiakirja/päivitetty 2.3.2023

Rekisterinpitäjä

Järvenpään Vesi / Järvenpään kaupungin vesiliikelaitos
PL 41 (Sibeliuksenkatu 8)
04401 Järvenpää

Rekisterin vastuuhenkilö

Ari Kaunisto
Toimitusjohtaja
Järvenpään Vesi
puh. 040 315 3875

Rekisterin yhteyshenkilö

Ari Kaunisto
Toimitusjohtaja
Yksikkö/toimipiste Järvenpään Vesi
puh. 040 315 3875
ari.kaunisto@jarvenpaa.fi

Tässä asiakirjassa kerrotaan, miten henkilötietoja käsitellään Järvenpään Veden vesihuoltoon liittyvissä palveluissa ja asiakastietojärjestelmissä.

1. Miksi henkilötietojasi käsitellään vesihuollon palveluissa ja mikä on tietojen käsittelyperuste?

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on tapauksesta riippuen alla mainittuihin käyttötarkoituksiimme perustuva sopimussuhde Järvenpään Veden kanssa ja sopimuksen täytäntöönpano sekä lakimääräinen velvoite hoitaa kaupungin/kunnan vesi- ja viemärilaitostoiminta lakien (vesihuoltolaki) ja viranomaismääräysten mukaisesti.
Lisäksi asiakastietoja käytetään tiedotukseen muutos- ja häiriötilanteissa. Emme käsittele henkilötietoja muihin kuin tässä asiakirjassa todettuihin tarkoituksiin.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisena käsittelyperusteena on sopimus vesihuollon palveluista. (Artikla 6 k 1.b). Häiriötiedottaminen perustuu henkilön suostumukseen (Artikla 6 k 1 a). Suostumuksen voi peruuttaa poistamalla puhelinnumeronsa häiriöviestijärjestelmän asiakasportaalin kautta. Häiriötilannetekstiviestit | Järvenpään Vesi (jarvenpaanvesi.fi)

Jos laitat vireille korvaushakemuksen vesihuollon palveluihin liittyen, henkilötietojesi käsittely perustuu Järvenpään kaupungin yleiseen etuun ja julkiseen valtaan (artikla 6 k 1.e). Asiasta tehdään viranhaltija ja/tai toimielimen päätös.

2. Mitä henkilötietojasi käsitellään vesihuollon palveluissa?

Vesihuollon palveluissa käsiteltäviä asiakkaitamme koskevia henkilötietoja ovat:

• yhteydenpitoa varten nimi, osoitetiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite
• häiriötilannetiedottamista varten käyttöpaikan osoitetiedot ja puhelinnumero
• henkilön yksilöintiä varten henkilötunnus ja kulutuspiste
• kulutuspisteentiedot;
• edunvalvojan tiedot, jotka rekisteröity antaa tiedoksi
• yritysasiakkaiden yhteyshenkilöiden osalta edustamasi yritys, asema yrityksessä, sähköpostiosoite ja puhelinnumero;
• laskutustiedot
• lisäksi rekisterissä käsitellään tapauskohtaisesti seuraavia asiakkaaseen liitettäviä tietoja: vanhat liittymismaksunperusteet, vesimittari- ja tonttijohtotiedot, liittymismaksu, vedenkulutustiedot, kiinteistötiedot sekä muita vastaavia asiakkuuden hoitamisen ja ylläpitämisen kannalta tarvittavia tietoja.

Vesihuollon häiriötilanneviestintään käytetään KeyPro Oy:n häiriöviestijärjestelmää ja häiriöistä tiedotetaan sekä asiakasjärjestelmän käyttöpaikan tietojen että häiriöviestijärjestelmän osoite- ja puhelinnumerotietojen perusteella. Palvelu tavoittaa automaattisesti yli 18-vuotiaat Järvenpään kaupungin asukkaat, joiden puhelinnumero ja osoite ovat julkisia. Myös muut voivat lisätä numeronsa palveluun

Palvelussa käsiteltäviä henkilötietoja ovat:

• puhelinnumero
• nimi
• antamasi osoite ja sähköpostiosoite

Jos osoitettasi ei löydy numerotiedustelusta tai olet kieltänyt osoitteen antamisen markkinointitarkoituksiin, emme saa osoitettasi operaattorilta.

3. Mistä Järvenpään Vesi saa palvelussa käsittelemänsä henkilötiedot?

Henkilötiedot saadaan ensisijaisesti rekisteröidyiltä itseltään tai yleisesti julkisista järjestelmistä.

4. Kuka voi käsitellä henkilötietojasi?

Vesihuollon palveluissa käsiteltävät tiedot ovat salassa pidettäviä ja niitä käsittelevät työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Tietojasi saavat käsitellä ja vastaanottaa vain sellaiset henkilöt, jotka osallistuvat työntekijöinä asiakkaan palvelun toteuttamiseen.

Voimme siirtää henkilötietojasi yhteistyökumppaneillemme ja alihankkijoillemme.

Yhteistyökumppanimme ja alihankkijamme voivat käsitellä henkilötietojasi vain lukuumme suoritettavia asiakassuhteen hoitamiseen tai ylläpitoon tai häiriöviestitiedottamiseen liittyviä tehtäviä varten. Varmistamme sopimuksilla, että yhteistyökumppanimme eivät käsittele siirrettäviä henkilötietoja mitään muita tarkoituksia varten.

5. Kuuluuko käsittelyyn automaattista päätöksentekoa tai profilointia?

Ei kuulu.

6. Luovuttaako Järvenpään Vesi henkilötietojasi eteenpäin?

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.

Henkilötietoja ei luovuteta suoramainontaa, suoramarkkinointia, etämyyntiä, markkina- tai mielipidetutkimusta, henkilömatrikkeleita tai sukututkimusta varten.

7. Siirretäänkö tietojasi EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle?

Ei siirretä.

8. Kuinka kauan henkilötietojasi säilytetään?

Henkilötietoja säilytetään vain sen aikaa, kun se on käsittelyn ja hallinnon kannalta tarpeellista, ellei laista muuta johdu.

Kiinteistön vesihuoltopalveluiden käyttöön liittyviä tietoja säilytetään, kunnes vesihuoltopalveluiden tarve alueella lakkaa kokonaan. Huomioithan, että henkilötietojasi voidaan joutua säilyttämään myös tätä kauemmin, mikäli sovellettava lainsäädäntö tai meitä sitovat sopimusvelvoitteet edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

9. Millä tavalla henkilötietojasi suojataan? 

Paperiaineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti niille varattuihin kansioihin.

Järvenpään kaupungin käyttämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu kaupungin oman ja palvelutoimittajien tietoturvasäännösten mukaisesti. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukainen käyttöoikeus sekä järjestelmäkohtaisesti henkilökohtaiset. käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmien salasanat tulee vaihtaa säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan.

Rekisteröidyn oikeudet