Henkilötietojen käsittely Oma Järvenpää -palvelussa

Informointiasiakirja päivitetty 28.3.2023

Henkilötietojen käsittely Oma Järvenpää -palvelussa (pdf)

Oma Järvenpää -palvelu (jatkossa myös “palvelu”) on verkkopalvelu, jossa voit hoitaa asiointia Järvenpään kaupungin kanssa tietoturvallisesti vuorokaudenajasta riippumatta.  Palvelu koostuu useista toimialakohtaisista digitaalisista asiointipalveluista ja sen sisältöä ja palveluvalikoimaa täydennetään jatkuvasti. Osa toimialakohtaisista asiointipalveluista edellyttää tunnistautumista Suomi.fi-palvelun kautta.

Tässä asiakirjassa kerrotaan, miten henkilötietojasi käsitellään, kun käytät Palvelua. Kerromme myös, mitä henkilötietojesi käsittelyyn liittyviä oikeuksia sinulla on ja miten voit halutessasi käyttää niitä. Toimialakohtaisista asiointipalveluista on olemassa vastaavanlaiset asiakirjat kuin tämä.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Rekisterinpitäjä
Järvenpään kaupunki
PL 41 (Sibeliuksenkatu 8)
04400 Järvenpää

Vastuuyksikkö ja yhteyshenkilö (yleisiä kysymyksiä varten)
Järvenpään kaupunki, hallintopalvelut
Topi Luostarinen
hallintopalvelupäällikkö
(09) 27 191 (vaihde)
etunimi.sukunimi@jarvenpaa.fi

Tietopyynnöt ja muut rekisteröidyn oikeudet:
Järvenpään kaupunki
Kirjaamo
PL 41
04401 Järvenpää
https://turvaposti.jarvenpaa.fi/

2. Miksi henkilötietojasi käsitellään palvelussa?

Palvelu toimii väylänä Järvenpään kaupungin eri digitaalisiin asiointipalveluihin. Käsittelemme henkilötietoja palvelussa, jotta voimme tarjota lakisääteisen asiointipalvelun eri toimialoihin liittyvää sähköistä viestintää ja asiakirjojen toimittamista varten. Voit hallinnoida palvelussa osaa omista tiedoistasi täydentämällä ja oikaisemalla niitä. Sinulla on myös mahdollisuus seurata asiointihistoriassa vireillä olevien asiointitapahtumien käsittelyn vaihetta ja menneitä tapahtumia.

Teemme palvelun käytöstä myös tilastoja, kuten kappalemäärien kehityksestä. Tilastointitarkoituksiin kerätystä aineistosta on poistettu henkilötiedot.

3. Mitä henkilötietojasi käsitellään palvelussa?

Oma Järvenpää -palvelussa käsitellään seuraavia henkilötietoja:

– Etunimi
– Sukunimi
– Henkilötunnus
– Katuosoite
– Postinumero
– Paikkakunta
– Sähköposti
– Puhelin (vapaaehtoinen)
– Viestiasetukset (vapaaehtoinen)
– Asiointihistoria mahdollisine liitetiedostoineen

Toimialakohtaisissa asiointipalveluissa käsitellään lisäksi niiden käyttöä edellyttäviä henkilötietoja. Lisätietoa toimialakohtaisissa asiointipalveluissa käsiteltävistä henkilötiedoista voit lukea niiden informointiasiakirjoista.

4. Mikä on henkilötietojesi käsittelyn oikeusperuste?

Käsittelemme Oma Järvenpää -palvelun kautta tapahtuvaa asiointia ja siihen liittyvää henkilötietojen käsittelyä seuraavilla oikeusperusteilla.

a) Lakisääteinen velvoite

Järvenpään kaupunki on viranomainen, jolla on lakisääteinen velvoite tarjota digitaalinen palvelu, jonka avulla kaupunkilaiset voivat hoitaa asiointitarpeisiinsa liittyvän viestinnän ja asiakirjojen toimittamisen (Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta 306/209 5 §).

5. Mistä Järvenpään kaupunki saa palvelussa käsittelemänsä henkilötiedot?

Oma Järvenpää -palvelu saa Suomi.fi-tunnistautumisen kautta palvelun käyttäjistä seuraavat perustiedot: etunimi, sukunimi, henkilötunnus, osoite, kotikunta. Tiedot noudetaan Suomi.fi-palvelusta aina kirjautumisen yhteydessä, jotta tietojen ajantasaisuus on turvattu.

