Henkilötietojen käsittely Järvenpään osallistuvan budjetoinnin äänestysvaiheessa

Informointiasiakirja päivitetty 29.3.2023

Henkilötietojen käsittely Järvenpään osallistuvan budjetoinnin äänestysvaiheessa (pdf)

Osallistuva budjetointi on kuntalain mahdollistama toimintatapa, jossa asukkaat otetaan mukaan yhteisiä verovaroja koskevaan keskusteluun, suunnitteluun ja päätöksentekoon. Tarkoitus on antaa Järvenpään kaupungin asukkaille ja muille asiasta kiinnostuneille tilaisuus kehittää kaupunkia ideoimalla kehityshankkeita ja valitsemalla toteutettavat ehdotukset äänestyksellä. Tässä asiakirjassa kerrotaan, miten henkilötietojasi käsitellään, kun osallistut Järvenpään kaupungin osallistuvan budjetoinnin äänestysvaiheeseen joko sähköisessä palvelussa tai muilla tavoin. Kerromme myös, mitä henkilötietojesi käsittelyyn liittyviä oikeuksia sinulla on ja miten voit halutessasi käyttää niitä. Äänestää saavat sekä Järvenpään kaupungin että muiden kuntien asukkaat.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Rekisterinpitäjä
Järvenpään kaupunki
PL 41 (Sibeliuksenkatu 8)
04401 Järvenpää

Vastuuyksikkö ja yhteyshenkilö (yleisiä kysymyksiä varten)
Viestintä ja markkinointi
Heli Komulainen
Viestintäjohtaja
puh.  (09) 27 191
heli.komulainen@jarvenpaa.fi

Tietopyynnöt ja muut rekisteröidyn oikeudet:
Järvenpään kaupunki
Kirjaamo
PL 41
04401 Järvenpää
https://turvaposti.jarvenpaa.fi/

2. Miksi henkilötietojasi käsitellään osallistuvassa budjetoinnissa?

Osallistuvassa budjetoinnissa käsitellään henkilötietoja, jotta voimme tunnistaa äänestäjät ja varmistaa, että äänestäminen sujuu ehtojen mukaisesti, kuten että kukin äänestäjä äänestää vain kerran. Lippuäänestyksessä ja Webropol-lomakkeella tapahtuvassa äänestyksessä äänestäjiä ei tunnisteta.

Teemme osallistuvasta budjetoinnista myös tilastoja. Tilastointitarkoitukseen käytetyistä tiedoista on poistettu henkilötiedot.

3. Mitä henkilötietojasi käsitellään osallistuvassa budjetoinnissa?

Kun annat äänesi osallistuvan budjetoinnin äänestykseen sähköisesti, käsittelemme seuraavia henkilötietoja:

– Etunimi
– Sukunimi
– Katuosoite
– Postinumero
– Paikkakunta
– Puhelin (vapaaehtoinen)
– Sähköposti
– tieto antamastasi äänestä

Voit osallistua osallistuvaan budjetointiin myös lippuäänestyksellä kaupungin asiakaspalvelupisteessä. Lippuäänestyksessä äänestäjä kirjoittaa ääestyslipukkeeseen nimikirjoituksensa ja nimen selvennyksen.

Oppilaitosten äänestysvuonna 13 vuotta täyttävät tai sitä vanhemmat oppilaat ja opiskelijat voivat myös osallistua joko lippuäänestyksellä tai sähköisellä Webropol-lomakkeella. Oppilaitosäänestäminen on anonyymiä.

Sähköisen osallistuva budjetointi -palvelun kautta äänestäneet näkevät antamansa äänen Oma Järvenpää -palvelun asiointihistoriassa. Asiointihistoriasta näkee myös, jos äänestäminen on vielä kesken. Äänestyksen voi saattaa loppuun, niin kauan kuin äänestys on käynnissä. Samat tiedot näkyvät myös Järvenpään kaupungin osallistuvan budjetoinnin taustajärjestelmässä.

Lippuäänestyksellä äänensä antaneet eivät näe tietoa valitsemastaan ehdotuksesta Oma Järvenpää -palvelun asiointihistoriassa. Annetusta äänestä tallennetaan taustajärjestelmään vain tieto siitä, mitä ehdotusta äänestäjä on äänestänyt.

