Henkilötietojen käsittely Järvenpään kaupungin postituspalvelussa

Informointiasiakirja päivitetty 24.1.2024

Henkilötietojen käsittely Järvenpään kaupungin postituspalvelussa (pdf)

Tässä asiakirjassa kerrotaan, miten henkilötietojasi käsitellään, kun Järvenpään kaupunki käyttää ulkoista palveluntarjoajaa erityyppisten päätösasiakirjojen, tiedotteiden ja muiden paperille tulostettavien asiakirjojen lähettämiseen saajalle. Kerromme myös, mitä henkilötietojesi käsittelyyn liittyviä oikeuksia sinulla on ja miten voit halutessasi käyttää niitä.

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Rekisterinpitäjä
Järvenpään kaupunki
PL 41 (Sibeliuksenkatu 8)
00400 Järvenpää

Vastuuyksikkö ja yhteyshenkilö (yleisiä kysymyksiä varten)
Järvenpään kaupungin hallintopalvelut
Topi Luostarinen
hallintopalvelupäällikkö
(09) 27 191 (vaihde)
topi.luostarinen@jarvenpaa.fi

Tietopyynnöt ja muut rekisteröidyn oikeudet:
Järvenpään kaupunki
Kirjaamo
PL 41
04401 Järvenpää
https://turvaposti.jarvenpaa.fi/

2. Miksi henkilötietojasi käsitellään ulkoistetussa postituspalvelussa?

Päätösasiakirjojen, tiedotteiden ja muiden paperille tulostettavien asiakirjojen lähettäminen saajalle on keskeinen osa useissa Järvenpään kaupungin eri toimialueilla tapahtuvissa prosesseissa. Järvenpään kaupunki hoitaa osan tulostuksesta, kuorituksesta ja postituksesta itse omalla henkilökunnalla ja omista toimitiloistaan käsin, mutta kaupunki voi toimintaansa tehostaakseen käyttää myös ulkoistettua palveluntarjoajaa. Tietoa siitä, missä toiminnoissa kaupunki hoitaa tulostuksen, kuorituksen ja postituksen itse ja missä se käyttää palveluntarjoajaa, saa tähän informointiasiakirjaan merkityltä vastuuhenkilöltä.

3. Mitä henkilötietojasi käsitellään ulkoistetussa postituspalvelussa?

Ulkoistetussa tulostus-, kuoritus- ja postituspalvelussa käsitellään samoja kirjekuoren päälle tulostettavia henkilötietoja kuin jos kaupunki hoitaa postituksen itse. Näitä tietoja ovat yleensä:

• etunimi
• sukunimi
• katuosoite
• postinumero
• postitoimipaikka.

Lisäksi tulostettavaan ja postitettavaan asiakirjaan saattaa sisältyä asiaan, asiakirjan luonteeseen ja asian käsittelyyn liittyviä henkilötietoja, joiden sisältö vaihtelee asiayhteyden mukaisesti. Nämä henkilötiedot kuvataan asia- ja palvelukohtaisissa informointiasiakirjoissa.

4. Mikä on henkilötietojesi käsittelyn oikeusperuste?

Henkilötietojen laillisena käsittelyperusteena on sama käsittelyperuste kuin siinä asiassa, johon tulostettavan kirjeen lähettäminen liittyy. Käsittelyperusteet kuvataan asia- ja palvelukohtaisissa informointiasiakirjoissa.

5. Mistä Järvenpään kaupunki saa palvelussa käsittelemänsä henkilötiedot?

Ulkoistetun postituspalveluun tarvittavat henkilötiedot ovat peräisiin siltä palvelualueelta ja siitä toiminnosta, joka vastaa kirjeen lähettämisestä saajalle. Riippuen asiayhteydestä, henkilötietojen alkuperäinen lähde voi olla esimerkiksi prosessin alullepanija (esimerkiksi etuuden hakija), Järvenpään kaupungin omat rekisterit tai muut viranomaiset. Henkilötietojen lähde kuvataan asia- ja palvelukohtaisissa informointiasiakirjoissa.