Palveluun rekisteröitymisen yhteydessä sinua pyydetään antamaan sähköpostiosoite, joka on pakollinen tieto. Voit muuttaa tietoa jälkikäteen.

Lisäksi voit täydentää tietojasi palvelussa antamalla puhelinnumeron sekä ottamalla kantaa siihen, saako sinulle lähettää palvelusta viestejä joko sähköpostilla tai tekstiviestillä. Näiden lisätietojen antaminen on kuitenkin vapaaehtoista ja niitä voi muuttaa jälkikäteen.

Palvelun asiointihistoriassa näkyvät muut henkilötiedot ovat joko itsesi antamia tai ne on saatu kunkin asiointitapahtuman käsittelyn yhteydessä muista lähteistä. Tarkempia tietoja voit lukea kunkin asiointipalvelun omasta informointiasiakirjasta.

6. Kuuluuko käsittelyyn automaattista päätöksentekoa tai profilointia?

Emme käytä henkilötietojasi automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

7. Luovuttaako kaupunki henkilötietojasi eteenpäin?

Kun käytät palveluun liitettyjä toimialakohtaisia asiointipalveluita, Palvelusta välittyy sinusta henkilötietoja siihen Järvenpäänkaupungin yksikköön, jonka asiointipalvelua kulloinkin käytät. Pääsy asiointipalvelun kautta saatuihin tietoihin on rajattu vain niille henkilöille, joiden työtehtäviin asioiden käsittely kuuluu. Joissakin toiminnoissa kaupunki käyttää tehtävien suorittamiseen alihankkijoita. Tällöin alihankkijoille luovutetaan asian käsittelyn kannalta välttämättömät henkilötiedot. Alihankkijoiden kanssa on tehty asianmukaiset sopimukset henkilötietojen käsittelystä ja niiden työntekijöillä on samantasoinen vaitiolovelvollisuus kuin Järvenpään työntekijöillä.

Kaikkia palvelun ja siihen liitettyjen asiointipalveluiden kautta saatuja henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti.

 8. Siirretäänkö tietojasi EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle?

Tietojasi ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

9. Kuinka kauan henkilötietojasi säilytetään?

Palvelun asiointihistoriaan on koottu palvelun kautta hoitamasi asiointitapahtumat. Kukin toimiala määrittelee omille asiointitapahtumilleen säilytysajat. Asiointihistoria-välilehdellä näet asiointitapahtumat niille määriteltyjen säilytysaikojen pituisen ajan. Kun säilyttämiselle määritelty aika on päättynyt, asiointitapahtumat poistuvat palvelun asiointihistoriasta. Toimialakohtaisten asiointipalveluiden säilytysajat löytyvät kunkin asiointipalvelun omasta informointiasiakirjasta.

Omat tiedot -välilehden sisältämät tiedot säilyvät palvelussa yhtä pitkän ajan kuin asiointihistoriassa on näkyvissä vähintään kesken oleva tai loppuun käsitelty asiointitapahtuma. Mikäli asiointihistoriassa ei ole asiointitapahtumia, tietojasi säilytetään kahden vuoden ajan, minkä jälkeen ne poistetaan palvelusta. Tämän jälkeen palvelun käyttö vaatii uudelleenrekisteröitymisen, jonka yhteydessä tietosi tallennetaan uudelleen.

 10. Millä tavalla henkilötietojasi suojataan? 

Henkilötietojasi saa käyttää vain siihen tarkoitukseen, mihin ne on kerätty. Rekisterin tietoja suojataan ulkopuolisilta erilaisin keinoin. Suojaus tarkoittaa, että:

• tilat ja tietojärjestelmät ovat turvallisia
• henkilötietojen käsittely suunnitellaan etukäteen
• tietoja käsittelevän henkilöstön osaaminen varmistetaan ja  
• käydään läpi sopimukselliset keinot henkilötietojen käsittelijöiden kanssa.
  

Tietojasi käsitellään aina suojatuissa ympäristöissä. Kaikki Järvenpään kaupungin laitteistot ja ohjelmistot on suojattu kaupungin oman ja palvelutoimittajien tietoturvaohjeistusten mukaisesti. Työntekijöillä on vain työtehtävien mukainen käyttöoikeus sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat eri järjestelmiin.  Järvenpään kaupunki valvoo käyttöoikeuksia ja salasanat vaihdetaan säännöllisesti.  Työsuhteen päättyessä henkilön käyttöoikeudet poistetaan.

Rekisteröidyn oikeudet