Henkilötietojen käsittely työnantajille ja palveluntuottajille maksettavien tukien ja korvausten yhteydessä

Informointiasiakirja päivitetty 5.7.2024

Henkilötietojen käsittely työnantajille ja palveluntuottajille maksettavien tukien ja korvausten yhteydessä (pdf)

Rekisterinpitäjä palvelussa

Osaamis- ja työllisyyspalvelut
Sibeliuksenkatu 8, 04400 Järvenpää

Rekisterin vastuuhenkilö

Kristiina Soots
Palvelualuejohtaja
Hyvinvoinnin palvelualue
puh. 040 7015 207

Rekisterin yhteyshenkilö

Sirkka Riikonen
Osaamis- ja työllisyyspalvelut
Osaamis- ja työllisyyspalvelujen päällikkö
puh. 040 315 3538
sähköposti: etunimi.sukunimi@jarvenpaa.fi

Tässä asiakirjassa kerrotaan, miten asiakkaan henkilötietoja käsitellään Järvenpään kaupungin työllistämiseen liittyvissä palveluissa tuen ja korvausten maksamisen yhteydessä, joissa työnantajana on joku muu kuin kaupunki. Kaupunki käyttää tarvittaessa myös palveluntuottajia työllistämiseen. Tällaisia palveluita ovat:

• yrityksille ja kotitalouksille tarkoitettu nuorten kesätyöllistämistuki
• 3. sektorin työnantajille tarkoitettu nuorten kesätyöllistämistuki
• palveluntuottajien rekrytointipalvelut (ostopalvelut)

Työllistämiseen liittyviä palveluja järjestetään pääasiassa Järvenpään kaupungin ja Keski-Uudenmaan alueella. Kesätöihin ja muihin työsuhteisiin palkattavat henkilöt haastatellaan ja palkataan työnantajan toimesta. Työnantaja huolehtii lakisääteisistä työnantajavastuista kuten palkanmaksusta. Työnantajat, jotka hakevat rekrytoivan palveluntuottajan kautta työntekijää, ovat vastuussa työn perehdyttämisestä ja työskentelyolosuhteista.

Miksi henkilötietojani käsitellään työllistämiseen liittyvän tuen tai korvauksen maksamisen tai kesätyöllistämiseni yhteydessä ja mikä on henkilötietojeni käsittelyperuste?

Palkattava henkilö (kesätyöllistetty nuori)

Tietojasi käsitellään, jotta kaupunki voi varmistua, että avustuksia myönnetään lautakunnan päättämien perusteiden mukaisesti.

Kaupunki varmistaa mm. seuraavia kriteerejä maksettavasta tuesta riippuen:

• kuulut tuen kriteereissä määriteltyyn kuntalaisten ryhmään (ikä, kuntalaisuus)
• sinulle on tehty kirjallinen työsopimus
• sinulle on maksettu asianmukaista palkkaa
• montako tuntia olet tehnyt työtä työsuhteen aikana (vaikuttaa maksettavan kesätyöllistämistuen määrään) sekä paljonko Te-toimisto on myöntänyt työnantajallesi palkkatukea työllistämisesi
• kustannusten tueksi (työllistämisen lisätuki Järppi)

Kun työnantaja tarjoaa sinulle työtä, voi työnantajasi tarkoituksena olla myös hakea tukea kaupungilta työsuhteen palkkauskustannuksiin. Tukien myöntäminen on kaupungin vapaaehtoista toimintaa, ja tukien perusteista ja käytettävissä olevista määrärahoista päätetään kaupungin toimielimissä.

Työnantaja

Työnantajan tiedot tallennetaan henkilörekisteriin, joka on kuvattu Järvenpään osaamis- ja työllisyyspalveluiden tietosuojaselosteessa.

Käytämme työnantajan yhteystietoja työllistämistuista tiedottamiseen ja muuhun aiheeseen liittyvän toiminnan toteuttamiseen, kehittämiseen ja seurantaan. Yhteystietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisena käsittelyperusteena on tietosuoja-asetuksen artiklan 6 kohta 1. e, henkilötietojasi käsittely on yleisen edun tai julkisen vallan vuoksi tarpeellista, kaupungin julkisten varojen kohdentamiseksi. Kaupungin maksamista tuista päätetään kunnan toimielimisissä.

Mitä henkilötietojani käsitellään?

Palkattava henkilö (kesätyöllistetty nuori)

Työntekijän tiedot tuesta riippuen: syntymävuotesi, postinumerosi ja postitoimipaikkasi kuntalaisuuden varmistamiseksi, anonymisoitu työsopimuksesi työsuhteen varmistamiseksi sekä palkkatietosi (bruttopalkka sivukuluineen) työsuhteesi ajalta.

