Henkilötietojen käsittely kotoutumispalveluissa

Informointiasiakirja, päivitetty 7.3.2023

Henkilötietojen käsittely kotoutumispalveluissa (pdf)

Rekisterinpitäjä palvelussa

Järvenpään kaupunki, kotoutumispalvelut, PL 41, 04401 Järvenpää

Rekisterin vastuuhenkilö

Palvelualuejohtaja Kristiina Soots, Hyvinvoinnin palvelualue, puh. 040 701 5207

Rekisterin yhteyshenkilö

Kotoutumispalveluiden erityisasiantuntija Arja Loima, puh. 040 315 2075.

Tässä asiakirjassa kerrotaan, miten asiakkaan henkilötietoja käsitellään Järvenpään kaupungin kotoutumispalveluissa. Palvelun tavoitteena on tukea ja edistää kotoutumista.

Miksi henkilötietojani käsitellään kotoutumispalveluissa?

Henkilötietoja käsitellään, jotta Järvenpään kaupunki voi järjestää maahanmuuttajien kotoutumisen edistämiseksi tarvittavia palveluja, joita ovat ohjaus ja neuvonta, tiedottaminen, alkukartoitus, kotoutumissuunnitelma laatiminen, seuranta ja tarkastaminen, tulkin ja käännöspalvelujen tilaaminen. Lisäksi asiakkaan tietoja voidaan käyttää palveluiden suunnitteluun sekä tutkimus- ja tilastotarkoituksiin sekä valtion korvausten hakemiseen.

Mitä henkilötietoja asiakkaasta käsitellään kotoutumispalveluissa?

Kotoutumispalveluissa kerätään tunnistamista ja yhteydenpitoa varten henkilötietojasi, kuten nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot. Asioidesi hoitamisen varmistamiseksi kirjataan sinua koskevia muistiinpanoja, suunnitelmia ja tilannearvioita. Nämä sisältävät esimerkiksi tiedot kansalaisuudesta, kielestä, uskonnosta, perheestäsi, oleskeluluvasta, maahantulotavasta ja ajankohdasta, ajanvaraustietoja, valtionkorvausten alkamis- ja päättymispäivämääriä.

Mistä kaupunki saa käsittelemänsä henkilötiedot?

Järvenpään kaupungin käsittelemät henkilötiedot saadaan asiakkaalta itseltään tai toisilta viranomaisilta joko lakisääteisin perustein tai asiakkaan suostumuksella. Mikäli tietoja hankitaan lain nojalla muilta viranomaisilta, tästä ilmoitetaan asiakkaalle. Lisäksi tietoja saadaan väestötietojärjestelmästä ja maahanmuuttoviraston UMA-rekisteristä.

Kunnalle tietoja voivat lakisääteisin perustein luovuttaa toiset viranomaiset, aluehallintovirasto, elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus, työ- ja elinkeinovirasto, kunnan toiset viranomaiset, Kansaneläkelaitos, väestörekisterikeskus, maahanmuuttovirasto sekä vastaanotto- ja järjestelykeskus siltä osin, kun tiedot ovat välttämättömiä maahanmuuttajapalveluiden järjestämiseksi. Tiedot saapuvat sähköisten järjestelmien kautta, sähköposteina tai suullisesti.

Luovuttaako kaupunki henkilötietoja eteenpäin?

Tietojasi voidaan luovuttaa eteenpäin vain suostumuksellasi tai jos muulla viranomaisella on lain perusteella oikeus saada tietoja. Tietoja luovutetaan valtakunnallisiin rekistereihin tutkimus-, suunnittelu- ja tilastotarkoituksia varten. Lisäksi tietoja luovutetaan Uudenmaan ELY-keskukselle, joka maksaa Järvenpään kaupungille korvauksia palvelujen järjestämisestä. Tietoja ei luovuteta esimerkiksi markkinointitarkoituksiin.

Kuka voi käsitellä asiakkaan henkilötietoja?

Kotoutumispalveluissa käsiteltävät tiedot ovat salassa pidettäviä, ja niitä käsittelevät työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Tietojasi saavat käsitellä ja vastaanottaa vain sellaiset henkilöt, jotka osallistuvat työntekijöinä asiakkaan palvelun toteuttamiseen. Tietoja voivat käsitellä myös sellaiset Järvenpään kaupungin ulkopuoliset toimijat, joilta kaupunki ostaa palveluja, kuten esimerkiksi tulkkaus- ja käännöspalveluja. Näissä tapauksissa tietojen käsittelystä vastaa Järvenpään kaupunki ja tietoja käsitellään sopimuksessa sovitulla tavalla Järvenpään kaupungin ohjeistuksen mukaisesti.

Siirretäänkö tietoja EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle?

Tietoja ei siirretä.

Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?

Henkilötietoja säilytetään vain sen aikaa, kun se on käsittelyn kannalta tarpeellista, ellei laista muuta johdu. Henkilötietojen säilytysajat suunnitellaan lainsäädännön perusteella tietosuojaperiaatteita noudattaen. Tietojen säilytysajat kuvataan kunnan arkistonmuodostussuunnitelmassa.

Säilytysaikaan tässä rekisterissä vaikuttaa maahanmuuttoon ja kotoutumiseen kohdistuva kulloinkin voimassa oleva lainsäädäntö.

Millä tavalla henkilötietoja suojataan?

Henkilötietojasi saa käyttää vain siihen tarkoitukseen, mihin ne on kerätty. Rekisterin tietosisältöä suojataan ulkopuolisilta erilaisilla hallinnollisilla tai teknisillä keinoilla. Tämä tarkoittaa, että turvaamme fyysisiä tiloja sekä suojaamme järjestelmiä, joissa tietojen käsittely tapahtuu ja lisäksi suunnittelemme tietojen käsittelyn toteutuksen ja käyttövaltuudet, varmistamme henkilöstön tietosuoja- ja tietoturvaosaamista säännöllisillä koulutuksilla, huolehdimme sopimuksissa kumppaneidemme käsittelevän henkilötietoja lainmukaisesti ja sekä seuraamme näiden toteutumista, käydään läpi sopimukselliset keinot henkilötietojen käsittelijöiden kanssa.

Tietojasi käsitellään aina suojatuissa ympäristöissä. Kaikki Järvenpään kaupungin laitteistot ja ohjelmistot on suojattu kaupungin oman ja palvelutoimittajien tietoturvasäännösten mukaisesti.

Työntekijöillä on vain työtehtävien mukainen käyttöoikeus sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat eri järjestelmiin. Järvenpään kaupunki valvoo käyttöoikeuksia ja salasanat vaihdetaan säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä henkilön käyttöoikeudet poistetaan.

Kaupungin paperiaineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti niille varattuihin kansioihin. Tietoja säilytetään vain laissa määrätyn ajan ja ne hävitetään, kun ne eivät ole enää tarpeellisia.

Rekisteröidyn oikeudet