Henkilötietojen käsittely liikuntapalveluissa

Informointiasiakirja/päivitetty 16.1.2023
Henkilötietojen käsittely liikuntapalveluissa

Rekisterinpitäjä

Vapaa-aika– ja harrastuspalvelut
Järvenpään kaupunki

Rekisterin vastuuhenkilö

Kristiina Soots
Hyvinvoinnin palvelualueen palvelualuejohtaja
puh. 040 701 5207

Rekisterin yhteyshenkilö

Tony Konkola
Liikuntapäällikkö
Liikuntapalvelut
puh. 040 315 2062
sähköposti: etunimi.sukunimi@jarvenpaa.fi

Tässä asiakirjassa kerrotaan, miten henkilötietoja käsitellään Järvenpään kaupungin liikuntapalveluissa. Liikuntapalveluiden tehtävänä on luoda edellytyksiä kunnan asukkaiden liikunnalle järjestämällä liikuntapalveluja sekä terveyttä ja hyvinvointia edistävää liikuntaa eri kohderyhmät huomioon ottaen, tukemalla kansalaistoimintaa sekä rakentamalla ja ylläpitämällä liikuntapaikkoja.

1. Miksi henkilötietojasi käsitellään liikuntapalveluissa ja mikä on tietojen käsittelyperuste?

Järjestelmään rekisteröidään vain asioiden hoitamisen kannalta ja rekisteröityjen oikeusturvan kannalta tarpeelliset tiedot. Rekisterissä olevat ryhmien osallistujia koskevat tiedot ovat välttämättömiä, jotta osallistujat saadaan riittävän tarkasti yksilöityä ryhmiin ja jotta laskutus kohdentuu oikein.

Rekisterissä olevia henkilötietoja voidaan käsitellä seuraaviin tarkoituksiin:

• liikuntaryhmien ja kurssien asiakassuhteen hoitaminen (osanottajaluetteloihin, todistuksiin, ryhmäviesteihin, postituksiin; osoitetarroihin)
• tilastointi, toiminnan suunnittelu ja kehittäminen
• Järvenpään kaupungin maksamien avustusten tai maksujen käsittely
• laskujen käsittely

Tietoja käsitellään liikuntapalveluiden tuottamista varten. Tietoja käsitellään kaupungin lakisääteisen tehtävän hoitamiseksi (EU:n yleinen tietosuoja-asetus art. 6 k 1.c ja e, tietosuojalaki 6.1 § k 2).

Kunnalla on lakisääteinen velvoite järjestää liikuntapalveluita. Liikuntapalveluihin osallistuminen on vapaaehtoista ja tietojen käsittely perustuu ilmoittautumisen yhteydessä annettujen tietojen osalta joko suostumukseen tai sopimukseen palvelujen käyttämisestä. Joissakin palveluissa asiakas solmii laskutussopimuksen esimerkiksi uimahalliin.

Kunnalla on myös lakisääteisiä velvoitteita käsitellä tiettyjä tietoja palvelun käyttäjiltä, kuten laskujen maksu ja kunnan tai asiakkaan hakemat avustukset.

Rekisterissä tiedot ovat viranomaiselle välttämättömiä, valtionhallinnon ja kaupungin viranomaisten edellyttämien tilastotietojen tuottamista varten.

Rekisterissä olevat opettajia tai ryhmän vetäjiä koskevat tiedot ovat viranomaiselle välttämättömiä, jotta heidät saadaan riittävän tarkasti yksilöityä palkantilauksia varten.

Järjestelmään rekisteröidään vain asioiden hoitamisen kannalta ja rekisteröityjen oikeusturvan kannalta tarpeelliset tiedot. Rekisteröidyt henkilöt ovat asianosaisia käsiteltävissä asioissa, jotka rekisteröidään järjestelmään. 

Tilavarauksien tekijöiden tiedot ovat viranomaisille välttämättömiä asiakkaan yksilöimiseksi sekä laskuttamista ja mahdollista perintää varten.

Keskeinen lainsäädäntö:

• Kuntalaki 2. luku – Kunnan tehtävät ja järjestämisvastuut (410/2015)
•  Yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679
• Liikuntalaki § 5: kunnan tehtävät liikuntalain mukaisesti

Lisäksi asiakkaan tietoja voidaan käyttää palveluiden suunnitteluun sekä tutkimus- ja tilastotarkoituksiin.

Liikuntapalveluiden henkilötietojen kerääminen perustuu suostumukseen, Kun asiakas antaa ilmoittautuessaan henkilötietoja, suostuu hän samalla tietojensa käsittelyyn. Rekisteröidyllä on milloin tahansa mahdollisuus peruuttaa suostumuksensa koskien henkilörekisterissä olevia tietojaan ja niiden käsittelemistä. Suostumuksen peruuttaminen pyydetään tehtäväksi ottamalla yhteyttä liikuntapalveluihin.

