Henkilötietojen käsittely Keski-Uudenmaan TE-palveluissa

Informointiasiakirja päivitetty 18.12.2024
Henkilötietojen käsittely Keski-Uudenmaan TE-palveluissa (pdf)

Keski-Uudenmaan TE-palvelut tuottavat työnvälityspalveluita (mukaan lukien kansainvälinen rekrytointi ja Eures), tieto-, neuvonta- ja ohjauspalveluja, valmennusta, työvoimakoulutusta sekä muutosturvapalveluita ja -koulutusta. Julkisiin työvoimapalveluihin kuuluvat myös henkilöasiakkaan palveluprosessiin liittyvät asiantuntija-arvioinnit sekä työvoimapalveluiden järjestämisestä annetun lain mukaiset kokeilut, työttömyysetuudella tuettu työnhakijan omaehtoinen opiskelu sekä työnantajalle ja henkilöasiakkaalle myönnettävät tuet ja korvaukset.

Palvelu, joka tukee henkilöasiakkaan työllistymistä, tukee samalla yrityksen tai muun työnantajan työvoiman saantia. Yrityksille ja työnantajille tarjottavia työvoima- ja yrityspalveluita ovat työnvälitys, tieto- ja neuvontapalvelut, palkkatuki, työhönvalmentajan palvelut ja yhteishankintakoulutukset. Alkavaa yrittäjyyttä tuetaan tieto- ja neuvontapalveluilla, yrittäjävalmiuksien ja yritystoiminnan edellytysten arvioinnilla, uravalmennuksella, työkokeilulla, yrittäjäkoulutuksella ja starttirahalla.

Monialaisen yhteispalvelun tavoitteena on edistää työttömien työllistymistä tarjoamalla heidän palvelutarpeensa mukaisia julkisia työvoimapalveluja sekä sosiaali-, terveys- ja kuntoutuspalveluja yhteistyömallilla, jossa TE-palvelut, Kansaneläkelaitos ja hyvinvointialue yhdessä arvioivat työttömien palvelutarpeet, suunnittelevat työttömien työllistymisen kannalta tarkoituksenmukaiset palvelukokonaisuudet sekä vastaavat työttömien työllistymisprosessin etenemisestä ja seurannasta.

Tämän asiakirjan tarkoitus on kertoa, miten henkilötietoja käsitellään Keski-Uudenmaan TE-palveluiden yhteydessä sekä siitä, mitä henkilötietojesi käsittelyyn liittyviä oikeuksia sinulla on ja miten voit halutessasi käyttää niitä.

Mikäli sinulla on henkilötietojen käsittelyyn liittyviä yleisiä kysymyksiä, voit ottaa yhteyden rekisterin yhteyshenkilöön.

Mikäli haluat tehdä omia tietojasi koskevan tietopyynnön tai muuten käyttää oikeuksiasi rekisteröitynä, voit toimittaa tietopyynnön kaupungin kirjaamoon (yhteystiedot alla).

1.  Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Rekisterinpitäjä
Järvenpään kaupunki / Keski-Uudenmaan TE-palvelut
PL 41 (Sibeliuksenkatu 8)
04400 Järvenpää

Vastuuyksikkö ja yhteyshenkilö (yleisiä kysymyksiä varten):
Pirjo Krokfors Johtava asiantuntija
pirjo.krokfors@keskiuudenmaantepalvelut.fi

Tietopyynnöt ja muut rekisteröidyn oikeudet:
Järvenpään kaupunki Kirjaamo
PL 41
04401 Järvenpää
https://turvaposti.jarvenpaa.fi/

Tietosuojavastaavan yhteystiedot:
tietosuojavastaava@jarvenpaa.fi

2.  Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Käsittelemme TE-palveluiden asiakkaiden, myös sinun tietojasi, työvoimapalveluiden järjestämisestä annetun lain mukaisten tehtävien järjestämiseksi.