6. Kuuluuko käsittelyyn automaattista päätöksentekoa tai profilointia?

Emme käytä henkilötietojasi automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

7. Luovuttaako kaupunki henkilötietojasi eteenpäin?

Kun Järvenpään kaupunki käyttää ulkoista palveluntarjoajaa (henkilötietojen käsittelijä) tulostus-, kuoritus- ja postituspalveluun, käytettävä palveluntarjoaja (Posti Messaging Oy) on sitoutunut sopimuksessa siihen, että se käyttää saamiaan henkilötietoja vain sovitun palvelun toteuttamiseen. Se ei luovuta henkilötietoja eteenpäin eikä käytä niitä esimerkiksi suoramarkkinointiin.  

 8. Siirretäänkö tietojasi EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle?

Palveluntarjoaja on sitoutunut sopimuksessa siihen, että tietojasi ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

9. Kuinka kauan henkilötietojasi säilytetään?

Palveluntarjoaja on sitoutunut sopimuksessa siihen, että se tuhoaa henkilötiedot heti, kun se ei enää tarvitse tietoja sovitun palvelun toteuttamiseen.

 10. Millä tavalla henkilötietojasi suojataan? 

Kun Järvenpään kaupunki käyttää ulkoista palveluntarjoajaa erityyppisten päätösasiakirjojen, tiedotteiden ja muiden paperille tulostettavien asiakirjojen lähettämiseen saajalle, palveluntarjoaja on sitoutunut sopimuksessa siihen, että se suojaa ja käsittelee luottamuksellisesti kaikkia saapuvissa dokumenteissa olevia tietoja määritellyissä ympäristöissä, käyttää vain tietojärjestelmiä ja niiden yhteyksiä, jotka on suunniteltu käyttämään soveltuvia turvallisuusominaisuuksia, poistaa kaikki tarpeettomat tiedot, käyttää vain hyväksyttyjä alihankkijoita eikä muuta vastaanotetun materiaalin sisältöä prosessoinnin aikana.  

Kaikki prosessit dokumenttien, datan ja tiedostojen kanssa suorittaa palveluntarjoajan koulutettu henkilökunta, joka on saanut riittävän tietosuojakoulutuksen ja joiden taustat on varmistettu paikallisten turvallisuustarkistusten mukaisesti. Ammattimaisissa datakeskuksissa on huolehdittu ympäristön fyysisestä turvallisuudesta, pääsyoikeuksien hallinnasta, varmuuskopioinnista, salatusta tiedonsiirrosta sekä testatuista jatkuvuus- ja palautumissuunnitelmista.

11. Rekisteröidyn oikeudet

 Sinulla on useita henkilötietojesi käsittelyyn liittyviä oikeuksia, kuten oikeus saada tietoa käsittelystä sekä oikeus tarkastaa ja tarvittaessa oikaista tietosi. Joissakin tapauksissa voit myös saada vastustaa tai saada tietosi poistetuksi (ns. ”oikeus tulla unohdetuksi”).

Kun Järvenpään kaupunki käyttää ulkoista palveluntarjoajaa tulostus-, kuoritus- ja postitustoimintoon, palveluntarjoaja on henkilötietojen käsittelijä. Rekisteröityjen oikeuksien toteuttaminen on rekisterinpitäjän eli Järvenpään kaupungin vastuulla. Jos henkilötietojen käsittelijä saa pyyntöjä rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseksi, se on sitoutunut sopimuksessa välittämään tällaiset pyynnöt rekisterinpitäjälle.

Rekisteröityjen oikeuksien sisällöstä saat lisätietoa Järvenpään kaupungin verkkosivuilta osoitteesta:

/kaupunki-ja-paatoksenteko/asiointi/tietosuoja-jarvenpaan-kaupungilla/jarvenpaan-kaupunki-rekisterinpitajana/rekisteroidyn-oikeudet

Asia- ja palvelukohtaiset informointiasiakirjat löytyvät Järvenpään kaupungin verkkosivuilta:
/kaupunki-ja-paatoksenteko/asiointi/tietosuoja-jarvenpaan-kaupungilla/jarvenpaan-kaupunki-rekisterinpitajana/informointiasiakirjat-palveluittain  

Kaupungin tietosuojavastaavan ajantasaiset yhteystiedot löytyvät kaupungin verkkosivuilta:
/kaupunki-ja-paatoksenteko/asiointi/tietosuoja-jarvenpaan-kaupungilla/tietosuojavastaavan-yhteystiedot