Henkilötietojen käsittely oppilas- ja opiskelijahuollossa Järvenpäässä

Informointiasiakirja 30.10.2024
Henkilötietojen käsittely oppilas- ja opiskelijahuollossa Järvenpäässä (pdf)

Hei oppilas, lukio-opiskelija tai huoltaja! Tämän asiakirjan tarkoitus on kertoa sinulle, miten oppilaiden, opiskelijoiden ja huoltajien henkilötietoja käsitellään Järvenpäässä oppilas- ja opiskelijahuollon yhteydessä sekä siitä, mitä henkilötietojesi käsittelyyn liittyvät oikeudet ovat ja miten niitä voi käyttää.

Mikäli sinulla on henkilötietojen käsittelyyn liittyviä yleisiä kysymyksiä, voit ottaa yhteyden rekisterin yhteyshenkilöön.

Mikäli haluat tehdä omia tietojasi koskevan tietopyynnön tai muuten käyttää oikeuksiasi rekisteröitynä, voit toimittaa tietopyynnön kaupungin kirjaamoon (yhteystiedot alla).  Löydät lisätietoja oikeuksistasi ja niiden käyttämisestä tämän selosteen lopusta kohdasta ”Mitä oikeuksia minulla on rekisteröitynä? Kuinka voin käyttää niitä?”.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Rekisterinpitäjä                                                    
Järvenpään kaupunki / Opetus- ja kasvatuslautakunta
Hallintokatu 4
04410 Järvenpää

Vastuuyksikkö ja yhteyshenkilö (yleisiä kysymyksiä varten):

Arja Korhonen
Opetusjohtaja
Puh. +358 40 315 2206
arja.korhonen@jarvenpaa.fi

Tietopyynnöt ja muut rekisteröidyn oikeudet:

Järvenpään kaupunki
Kirjaamo
PL 41
04401 Järvenpää 
https://turvaposti.jarvenpaa.fi/

2. Miksi henkilötietoja käsitellään oppilas- ja opiskelijahuollon yhteydessä?

Käsittelemme opiskelijoidemme ja heidän huoltajiensa henkilötietoja, sillä ilman henkilötietojen käsittelyä toimintaamme ei olisi mahdollista järjestää. Alta löydät tarkemman kuvauksen siitä, mitä tarkoituksia varten keräämme, tallennamme, tai muuten käsittelemme henkilötietojasi. Tietojasi ei käsitellä muunlaisiin kuin alla kuvattuihin tarkoituksiin.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset:

1) Oppilas- ja opiskelijahuoltolain mukaisen oppilashuollon järjestäminen

Henkilötietoja käsitellään opiskeluhuollon järjestämiseksi ja siihen liittyvien tehtävien hoitamiseksi.

3. Mitä henkilötietoja käsitellään oppilas- ja opiskelijahuollon yhteydessä?

1) Oppilas- ja opiskelijahuoltolain mukaisen oppilashuollon järjestäminen

Oppilaat ja opiskelijat:

• Nimi- ja yhteystiedot (nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, mahdollinen turvakielto)
• Yksilöintitiedot (henkilötunnus, oppijanumero)
• Koulunkäyntitiedot ja opiskelutiedot
• Oppilas- tai opiskelijahuollon perustiedot (ensimmäinen yhteydenotto, työn kohteet)
• Oppilas tai opiskelijakohtaiset suunnitelmat, arvioinnit ja seurantatiedot
• Oppilas- tai opiskelijahuoltotyöhön liittyvät asiakaskontaktit ja tapahtumakirjaukset
• Palveluiden toteuttamiseen ja toimenpiteisiin liittyvät tiedot
• Asiantuntijalausunnot ja – yhteenvedot
• Luvat ja suostumustiedot

Huoltajat:

• Nimi- ja yhteystiedot (nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, mahdollinen turvakielto, asiointikieli/tulkkauskieli)
• Tieto huoltajuudesta (kenen luona lapsi asuu) ja mahdollisesta sijoituksesta
• Luvat ja suostumustiedot

4. Mikä on henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste?

Tietosuojalainsäädäntö edellyttää, että kaikki henkilötietojen käsittely pohjautuu yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisiin oikeusperusteisiin. Mahdollisia oikeusperusteita on kuusi kappaletta: suostumus, sopimus, lakisääteinen velvoite, elintärkeä etu, yleinen etu/julkisen vallan käyttäminen, sekä oikeutettu etu.

