Henkilötietojen käsittely perusopetuksessa Järvenpäässä

Informointiasiakirja 30.10.2024
Henkilötietojen käsittely perusopetuksessa Järvenpäässä (pdf)

Hei perusopetuksen oppilas tai perusopetukseen osallistuvan oppilaan huoltaja! Tämän asiakirjan tarkoitus on kertoa, miten oppilaiden ja huoltajien henkilötietoja käsitellään Järvenpään perusopetuksen yhteydessä sekä siitä, mitä henkilötietojen käsittelyyn liittyviä oikeuksia on ja miten niitä voi halutessaan käyttää.

Mikäli sinulla on henkilötietojen käsittelyyn liittyviä yleisiä kysymyksiä, voit ottaa yhteyden rekisterin yhteyshenkilöön.

Mikäli haluat tehdä omia tai huollettavasi tietoja koskevan tietopyynnön tai muuten käyttää oikeuksiasi rekisteröitynä, voit toimittaa tietopyynnön kaupungin kirjaamoon (yhteystiedot alla).  Löydät lisätietoja oikeuksistasi ja niiden käyttämisestä tämän selosteen lopusta kohdasta ”Mitä oikeuksia minulla on rekisteröitynä? Kuinka voin käyttää niitä?”.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Rekisterinpitäjä                                                    
Järvenpään kaupunki / Opetus- ja kasvatuslautakunta
Hallintokatu 4
04410 Järvenpää

Vastuuyksikkö ja yhteyshenkilö (yleisiä kysymyksiä varten):

Arja Korhonen
Opetusjohtaja
Puh. +358 40 315 2206
arja.korhonen@jarvenpaa.fi

Tietopyynnöt ja muut rekisteröidyn oikeudet:

Järvenpään kaupunki
Kirjaamo
PL 41
04401 Järvenpää 
https://turvaposti.jarvenpaa.fi/

2. Miksi henkilötietoja käsitellään perusopetuksen yhteydessä?

Käsittelemme oppilaidemme ja heidän huoltajiensa henkilötietoja, sillä ilman henkilötietojen käsittelyä toimintaamme ei olisi mahdollista järjestää. Alta löydät tarkemman kuvauksen siitä, mitä tarkoituksia varten keräämme, tallennamme, tai muuten käsittelemme henkilötietojasi. Tietojasi ei käsitellä muunlaisiin kuin alla kuvattuihin tarkoituksiin.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset:

1) Perusopetuksen järjestäminen ja oppilassuhteeseen liittyvien tehtävien hoito

Henkilötietoja käsitellään, jotta Järvenpään kaupunki voi täyttää lakisääteisen velvollisuutensa perusopetuksen järjestämisestä. Tarkemmin käsittelytarkoituksia ovat esimerkiksi:

• Perusopetuksen suunnittelu ja toteuttaminen
• Oppilaaksi ottaminen, koulunkäynnin seuraaminen ja koulumenestyksen arviointi
• Koulutyöstä vapauttaminen
• Oppimista tukevien (pedagogisten) asiakirjojen laatiminen
• Opetuksessa käytettävien tietojärjestelmien, ohjelmistojen tai sovellusten käyttäminen ja käyttäjätunnusten hallinta
• Oppimisrauhan ja turvallisuuden varmistaminen
• Koulukuljetusten järjestäminen
• Oppivelvollisuuden seuranta
• Viestintä kodin ja koulun välillä

2) Lakisääteisten tietojen luovuttaminen valtion tiedonkeruuseen

Viranomainen tarvitsee tietoja valtionhallinnon ja kaupungin viranomaisten edellyttämien tilastotietojen tuottamiseen. Opetushallituksen kansallinen opiskeluoikeuksien ja suoritusten keskitetty integraatiopalvelu KOSKI sisältää opetuksen ja koulutuksen valtakunnalliseen tietovarantoon tallennetut tiedot oppijoiden yksittäisistä opiskeluoikeuksista, opintosuorituksista sekä suoritetuista tutkinnoista.

3) Iltapäivätoiminnan järjestäminen

Henkilötietoja käsitellään perusopetuslain mukaisen iltapäivätoiminnan järjestämiseen. Tässä yhteydessä henkilötietoja käsitellään toiminnan mahdollistamisen lisäksi mm. iltapäivätoimintapaikan myöntämiseen ja laskuttamiseen liittyen.