2. Mitä henkilötietojasi käsitellään liikuntapalveluissa?

Rekisteriin tallennetaan tietoja liikuntapalveluiden käyttäjistä (järvenpääläiset ja muiden kuntien asukkaat), kolmannen sektorin ja elinkeinoelämän asiakkaista.

Yhteydenpitoa ja asiakkaan yksilöimistä varten käsiteltäviä henkilötietoja asiakastietojärjestelmässä ovat

• nimi ja yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kotikunta)
• henkilötunnus tai Y-tunnus (tarvittaessa laskutusta varten)
• alaikäisen asiakkaan kohdalla huoltajan henkilötunnus (tarvittaessa laskutusta varten)
• erityisen tuen tarpeet esim. allergiat, taitotasot (tarvittaessa)
• erityisryhmäkortin hakemuksen liitteinä asiakkaat toimittavat rekisteriin mm. lääkärintodistuksia ja -diagnooseja ja kelakortin kopioita. Asiakirjat hävitetään käsittelyn jälkeen.
• läsnäolo- ja ilmoittautumistiedot
• äidinkieli, sukupuoli, koulutustaso, siviilisääty (valtion avustuksia varten, Järvenpään Opiston kanssa yhteinen järjestelmä)

Opettajien ja ohjaajien tiedot:

• nimi ja yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
• y-tunnus tai henkilötunnus

3. Mistä Järvenpään kaupunki saa palvelussa käsittelemänsä henkilötiedot?

Järvenpään kaupungin käsittelemät henkilötiedot saadaan asiakkaan ja/tai hänen edustajansa ilmoittamien tietojen perusteella ja tietoja voidaan tarkastaa väestötietojärjestelmästä. Lainsäädännön perustella voidaan pyytää palvelun järjestämiseksi välttämättömiä tietoja muilta viranomaisilta, kuten sosiaali- ja terveydenhuollosta ja kunnan maahanmuuttajapalveluilta.

4. Kuka voi käsitellä henkilötietojasi?

Jokaisella työntekijällä on oikeus käsitellä vain niitä henkilötietoja, joita hän välittömästi tarvitsee työtehtävissään. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä.

5. Kuuluuko käsittelyyn automaattista päätöksentekoa tai profilointia?

Ei automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

6. Luovuttaako kaupunki henkilötietojasi eteenpäin?

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.

Henkilötietoja ei luovuteta suoramainontaa, suoramarkkinointia, etämyyntiä, markkina- tai mielipidetutkimusta, henkilömatrikkeleita tai sukututkimusta varten.

Keskeinen lainsäädäntö: Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 4–7 luku (621/1999), Yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679

7. Siirretäänkö tietojasi EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle?

Tietoja ei siirretä EU/ETA-maiden ulkopuolelle.

8. Kuinka kauan henkilötietojasi säilytetään?

Henkilötietoja säilytetään vain sen aikaa, kun laki niin vaatii tai säilyttäminen on käsittelyn kannalta tarpeellista. Henkilötietojen säilytysajat suunnitellaan lainsäädännön perusteella tietosuojaperiaatteita noudattaen. Tietojen säilytysajat kuvataan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmassa tai arkistonmuodostussuunnitelmassa. 

Säilytysaikaan tässä rekisterissä vaikuttaa arkistolaki, joka määrittää muun muassa pysyvät säilytettävät asiakirjat. Säilytystarpeita tulee myös laskutukseen liittyen kirjanpitolaista.

9. Millä tavalla henkilötietojasi suojataan? 

Henkilötietojasi saa käyttää vain siihen tarkoitukseen, mihin ne on kerätty. Rekisterin tietoja suojataan ulkopuolisilta erilaisin keinoin. Suojaus tarkoittaa, että:

Tietojasi käsitellään aina suojatuissa ympäristöissä. Kaikki Järvenpään kaupungin laitteistot ja ohjelmistot on suojattu kaupungin oman ja palvelutoimittajien tietoturvasäännösten mukaisesti. Työntekijöillä on vain työtehtävien mukainen käyttöoikeus sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat eri järjestelmiin.  Järvenpään kaupunki valvoo käyttöoikeuksia ja salasanat vaihdetaan säännöllisesti.  Työsuhteen päättyessä henkilön käyttöoikeudet poistetaan.

Kaupungin paperiaineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti niille varattuihin kansioihin. Tietoja säilytetään vain laissa määrätyn ajan ja ne hävitetään, kun ne eivät ole enää tarpeellisia.

Rekisteröidyn oikeudet