Henkilötietojen käsittely Järvenpään kaupungin yhteisöpalveluissa

Informointiasiakirja päivitetty 6.3.2023
Henkilötietojen käsittely Järvenpään kaupungin yhteisöpalveluissa (pdf)

Rekisterinpitäjä palvelussa

Järvenpään kaupunki, hyvinvointilautakunta
PL 41, 04401 Järvenpää

Rekisterin vastuuhenkilö

Palvelualuejohtaja Kristiina Soots, Hyvinvoinnin palvelualue,
puh. 040 701 5207

Rekisterin yhteyshenkilö

Anne Honkanen
erityisasiantuntija/ esihenkilö
puh. 040 315 3499
sähköposti: anne.honkanen@jarvenpaa.fi

Tässä asiakirjassa kerrotaan, miten henkilötietoja käsitellään Järvenpään kaupungin yhteisöpalveluissa, kun henkilötietojen käsittely on tarpeellista. Osallisuustoimintaa tarjotaan etupäässä nimettömänä.

1. Miksi henkilötietojasi käsitellään Yhteisöpalveluissa

Henkilötietoja käsitellään palvelun tarjoamiseksi ja yhteydenpitämiseksi esim. ryhmätoiminnat, tapahtumatiedottaminen, vapaaehtoisten yhteystiedot, retkille ja tapahtumiin ilmoittautumisissa. Tietoja käsitellään tilavarauksissa ja laskutus asioinneissa Timmi- varausjärjestelmässä. Lisäksi asiakkaan tietoja voidaan käyttää palveluiden suunnitteluun sekä tutkimus- ja tilastotarkoituksiin. Tiedot käsitellään pääsääntöisesti anonyymisoituna.

Kaikesta kerättävästä tiedosta pyydämme suostumuksen. Pyytäessään henkilö voi pyytää omien sähköpostiosoitteiden poistoa. Tietojen käsittely perustuu suostumukseesi. Suostumuksen peruuttaminen tapahtuu ilmoittamalla siitä Myllytien toimintakeskuksen henkilökunnalle.

2. Miten henkilötietojasi käsitellään yhteisöpalveluissa?

Retkille, ryhmäilmoittautumisiin, tiedottamiseen

• nimi
• puhelinnumero
• osoite
• sähköposti
  Yksilöintiä varten.

3. Mistä Järvenpään kaupunki saa palvelussa käsittelemänsä henkilötiedot?

Järvenpään kaupungin käsittelemät henkilötiedot saadaan henkilöltä itseltään.

4. Kuka voi käsitellä henkilötietojasi?

Palveluissa käsiteltävät tiedot ovat salassa pidettäviä (JulkL § 24.1 k 32) ja niitä käsittelevät työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Tietojasi saavat käsitellä ja vastaanottaa vain sellaiset henkilöt, jotka osallistuvat työntekijöinä asiakkaan palvelun toteuttamiseen.

5. Kuuluuko käsittelyyn automaattista päätöksentekoa ja profilointia?

Käsittelyyn ei kuulu automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

6. Luovuttaako kaupunki henkilötietojasi eteenpäin?

Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi. Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointia ja mielipide- tai markkinatutkimusta varten, ellei luovuttamisesta tähän tarkoitukseen ole erikseen säädetty.

Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.

Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointia ja mielipide-tai markkinatutkimusta varten, ellei luovuttamisesta tähän tarkoitukseen ole erikseen säädetty.

7. Siirretäänkö tietojasi EU:n tai ETA- maiden ulkopuolella?

Tietojasi ei käsitellä EU:n tai ETA- maiden ulkopuolella.

8. Kuinka kauan henkilötietojasi säilytetään?

Henkilötietoja säilytetään vain sen aikaa, kun se on käsittelyn kannalta tarpeellista, ellei laista muuta johdu. Henkilötietojen säilytysajat suunnitellaan lainsäädännön perusteella tietosuojaperiaatteita noudattaen. Tietojen säilytysajat kuvataan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmassa tai arkistonmuodostussuunnitelmassa. Säilytysaikaan tässä rekisterissä vaikuttaa tietojen tarpeellisuus asiakkaan tarpeista.

9. Millä tavalla henkilötietojasi suojataan?

Henkilötietojasi saa käyttää vain siihen tarkoitukseen, mihin ne on kerätty. Rekisterin tietoja suojataan ulkopuolisilta erilaisin keinoin. Suojaus tarkoittaa, että:

• tilat ja tietojärjestelmät ovat turvallisia
• henkilötietojen käsittely suunnitellaan etukäteen
• tietoja käsittelevän henkilöstön osaaminen varmistetaan ja
• käydään läpi sopimukselliset keinot henkilötietojen käsittelijöiden kanssa.

Tietojasi käsitellään aina suojatuissa ympäristöissä. Kaikki Järvenpään kaupungin laitteistot ja ohjelmistot on suojattu kaupungin oman ja palvelutoimittajien tietoturvasäännösten mukaisesti. Työntekijöillä on vain työtehtävien mukainen käyttöoikeus sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat eri järjestelmiin. Järvenpään kaupunki valvoo käyttöoikeuksia ja salasanat vaihdetaan säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä henkilön käyttöoikeudet poistetaan.

Kaupungin paperiaineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti niille varattuihin kansioihin. Tietoja säilytetään vain laissa määrätyn ajan ja ne hävitetään, kun ne eivät ole enää tarpeellisia.

Rekisteröidyn oikeudet