4) Tilastojen laatiminen Järvenpään kaupungin käyttöön

Perusopetuksesta kerätään erilaisia tilastotietoja oppilaiden suorituksista, osallistumisesta, arvosanoista, poissaoloista ja muista opetukseen liittyvistä seikoista. Näitä tietoja voidaan käyttää esimerkiksi opetuksen kehittämiseen, suunnitteluun ja koulutuksen laadun arviointiin.

3. Mitä henkilötietoja käsitellään perusopetuksen yhteydessä?

1) Perusopetuksen järjestäminen ja oppilassuhteeseen liittyvien tehtävien hoito

Oppilaat:

• Nimi- ja yhteystiedot (nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, mahdollinen turvakielto)
• Yksilöintitiedot (henkilötunnus, oppijanumero, käyttäjätunnukset)
• Koulunkäyntiin liittyvät tiedot ja koulunkäynnin yhteydessä syntyvät tiedot (esimerkiksi ilmoittautumiset, päätökset, todistukset, ainevalinnat, arvosanatiedot, läsnä- ja poissaolotiedot, opetuksen tukitoimiin liittyvät tiedot, muut opetukseen liittyvät tiedot, lisäopetukseen ja valmistavaan opetukseen liittyvät tiedot)
• Kuva

Huoltajat:

• Nimi- ja yhteystiedot (nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, mahdollinen turvakielto, asiointikieli/tulkkauskieli)
• Tieto huoltajuudesta (kenen luona lapsi asuu) ja mahdollisesta sijoituksesta
• Käyttäjätunnus ja käyttäjärooli
• Luvat ja suostumustiedot

2) Lakisääteisten tietojen luovuttaminen valtion tiedonkeruuseen

Oppilaat:

• Nimi- ja yhteystiedot (nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, mahdollinen turvakielto)
• Yksilöintitiedot (henkilötunnus, oppijanumero, käyttäjätunnukset)
• Koulunkäyntiin liittyvät tiedot ja koulunkäynnin yhteydessä syntyvät tiedot (ilmoittautumiset, päätökset, todistukset, ainevalinnat, arvosanatiedot, läsnä- ja poissaolotiedot, opetuksen tukitoimiin liittyvät tiedot, muut opetukseen liittyvät

Huoltajat:

• Nimi- ja yhteystiedot (nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, mahdollinen turvakielto, asiointikieli/tulkkauskieli)
• Tieto huoltajuudesta (kenen luona lapsi asuu) ja mahdollisesta sijoituksesta

3) Iltapäivätoiminnan järjestäminen

Oppilaat:

• Nimi- ja yhteystiedot (nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, mahdollinen turvakielto)
• toimintaan ottaminen ja iltapäivätoiminnan järjestämispaikka

Huoltajat:

• Nimi- ja yhteystiedot (nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, mahdollinen turvakielto, asiointikieli/tulkkauskieli)
• Laskutukseen liittyvät tiedot
• Henkilötunnus

4) Tilastojen laatiminen Järvenpään kaupungin käyttöön

Oppilaat:

• Koulunkäyntiin liittyvät tiedot ja koulunkäynnin yhteydessä syntyvät tiedot (esimerkiksi ilmoittautumiset, päätökset, todistukset, ainevalinnat, arvosanatiedot, läsnä- ja poissaolotiedot, opetuksen tukitoimiin liittyvät tiedot, muut opetukseen liittyvät tiedot, lisäopetukseen ja valmistavaan opetukseen liittyvät tiedot)

4. Mikä on henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste?

Tietosuojalainsäädäntö edellyttää, että kaikki henkilötietojen käsittely pohjautuu yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisiin oikeusperusteisiin. Mahdollisia oikeusperusteita on kuusi kappaletta: suostumus, sopimus, lakisääteinen velvoite, elintärkeä etu, yleinen etu/julkisen vallan käyttäminen, sekä oikeutettu etu.

Lakisääteinen velvoite

Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi eli perusopetuksen järjestämiseksi perusopetuslain mukaisesti sekä oppivelvollisuuslain mukaisten tehtävien hoitamiseksi.

Suostumus

Pyydämme perusopetustoiminnassa erikseen suostumuksen esimerkiksi oppilaiden kuvien ja oppilastöiden julkaisuun.

Suostumuksen antaminen on aina vapaaehtoista ja suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen tapahtuu ottamalla yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön, jonka yhteystiedot löydät tämän tietosuojaselosteen alusta.