Lakisääteinen velvoite

Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi eli oppilas- ja opiskelijahuollon järjestäminen oppilas- ja opiskelijahuoltolain mukaisesti.

5. Mistä Järvenpään kaupunki saa palvelussa käsittelemänsä henkilötiedot?

Oppilas- ja opiskelijahuollon järjestämistä varten tarvittavia tietoja saadaan oppilaalta tai opiskelijalta, tämän huoltajilta ja viranomaisilta, kuten Digi- ja väestötietovirastosta. Tietoja kertyy myös oppilas- tai opiskelijahuollon aikana.

Järvenpään kaupunki voi saada tietoja myös muilta viranomaisilta, kuten aiemmalta varhaiskasvatuksen tai perusopetuksen järjestäjältä.

6. Kuuluuko käsittelyyn automaattista päätöksentekoa tai profilointia?

Emme käytä henkilötietoja profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

7. Luovuttaako kaupunki henkilötietojani eteenpäin?

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta eteenpäin ulkopuolisten käyttöön.

Järvenpään kaupunki voi luovuttaa tietojasi tai huollettavasi tietoja vain suostumuksellasi, tai jos tietojen luovutuksesta on säädetty laissa. Esimerkiksi opiskelijan yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestämiseen ja toteuttamiseen osallistuvilla on oikeus luovuttaa toisilleen opiskeluhuollon järjestämiseksi välttämättömät tiedot.

Henkilötietoja ei luovuteta suoramarkkinointia, taikka mielipide- tai markkinatutkimuksia varten.

8. Siirretäänkö tietojani EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle?

Käsittelemme henkilötietojasi EU/ETA-alueella, emmekä muutenkaan siirrä tai lähetä niitä näiden maiden ulkopuolelle.

9. Kuinka kauan henkilötietojani säilytetään?

Henkilötietoja säilytetään vain sen aikaa, kun se on käsittelyn kannalta tarpeellista tai laki velvoittaa säilyttämiseen. Tiedot säilytetään ja hävitetään Järvenpään kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Tiedonohjaussuunnitelmassa määritellyt asiakirjojen säilytysajat perustuvat lainsäädäntöön, Kansallisarkiston (ent. Arkistointilaitos) määräyksiin pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista sekä Kuntaliiton suosituksiin määräajan säilytettävistä asiakirjoista. Säilytysajan päätyttyä tiedot hävitetään.

Oppilas- ja opiskelijahuollon asiakirjoja säilytetään 10 vuotta palvelun päättymisestä tai 12 vuotta henkilön kuolemasta.

10. Millä tavalla henkilötietojasi suojataan? 

Käytämme henkilötietojasi vain alkuperäisen keräämistarkoituksen mukaisesti ja suojaamme henkilötietojasi ulkopuolisilta erilaisin keinoin. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että:

• tilat ja tietojärjestelmät ovat turvallisia
• henkilötietojen käsittely suunnitellaan etukäteen
• tietoja käsittelevän henkilöstön osaaminen varmistetaan ja 
• käydään läpi sopimukselliset keinot henkilötietojen käsittelijöiden kanssa.

Tietojasi käsitellään aina suojatuissa ympäristöissä. Kaikki Järvenpään kaupungin laitteistot ja ohjelmistot on suojattu kaupungin oman ja palvelutoimittajien tietoturvaohjeistusten mukaisesti.

Tietojasi vastaanottavat ja käsittelevät vain sellaiset henkilöt, jotka osallistuvat toimintamme toteuttamiseen. Työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietojasi, ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisuuden sitomia. Työntekijöillä on järjestelmiin henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat, sekä työtehtävien mukaisesti rajatut käyttöoikeudet. Järvenpään kaupunki valvoo käyttöoikeuksia ja salasanat vaihdetaan säännöllisesti.  Työsuhteen päättyessä henkilön käyttöoikeudet poistetaan.

Kaupungin paperiaineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti niille varattuihin kansioihin. Tietoja säilytetään vain laissa määrätyn ajan ja ne hävitetään, kun ne eivät ole enää tarpeellisia.

11. Mitä oikeuksia minulla on rekisteröitynä? Kuinka voin käyttää niitä?

Rekisteröidyllä tai tämän edustajalla on useita henkilötietojen käsittelyyn liittyviä oikeuksia, kuten oikeus saada tietoa käsittelystä, sekä oikeus tarkastaa ja tarvittaessa oikaista tiedot. Joissakin tapauksissa tietojen käsittelyä voi vastusta tai vaatia saada tiedot poistetuksi. (ns. ”oikeus tulla unohdetuksi”).