Henkilötietoja tallennetaan henkilörekistereihin vain perustellusta syystä. Tietoja tarvitaan lakisääteisten tehtävien hoitamiseen, palveluiden toteuttamiseksi ja yhteydenpitoon, joita säädellään seuraavissa laeissa (finlex.fi):

• laki työvoimapalveluiden järjestämisestä (380/2023)
  • työttömyysturvalaki (1290/2002)
  • laki kotoutumisen edistämisestä (681/2023)
  • laki kuntouttavasta työtoiminnasta (189/2001)
  • laki työllistymisen monialaisesta edistämisestä (381/2023)
  • laki sosiaaliturvajärjestelmien yhteensovittamista koskevan Euroopan unionin lainsäädännön soveltamisesta (352/2010)
  • laki ammatillisesta koulutuksesta (531/2017)
  • laki rekrytointitukikokeilusta (20/2022)

Annettuja henkilötietoja käsitellään vain lakisääteisten tehtävien hoitamisen yhteydessä. Tietoja käsittelevät työtehtäviensä mukaisesti TE-palveluiden työntekijät sekä sopimusperusteisesti toimivat palveluntuottajat alihankkijoineen ja yhteistyökumppanit. Työllisyysalue on velvoittanut palveluntuottajaa toimimaan henkilötietojen käsittelyssä tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti. Asiakastiedot ovat salassa pidettäviä ja niitä käsittelevällä henkilökunnalla on vaitiolovelvollisuus.

Anonymisoituja tietoja käytetään tietojärjestelmän ja palveluiden kehittämiseksi. Kehitystyötä tekevät henkilöt ovat virkasuhteessa toimivia henkilöitä, joita koskee salassapitosäädökset sekä palveluntuottajan ja yhteistyökumppanin henkilöstöä, jolla on sopimusperusteisesti salassapitovelvollisuus.

3.  Käsiteltävät henkilötiedot

Tallennamme muun muassa seuraavia asiakastietoja:

• tunniste- ja yhteystiedot
• TE-palvelujen asiakkuuteen ja asiointiin liittyvät tiedot
• koulutusta, työhistoriaa ja ammatillista osaamista koskevat tiedot
• palvelutarvetta ja suunnitelmia koskevat tiedot
• tiedot työtarjouksista ja esittelyistä työnantajille
• TE-palvelujen tarjoamisen edellyttämät terveydentila- ja muut tiedot
• työvoimapoliittiset lausunnot
• tiedot työ- ja elinkeinohallinnon palveluista ja etuuksista
• monialaisen yhteispalvelun asiakastietoaineistoon sellaiset sosiaalista tilannetta koskevat tiedot, joilla on vaikutusta työllistymiseen.

4.  Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Tietosuojalainsäädäntö edellyttää, että kaikki henkilötietojen käsittely pohjautuu yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisiin oikeusperusteisiin. Mahdollisia oikeusperusteita on kuusi kappaletta: suostumus, sopimus, lakisääteinen velvoite, elintärkeä etu, yleinen etu/julkisen vallan käyttäminen, sekä oikeutettu etu.

Me käsittelemme henkilötietojasi seuraavien oikeusperusteiden nojalla:

1.       Lakisääteinen velvoite

Viranomaispalveluissa asiakkaan tietojen käsittely perustuu lakisääteisten palveluiden järjestämiseen ja tuottamiseen. Velvollisuuksista säädetään pääosin laissa työvoimapalveluiden järjestämisestä (380/2023).

2.       Suostumus

Asiakkaan TE-palveluille luovuttamat tai hänen suostumuksellaan toimitetut terveystiedot voidaan luovuttaa työnantajalle vain yksilöidyn kirjallisen suostumuksen perusteella.

Työnantajille voidaan toimittaa vain ne tiedot, joita työpaikan täyttö edellyttää ja joiden luovuttamiseen on asiakkaan kirjallinen suostumus:

Tällaisia tietoja ovat muun muassa:

• työnhakijan nimi ja yhteystiedot, äidinkieli, muu kielitaito ja kansalaisuus
  • työnhakijan koulutus ja suorittamat ammatilliset tutkinnot sekä tarpeellisin osin niiden sisältö ja arvosanat
  • työhistoria työtodistuksesta ilmenevine tietoineen
  • erityisosaaminen, työ- ja koulutustoiveet samoin kuin työnhakijan itsensä laatima työnhakuesittely työnantajia varten

• määräaikaisen työsopimuksen solmimisedellytysten selvittämiseksi tieto henkilön yhdenjaksoisesta työttömänä työnhakija olosta edellisen 12 kuukauden aikana

5.    Henkilötietojen lähde

Henkilötietoja saadaan rekisteriin rekisteröidyltä henkilöltä itseltään ja niitä kertyy rekisteriin eri palvelutilanteissa henkilöasiakkaan Oma asiointi -palvelussa, puhelimessa ja käyntiasiointien yhteydessä.