5. Mistä Järvenpään kaupunki saa palvelussa käsittelemänsä henkilötiedot?

Järvenpään kaupunki saa perusopetuksen järjestämistä varten tarvittavia tietoja lapsen huoltajilta ja viranomaisilta, kuten Digi- ja väestötietovirastosta. Opetuksessa käytettäviä tietoja kertyy toiminnan aikana.

Järvenpään kaupunki voi saada opetuksen kannalta välttämättömiä tietoja muilta viranomaisilta, kuten aiemmalta varhaiskasvatuksen tai perusopetuksen järjestäjältä.

6. Kuuluuko käsittelyyn automaattista päätöksentekoa tai profilointia?

Emme käytä henkilötietoja profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

7. Luovuttaako kaupunki henkilötietojani eteenpäin?

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta eteenpäin ulkopuolisten käyttöön.

Järvenpään kaupunki voi luovuttaa tietojasi tai lapsesi tietoja vain suostumuksellasi, tai jos tietojen luovutuksesta on säädetty laissa. Esimerkiksi lapsen siirtyessä perusopetukseen tai lapsen koulun vaihtuessa kunnalla on velvollisuus luovuttaa toiminnan järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot uudelle perusopetuksen järjestäjälle laissa säädetyllä tavalla. Kunnalla on velvollisuus luovuttaa tietoja valtakunnallisiin opinto- ja tutkintorekistereihin sekä tietyin edellytyksin etsivälle nuorisotyölle.

Henkilötietoja luovuteta suoramarkkinointia, taikka mielipide- tai markkinatutkimuksia varten.

8. Siirretäänkö tietojani EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle?

Käsittelemme henkilötietojasi EU/ETA-alueella, emmekä muutenkaan siirrä tai lähetä niitä näiden maiden ulkopuolelle.

9. Kuinka kauan henkilötietojani säilytetään?

Henkilötietoja säilytetään vain sen aikaa, kun se on käsittelyn kannalta tarpeellista tai laki velvoittaa säilyttämiseen. Tiedot säilytetään ja hävitetään Järvenpään kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Tiedonohjaussuunnitelmassa määritellyt asiakirjojen säilytysajat perustuvat lainsäädäntöön, Kansallisarkiston (ent. Arkistointilaitos) määräyksiin pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista sekä Kuntaliiton suosituksiin määräajan säilytettävistä asiakirjoista. Säilytysajan päätyttyä tiedot hävitetään. Perusopetuksen asiakirjojen säilytysajat vaihtelevat, osa tiedoista säilytetään pysyvästi.

10. Millä tavalla henkilötietojasi suojataan? 

Käytämme henkilötietojasi vain alkuperäisen keräämistarkoituksen mukaisesti ja suojaamme henkilötietojasi ulkopuolisilta erilaisin keinoin. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että:

• tilat ja tietojärjestelmät ovat turvallisia
• henkilötietojen käsittely suunnitellaan etukäteen
• tietoja käsittelevän henkilöstön osaaminen varmistetaan ja 
• käydään läpi sopimukselliset keinot henkilötietojen käsittelijöiden kanssa.

Tietojasi käsitellään aina suojatuissa ympäristöissä. Kaikki Järvenpään kaupungin laitteistot ja ohjelmistot on suojattu kaupungin oman ja palvelutoimittajien tietoturvaohjeistusten mukaisesti.

Tietojasi vastaanottavat ja käsittelevät vain sellaiset henkilöt, jotka osallistuvat toimintamme toteuttamiseen. Työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietojasi, ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisuuden sitomia. Työntekijöillä on järjestelmiin henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat, sekä työtehtävien mukaisesti rajatut käyttöoikeudet. Järvenpään kaupunki valvoo käyttöoikeuksia ja salasanat vaihdetaan säännöllisesti.  Työsuhteen päättyessä henkilön käyttöoikeudet poistetaan.

Kaupungin paperiaineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti niille varattuihin kansioihin. Tietoja säilytetään vain laissa määrätyn ajan ja ne hävitetään, kun ne eivät ole enää tarpeellisia.

11. Mitä oikeuksia minulla on rekisteröitynä? Kuinka voin käyttää niitä?

Rekisteröidyllä tai tämän edustajalla on useita henkilötietojen käsittelyyn liittyviä oikeuksia, kuten oikeus saada tietoa käsittelystä, sekä oikeus tarkastaa ja tarvittaessa oikaista tiedot. Huomioithan, että kaikkia oikeuksia ei kuitenkaan sovelleta lakisääteiseen velvoitteeseen perustuvaan henkilötietojen käsittelyyn.