Oikeuksien käyttäminen on yleensä aina ilmaista. Jos pyyntöjä tehdään jatkuvasti tai pyyntöä voidaan muuten pitää perusteettomina tai kohtuuttomina, saatamme kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta tai periä oikeuksien käyttämisestä kohtuullisen käsittelymaksun. Tällaisessa tilanteessa ilmoitamme maksullisuudesta kuitenkin aina etukäteen.

Alta löydät yhteystiedot oikeuksien käyttämiseksi, sekä tarkemman kuvauksen oikeuksista.

Yleiset kysymykset oikeuksiin liittyen:

Etunimi Sukunimi
puhelinnumero
Etunimi.sukunimi@jarvenpaa.fi

Mikäli haluat tarkastaa tiedot tai käyttää muita oikeuksia, toimita tietopyyntö meille postitse tai turvasähköpostilla:

Järvenpään kaupunki
Kirjaamo
PL 41
04401 Järvenpää 
https://turvaposti.jarvenpaa.fi/

Yksityisyyden ja tietojen turvallisuuden takaamiseksi varmistamme pyytäjän henkilöllisyyden aina ennen tietojen luovuttamista.

Tarkempi kuvaus oikeuksista:

Tarkastus- ja oikaisuoikeus 

Oikeus tarkastaa, mitä henkilötietojasi käsittelemme, tai vaihtoehtoisesti saada varmistus siitä, ettemme käsittele henkilötietoja. Mikäli käsittelemämme henkilötiedot ovat mielestäsi virheellisiä, epätarkkoja tai puutteellisia, voit tehdä meille oikaisu- tai täydennyspyynnön.

Oikeus peruuttaa suostumus 

Henkilötietojen käsittelyn perustuessa suostumukseen, sinulla on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumus. Mikäli peruutat suostumuksen, lopetamme henkilötietojen käsittelyn siltä osin, kun se on perustunut suostumukseen. Erityistilanteissa esimerkiksi laki saattaa kuitenkin velvoittaa meitä edelleen säilyttämään joitain henkilötietoja, vaikka ne olisi alun perin kerätty suostumuksenperusteella.

Oikeus tietojen poistamiseen 

Rekisteröidyllä on tietyissä tapauksissa oikeus tulla unohdetuksi. Poistamme tiedot myös, jos henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen ja peruutat suostumuksen, tai jos vastustat henkilötietojen käsittelyä, ellei käsittelylle ole muuta perustetta.

Oikeus rajoittaa tai vastustaa käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia käsittelyn väliaikaista rajoittamista. Väliaikainen rajoittaminen tarkoittaa, että säilytämme tiedot muttemme poista tai muulla tavoin käsittele niitä. Tällainen tilanne saattaa syntyä esimerkiksi, jos tietojen oikeellisuudesta on erimielisyyttä ja oikeellisuuden selvittämisprosessi on kesken, tai mikäli tarvitset tietoja esimerkiksi oikeudenkäyntiä varten.

Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi 

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat päätökset tekee ihminen, eikä esimerkiksi automaattinen algoritmi. Emme käytä automaattista päätöksentekoa toiminnassamme, joten tämän oikeuden toteutumista ei tarvitse erikseen vaatia.

Oikeus siirtää tietoja järjestelmästä toiseen 

Voit pyytää henkilötietojen siirtoa, jolloin toimitamme henkilötiedot koneluettavassa muodossa, jotta voit säilyttää niitä itse tai siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle (esim. toiselle palveluntarjoajalle). Mikäli se on teknisesti mahdollista, siirrämme tiedot myös suoraan toiselle rekisterinpitäjälle pyynnöstäsi. Siirto-oikeus koskee vain tilanteita, joissa käsittelemme henkilötietoja suostumuksesi tai sopimukseen perustuen ja koskee vain sellaisia tietoja, joita olet rekisteröitynä itse toimittanut meille. 

Valitusoikeus 

Yllä mainittujen oikeuksien lisäksi sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelystä. Suomen valvontaviranomaisena toimii Tietosuojavaltuutetun toimisto: www.tietosuoja.fi  

Kaupungin tietosuojavastaavan ajantasaiset yhteystiedot ovat kaupungin verkkosivuilta:

www.jarvenpaa.fi/kaupunki-ja-paatoksenteko/asiointi/tietosuoja-jarvenpaan-kaupungilla