Tiedot kerätään asiakkaalta ja viranomaisilta siinä laajuudessa, kun se on tarpeen asiakkuuden hoidossa.

Tietoja saadaan luovutuksina henkilörekistereistä muilta valtion viranomaisilta, Kansaneläkelaitokselta, työttömyyskassalta, Eläketurvakeskukselta, Työllisyysrahastolta, julkisten työvoima- ja yrityspalveluiden palveluntuottajalta sekä kokeilun järjestäjältä (Laki työvoimapalveluiden järjestämisestä 6 luku 54 §).

Tietoja työtarjouksiin liittyvistä sekä henkilöön kohdistuvista rekrytointiratkaisuista saadaan työnantajilta.

Kun rekisteriin tallentuva henkilötieto on saatu muualta kuin rekisteröidyltä itseltään, rekisteriin merkitään, mistä tieto on saatu ja kuka tiedon on merkinnyt.

6.  Automaattinen päätöksenteko tai profilointi

Henkilötietoja ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

7.  Henkilötietojen siirrot ja luovutukset

Työnantajalla on oikeus tietää, onko entinen työntekijä työnhakijana julkisissa työvoimapalveluissa, kun hän toteuttaa työsopimuslain mukaista takaisinottovelvollisuuttaan.

TE-palveluilla, Kansaneläkelaitoksella, työttömyyskassoilla sekä ulkomaisilla laitoksilla, joilla on toimivalta käsitellä henkilön työnhakuun ja työttömyysturvaan liittyviä tehtäviä, on keskenään oikeus vaihtaa työnhakuun ja työttömyysturvaan liittyviä tietoja, joilla on vaikutusta henkilön oikeuteen saada työttömyysetuutta. (Työttömyysturvalaki 11 luku 4a§ sekä 13 luku 1 ja 3 §, Laki sosiaaliturvajärjestelmien yhteensovittamista koskevan Euroopan unionin lainsäädännön soveltamisesta.)

Muille viranomaisille asiakastietoja luovutetaan, jos tietojen luovuttamisesta on säädetty laissa tai tietojen luovuttamiseen on asiakkaan suostumus. Luovutettavan tiedon sisältö määräytyy

tietopyynnön tehneen viranomaisen toimivallan laajuudesta. Viranomaisia, joilla on oikeus pyytää tietoja asiakkaasta ovat esimerkiksi ETK, KEVA, Maahanmuuttovirasto, poliisi, sosiaaliviranomainen ja ulosottoviranomainen. Asiakastietoja voidaan luovuttaa myös TE-palveluiden tuottajalle ja työllistymissuunnitelmassa tai sitä korvaavassa suunnitelmassa sovitun työllistymistä tukevan palvelun tuottajalle, jos tiedot ovat palvelun järjestämiseksi välttämättömiä (laki työvoimapalveluiden järjestämisestä 116 § 4 mom.).

Asiakastietojärjestelmäkokonaisuuden tietojen pohjalta tuotetaan kuukausittain työ- ja elinkeinoministeriön Työnvälitystilasto.

KEHA-keskuksen myöntämän tutkimusluvan perusteella asiakastietoja voidaan luovuttaa tutkimustarkoituksiin, muun muassa tilastointia, tieteellistä tutkimusta tai viranomaisten suunnittelutyötä varten. Luovutettavan tiedon sisältö määräytyy tutkimuslupahakemuksen liitteenä olevan tutkimussuunnitelman mukaan.