4. Mikä on henkilötietojesi käsittelyn oikeusperuste?

Käsittelemme osallistuva budjetointi -äänestyksessä tarvittavia henkilötietoja seuraavilla oikeusperusteilla:

a) Lakisääteinen velvoite

Kuntalain 5 luvun 22 §:n 4 kohta edellyttää, että kunnan asukkailla ja palveluiden käyttäjillä on oikeus osallistua ja vaikuttaa kunnan toimintaan järjestämällä mahdollisuuksia osallistua kunnan talouden suunnitteluun. Osallistuva budjetointi -toiminta täyttää tämän velvoitteen.

5. Mistä Järvenpään kaupunki saa osallistuvassa budjetoinnissa käsiteltävät henkilötiedot?

Äänioikeus osallistuvassa budjetoinnissa on sekä järvenpääläisillä että muiden kuntien asukkailla. Järvenpään kaupunki saa sähköisessä äänestyksessä tarvittavat henkilötiedot Suomi.fi-palvelun tunnistautumisen kautta. Sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron äänestäjä antaa itse.

Kaupungin asiakaspalvelupisteessä ja oppilaitoksissa tapahtuvassa äänestyksessä ei tarkisteta äänestäjän henkilöllisyyttä. Kaupungin asiakaspalvelupisteessä tapahtuvassa äänestyksessä äänestäjä kuitenkin lisää äänestyslipukkeeseen itse nimikirjoituksensa ja nimenselvennyksen. Oppilaitosäänestys suoritetaan anonyymisti eikä oppilaiden tai opiskelijoiden henkilötietoja lisätä äänestyslipukkeisiin.

6. Kuuluuko käsittelyyn automaattista päätöksentekoa tai profilointia?

Emme käytä henkilötietojasi automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

7. Luovuttaako kaupunki henkilötietojasi eteenpäin?

Osallistuva budjetointi -äänestykseen osallistuneiden henkilöiden tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.

8. Siirretäänkö tietojasi EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle?

Tietojasi ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

9. Kuinka kauan henkilötietojasi säilytetään?

Jos olet osallistunut sähköiseen äänestykseen, näet valitsemasi ehdotuksen kaksi vuotta Oma Järvenpää -palvelun asiointihistoriassa. Tieto äänestämisestä ja annettu ääni näkyy myös osallistuva budjetointi -taustajärjestelmässä Järvenpään kaupungin tietyille työntekijöille yhtä pitkän ajan.

Järvenpään asiakaspalvelupisteissä lippuäänestyksellä annettuja paperisia äänestyslippuja säilytetään siihen asti, että äänet saadaan kirjattua Osallistuva budjetointi -taustajärjestelmään. Tämän jälkeen ne hävitetään tietoturvallisesti. Oppilaitosäänestys suoritetaan anonyymisti.

10. Millä tavalla henkilötietojasi suojataan? 

Henkilötietojasi saa käyttää vain siihen tarkoitukseen, mihin ne on kerätty. Rekisterin tietoja suojataan ulkopuolisilta erilaisin keinoin. Suojaus tarkoittaa, että:

• tilat ja tietojärjestelmät ovat turvallisia
• henkilötietojen käsittely suunnitellaan etukäteen
• tietoja käsittelevän henkilöstön osaaminen varmistetaan ja  
• käydään läpi sopimukselliset keinot henkilötietojen käsittelijöiden kanssa.

Tietojasi käsitellään aina suojatuissa ympäristöissä. Kaikki Järvenpään kaupungin laitteistot ja ohjelmistot on suojattu kaupungin oman ja palvelutoimittajien tietoturvaohjeistusten mukaisesti. Työntekijöillä on vain työtehtävien mukainen käyttöoikeus sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat eri järjestelmiin. Järvenpään kaupunki valvoo käyttöoikeuksia ja salasanat vaihdetaan säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä henkilön käyttöoikeudet poistetaan.

Paperiset äänestyslipukkeet säilytetään äänestyslaatikossa äänestysajan päättymiseen saakka. Tämän jälkeen äänet lasketaan ja lipukkeet hävitetään tietoturvallisesti.

Rekisteröidyn oikeudet