Lisäksi Järppi-tuen maksamista varten käsittelemme tietoja Te-toimiston myöntämästä palkkatuesta.

Kaikkia tukiin liittyviä asiakirjoja käsittelemme anonymisoituina. Anonymisoidusta asiakirjasta kaikki tunnisteellinen henkilötieto (mm. allekirjoitus) on piilotettu.

Työnantaja

Yrityksesi / yhdistyksesi / yhteisösi nimi / kotitaloutesi tapauksessa käsittelemme seuraavia tietoja: etu- ja sukunimesi, yrityksesi y-tunnus tai kotitaloutesi henkilötunnus (tunnus tarvitaan tuen maksatusta varten), toimialasi, osoitteesi, yhteyshenkilö, sähköpostiosoitteesi, puhelinnumerosi sekä yrityksesi tilinumero, jolle mahdollinen tuki maksetaan.

Mistä Järvenpään kaupunki saa käsittelemänsä henkilötiedot?

Palkattava henkilö (kesätyöllistetty nuori)

Järvenpään kaupunki saa sinua koskevat tiedot työnantajaltasi tai sinulta itseltäsi (kesätyöhakemus).

Työnantaja

Järvenpään kaupunki saa sinua koskevat tiedot hakemuksestasi.

Kuka voi käsitellä henkilötietojasi?

Tietojasi niin työnantajana kuin työntekijänä käsittelevät vain em. tuki- ja korvaus- sekä työhakemusten käsittelyyn nimetyt henkilöt, joilla on oikeudet käsitellä asioitasi. Mikäli palvelun toteuttamiseen käytetään palveluntuottajaa, henkilötietojen käsittelystä sovitaan sopimuksella. Käsiteltävät tiedot ovat salassa pidettäviä ja niitä käsittelevät työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia.

Kuuluuko käsittelyyn automaattista päätöksentekoa tai profilointia?

Käsittelyyn ei kuulu automaattista päätöksentekoa ja profilointia.

Luovuttaako kaupunki henkilötietojasi eteenpäin?

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti. Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi. Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointia ja mielipide- tai markkinatutkimusta varten, ellei luovuttamisesta tähän tarkoitukseen ole erikseen säädetty.

Siirretäänkö tietojasi EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle?

Tietojasi ei siirretä.

Kuinka kauan henkilötietojasi säilytetään?

Henkilötietojasi säilytetään vain sen aikaa, kun se on käsittelyn kannalta tarpeellista, ellei laista muuta johdu. Henkilötietojen säilytysajat suunnitellaan lainsäädännön perusteella tietosuojaperiaatteita noudattaen. Tietojen säilytysajat kuvataan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmassa tai arkistonmuodostussuunnitelmassa. Säilytysaikaan tässä rekisterissä vaikuttavat tukien maksamiseen liittyvä suunnittelu- ja seurantatehtävät.

Millä tavalla henkilötietojasi suojataan?

Henkilötietojasi saa käyttää vain siihen tarkoitukseen, mihin ne on kerätty. Rekisterin tietoja suojataan ulkopuolisilta erilaisin keinoin. Suojaus tarkoittaa, että:

• tilat ja tietojärjestelmät ovat turvallisia
• henkilötietojen käsittely suunnitellaan etukäteen
• tietoja käsittelevän henkilöstön osaaminen varmistetaan ja
• käydään läpi sopimukselliset keinot henkilötietojen käsittelijöiden kanssa.

Tietojasi käsitellään aina suojatuissa ympäristöissä. Kaikki Järvenpään kaupungin laitteistot ja ohjelmistot on suojattu kaupungin oman ja palvelutoimittajien tietoturvasäännösten mukaisesti. Työntekijöillä on vain työtehtävien mukainen käyttöoikeus sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat eri järjestelmiin. Järvenpään kaupunki valvoo käyttöoikeuksia ja salasanat vaihdetaan säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä henkilön käyttöoikeudet poistetaan.

Kaupungin paperiaineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti niille varattuihin kansioihin. Tietoja säilytetään vain laissa määrätyn ajan ja ne hävitetään, kun ne eivät ole enää tarpeellisia.

Jos työnantajana toimii joku muu kuin kaupunki, niin työnantajan kuuluu vastata rekisterinpitäjänä henkilötietojesi säilyttämisestä ja hävittämisestä. Kun kaupunki käyttää palveluntuottajaa työllistämisen edistämisessä tietojen asianmukainen säilyttäminen ja hävittäminen on ko. palveluntuottajan vastuulla. Kaupunki on määritellyt vaatimuksen palveluntuottajalle vastata asianmukaisesti tietosuojalakia noudattaen tietojen säilyttämisestä ja tuhoamisesta jo Tarjouspyynnössä, kun ko. palvelua on lähdetty hankkimaan.

Rekisteröidyn oikeudet