Henkilötietojen käsittely Järvenpään kaupungin viljelypalstojen vuokrauksessa

Informointiasiakirja/päivitetty 30.1.2023

Rekisterinpitäjä

Järvenpään kaupunki, kaupunkikehitys
PL 41
04401 Järvenpää

Rekisterin vastuuhenkilö

Tarja Kariniemi
Tonttipäällikkö
Kaupunkikehitys/Maankäyttö
puh. (09) 271 91

Rekisterin yhteyshenkilö

Nina Nyholm
Asiakaspalvelusihteeri
Konsernipalvelut
puh. (09) 271 91
sähköposti: etunimi.sukunimi@jarvenpaa.fi

Tässä asiakirjassa kerrotaan, miten henkilötietojasi käsitellään Järvenpään kaupungissa, jos vuokraat Kaupungin omistaman viljelypalstan. Viljelypalstan voi vuokrata Järvenpäässä asuva kuntalainen.

1. Miksi henkilötietojasi käsitellään viljelypalstan vuokraamisessa ja mikä on tietojen käsittelyperuste?

Tietojasi käsitellään viljelypalstan vuokraamiseen ja siihen liittyvien maksujen käsittelyyn.

Tietosuoja-asetuksen mukaisena käsittelyperusteena on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen artikla 6 kohta 1 b ja e. Kaupunkikehityksen päätöksellä kaupunki vuokraa viljelypalstoja kuntalaisille. Viljelypalstan vuokraaja tekee sopimuksen kaupungin kanssa.

2. Mitä henkilötietojasi käsitellään viljelypalstan vuokrauksessa?

Paikan vuokraamiseksi, kuntalaisuuden varmistamiseksi ja laskujen käsittelemiseksi

• nimi
• osoite
• puhelinnumero
• sähköposti
• henkilötunnus

3. Mistä Järvenpään kaupunki saa palvelussa käsittelemänsä henkilötiedot?

Järvenpään kaupungin käsittelemät henkilötiedot saadaan varausjärjestelmään syöttämistäsi tiedoista. Väestötietojärjestelmästä tarkastetaan kotikunta.

4. Kuka voi käsitellä henkilötietojasi?

Tietojasi saavat käsitellä ja vastaanottaa vain sellaiset henkilöt, jotka osallistuvat työntekijöinä asiakkaan palvelun toteuttamiseen.

5. Kuuluuko käsittelyyn automaattista päätöksentekoa tai profilointia?

Käsittelyyn ei kuulu automaattista päätöksentekoa.

6. Luovuttaako kaupunki henkilötietojasi eteenpäin?

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.

Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointia ja mielipide- tai markkinatutkimusta varten, ellei luovuttamisesta tähän tarkoitukseen ole erikseen säädetty.

7. Siirretäänkö tietojasi EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle?

Tietojasi ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

8. Kuinka kauan henkilötietojasi säilytetään?

Henkilötietoja säilytetään vain sen aikaa, kun se on käsittelyn kannalta tarpeellista, ellei laista muuta johdu. Henkilötietojen säilytysajat suunnitellaan lainsäädännön perusteella tietosuojaperiaatteita noudattaen. Tietojen säilytysajat kuvataan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmassa tai arkistonmuodostussuunnitelmassa. 

Viljelypalstan vuokra-aika + kaksi vuotta

Viljelypalstan haku/vaihtovuosi + kaksi vuotta

9. Millä tavalla henkilötietojasi suojataan? 

Henkilötietojasi saa käyttää vain siihen tarkoitukseen, mihin ne on kerätty. Rekisterin tietoja suojataan ulkopuolisilta erilaisin keinoin. Suojaus tarkoittaa, että:

Tietojasi käsitellään aina suojatuissa ympäristöissä. Kaikki Järvenpään kaupungin laitteistot ja ohjelmistot on suojattu kaupungin oman ja palvelutoimittajien tietoturvasäännösten mukaisesti. Työntekijöillä on vain työtehtävien mukainen käyttöoikeus sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat eri järjestelmiin.  Järvenpään kaupunki valvoo käyttöoikeuksia ja salasanat vaihdetaan säännöllisesti.  Työsuhteen päättyessä henkilön käyttöoikeudet poistetaan.

Kaupungin paperiaineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti niille varattuihin kansioihin. Tietoja säilytetään vain laissa määrätyn ajan ja ne hävitetään, kun ne eivät ole enää tarpeellisia.

Rekisteröidyn oikeudet