Palveluiden käyttäjällä on oikeus muun muassa saada tieto siitä, mitä tietoja palveluiden käyttäjästä tallennetaan. Palveluiden käyttäjä voi tarkistaa TE-palveluiden keräämät tiedot ja tarvittaessa päivittää ne ajan tasalle.

8.  Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle

Käsittelemme henkilötietojasi EU/ETA-alueella.

9.  Henkilötietojen säilytysajat

Tietojen säilyttämistä ohjaa lainsäädäntö. Tietoja säilytetään vain laissa määrätyn ajan ja ne hävitetään, kun ne eivät ole enää tarpeellisia.

Asiakastietojärjestelmäkokonaisuuden tiedot ja niiden säilytysajat on lueteltu tiedonohjaussuunnitelmassa, jonka ylläpidosta vastaa KEHA-keskus.

Julkisissa työvoima- ja yrityspalveluissa käytettävän asiakastietojärjestelmäkokonaisuuden asiakastiedot poistetaan pääsääntöisesti neljän vuoden kuluttua asiakassuhteen päättymisestä. Osan asiakastiedoista Kansallisarkisto on määrännyt arkistolain (831/1994) mukaisesti pysyvään säilytykseen. Pysyvään säilytykseen määrätyt tiedot siirretään säilytettäväksi Kansallisarkistoon asiakastietojärjestelmästä poiston jälkeen.

10.  Henkilötietojen suojaus

Käytämme henkilötietojasi vain alkuperäisen keräämistarkoituksen mukaisesti ja suojaamme henkilötietojasi ulkopuolisilta erilaisin keinoin. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että:

• tilat ja tietojärjestelmät ovat turvallisia
• henkilötietojen käsittely suunnitellaan etukäteen
• tietoja käsittelevän henkilöstön osaaminen varmistetaan ja
• käydään läpi sopimukselliset keinot henkilötietojen käsittelijöiden kanssa.

Tietojasi käsitellään aina suojatuissa ympäristöissä. Kaikki Järvenpään kaupungin laitteistot ja ohjelmistot on suojattu kaupungin oman ja palvelutoimittajien tietoturvaohjeistusten mukaisesti.

Tietojasi vastaanottavat ja käsittelevät vain sellaiset henkilöt, jotka osallistuvat toimintamme toteuttamiseen. Työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietojasi, ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisuuden sitomia. Työntekijöillä on järjestelmiin henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat, sekä työtehtävien mukaisesti rajatut käyttöoikeudet. Järvenpään kaupunki valvoo käyttöoikeuksia ja salasanat vaihdetaan säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä henkilön käyttöoikeudet poistetaan.

11.  Rekisteröidyn oikeudet

Tietosuoja-asetuksen mukaisista rekisteröidyn oikeuksista voit lukea Järvenpään kaupungin verkkosivuilta:

/kaupunki-ja-paatoksenteko/asiointi/tietosuoja-jarvenpaan-kaupun- gilla/jarvenpaan-kaupunki-rekisterinpitajana/rekisteroidyn-oikeudet

Verkkosivuilla ovat myös ohjeet rekisteröityjen oikeuksien käyttämiseksi.

Työmarkkinatorin kautta pääsee TE-palvelujen henkilöasiakkaan Asiointi-palveluun, joka on henkilöasiakkaiden verkkopalvelut yhteen kokoava sivusto. Asiointi-palvelun kautta voi nähdä omia asiakastietoja. Asiointi-palvelu uudistuu ja asioinnissa siirrytään asteittain käyttämään Työmarkkinatorin uudistettua asiointipalvelua.

Palveluiden käyttäjällä on oikeus tarkastaa asiakastietojärjestelmässä olevat asiakastiedot. Tämän voi tehdä ensisijaisesti Asiointi-palvelun kautta. Tarvittaessa voi vaatia mahdollisten virheellisten tietojen korjaamista. Tiedot päivittyvät palveluun noin päivän viiveellä muutoksesta.

Oikeutta henkilötietojen käsittelyn vastustamiseen ei sovelleta viranomaisen lakisääteisten tehtävien hoidon yhteydessä.

Suostumuksen tietojen luovuttamiseen voi pyytää poistamaan siltä taholta, jolle suostumus on annettu.