Oikeuksien käyttäminen on yleensä aina ilmaista. Jos pyyntöjä tehdään jatkuvasti tai pyyntöä voidaan muuten pitää perusteettomina tai kohtuuttomina, saatamme kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta tai periä oikeuksien käyttämisestä kohtuullisen käsittelymaksun. Tällaisessa tilanteessa ilmoitamme maksullisuudesta kuitenkin aina etukäteen.

Alta löydät yhteystiedot oikeuksien käyttämiseksi, sekä tarkemman kuvauksen oikeuksista.

Yleiset kysymykset oikeuksiin liittyen:

Etunimi Sukunimi
puhelinnumero
Etunimi.sukunimi@jarvenpaa.fi

Mikäli haluat tarkastaa tiedot tai käyttää muita oikeuksia, toimita tietopyyntö meille postitse tai turvasähköpostilla:

Järvenpään kaupunki
Kirjaamo
PL 41
04401 Järvenpää 
https://turvaposti.jarvenpaa.fi/

Yksityisyyden ja tietojen turvallisuuden takaamiseksi varmistamme pyytäjän henkilöllisyyden aina ennen tietojen luovuttamista.

Tarkempi kuvaus oikeuksista:

Tarkastus- ja oikaisuoikeus 

Oikeus tarkastaa, mitä henkilötietojasi käsittelemme, tai vaihtoehtoisesti saada varmistus siitä, ettemme käsittele henkilötietoja. Mikäli käsittelemämme henkilötiedot ovat mielestäsi virheellisiä, epätarkkoja tai puutteellisia, voit tehdä meille oikaisu- tai täydennyspyynnön.

Oikeus peruuttaa suostumus 

Henkilötietojen käsittelyn perustuessa suostumukseen, sinulla on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumus. Mikäli peruutat suostumuksen, lopetamme henkilötietojen käsittelyn siltä osin, kun se on perustunut suostumukseen. Erityistilanteissa esimerkiksi laki saattaa kuitenkin velvoittaa meitä edelleen säilyttämään joitain henkilötietoja, vaikka ne olisi alun perin kerätty suostumuksenperusteella.

Oikeus tietojen poistamiseen 

Rekisteröidyllä on tietyissä tapauksissa oikeus tulla unohdetuksi. Poistamme tiedot myös, jos henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen ja peruutat suostumuksen, tai jos vastustat henkilötietojen käsittelyä, ellei käsittelylle ole muuta perustetta.

Oikeus rajoittaa tai vastustaa käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia käsittelyn väliaikaista rajoittamista. Väliaikainen rajoittaminen tarkoittaa, että säilytämme tiedot muttemme poista tai muulla tavoin käsittele niitä. Tällainen tilanne saattaa syntyä esimerkiksi, jos tietojen oikeellisuudesta on erimielisyyttä ja oikeellisuuden selvittämisprosessi on kesken, tai mikäli tarvitset tietoja esimerkiksi oikeudenkäyntiä varten.

Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi 

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat päätökset tekee ihminen, eikä esimerkiksi automaattinen algoritmi. Emme käytä automaattista päätöksentekoa toiminnassamme, joten tämän oikeuden toteutumista ei tarvitse erikseen vaatia.

Oikeus siirtää tietoja järjestelmästä toiseen 

Voit pyytää henkilötietojen siirtoa, jolloin toimitamme henkilötiedot koneluettavassa muodossa, jotta voit säilyttää niitä itse tai siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle (esim. toiselle palveluntarjoajalle). Mikäli se on teknisesti mahdollista, siirrämme tiedot myös suoraan toiselle rekisterinpitäjälle pyynnöstäsi. Siirto-oikeus koskee vain tilanteita, joissa käsittelemme henkilötietoja suostumuksesi tai sopimukseen perustuen ja koskee vain sellaisia tietoja, joita rekisteröity on itse toimittanut meille. 

Valitusoikeus 

Yllä mainittujen oikeuksien lisäksi sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelystä. Suomen valvontaviranomaisena toimii Tietosuojavaltuutetun toimisto: www.tietosuoja.fi  

Kaupungin tietosuojavastaavan ajantasaiset yhteystiedot ovat kaupungin verkkosivuilta:

www.jarvenpaa.fi/kaupunki-ja-paatoksenteko/asiointi/tietosuoja-jarvenpaan-kaupungilla