Henkilötietojen käsittely Järvenpään kaupungin päätöksenteossa ja hallintoasioiden käsittelyssä

Informointiasiakirja/päivitetty 20.12.2024
Henkilötietojen käsittely Järvenpään kaupungin päätöksenteossa ja hallintoasioiden käsittelyssä (pdf)

Järvenpään kaupunki tuottaa palveluja kaupunkilaisille palvelualueilla ja niiden työyksiköissä sekä henkilö- ja työnantaja-asiakkaille Keski-Uudenmaan työllisyysalueella. Käsittelemme henkilötietojasi päätöksenteon ja hallintoasioiden käsittelyn yhteydessä.

Tässä asiakirjassa kerromme, miten henkilötietojasi käsitellään päätöksenteon ja hallintoasioiden käsittelyn yhteydessä. Tiedot tallentuvat Järvenpään kaupungin päätöksentekojärjestelmään ja asianhallintajärjestelmään.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Järvenpään kaupunki
PL 41
04401 Järvenpää

Vastuuyksikkö ja yhteyshenkilö (yleisiä kysymyksiä varten):

Kehittämispäällikkö Anne Alakallaanvaara, kirjaamo@jarvenpaa.fi

Tietopyynnöt ja muut rekisteröidyn oikeudet:

Järvenpään kaupunki
Kirjaamo
PL 41
04401 Järvenpää 
https://turvaposti.jarvenpaa.fi/

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Käsittelemme asiakkaiden, henkilökunnan ja luottamushenkilöiden henkilötietoja. Alta löydät tarkemman kuvauksen siitä, mitä tarkoitusta varten keräämme, tallennamme, tai muuten käsittelemme henkilötietojasi. Tietojasi ei käsitellä muunlaisiin kuin alla kuvattuihin tarkoituksiin.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset:

Päätöksenteko ja hallintoasioiden käsittely

Päätöksenteossa ja hallintoasioiden käsittelyn yhteydessä syntyy ja käsitellään henkilötietojasi siinä laajuudessa kuin se on tarpeen hallintoasioiden hoitamiseksi. Tiedot tallennetaan asianhallintajärjestelmään, jonka avulla hallintoasioita käsitellään ja päätetään. Järjestelmän avulla hoidetaan myös tietopalvelua. Lisäksi valtuuston kokoukset striimataan verkkoon Youtube-kanavalle.

3. Käsiteltävät henkilötiedot

Päätöksenteko ja hallintoasioiden käsittely

Henkilötietojen tallentaminen ja säilyttäminen tapahtuu pääasiallisesti asianhallinta- ja päätöksentekojärjestelmässä.  Käsiteltäviä henkilötietoja ovat:

• Sukunimi ja etunimi
• Henkilötunnus
• Osoite
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite
• Tieto palvelujen asiakkuudesta

Lisäksi rekisterissä on asian tai asiakkuuden käsittelyn yhteydessä saapuneiden ja syntyneiden asiakirjojen sisältämät henkilötiedot. Asiakirjat voivat sisältää myös erityisiä henkilötietoja, kuten terveystietoja.

Päätöksentekoon liittyvässä valmistelussa ja päätöksenteossa tallennetaan tiedot toimielinten jäsenistä ja varajäsenistä sekä päätöksenteon valmistelijoista ja päättäjistä:

• Sukunimi ja etunimi
• Toimielin
• Puolue
• Valtuustoryhmä

Valtuuston kokousten striimaamisen yhteydessä käsiteltävät henkilötiedot:

• Nimi
• Videokuva ja ääni kokoukseen osallistuvista henkilöistä
• Kokouksessa käytävä ja keskustelu ja käsiteltävät päätökset voivat sisältää henkilötietoja

Asianhallintajärjestelmän käyttäjähallintaan tallennetaan henkilöstön tiedot järjestelmän käyttöoikeuksien hallinnoimiseksi

• Sukunimi ja etunimi
• Titteli
• Sähköpostiosoite

Sopimushallintaan tallennetaan sopimuskumppanin tiedot

• Yrityksen/ palveluntuottajan nimi, esim. toiminimi
• Yhteyshenkilön sukunimi ja etunimi
• Yhteystiedot

Vaaleihin liittyvissä asioissa järjestelmään tallennetaan ehdokkaan

• Sukunimi ja etunimi
• Puolue

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet ovat:

Oikeusperuste sopimus

Solmiessasi sopimuksen Järvenpään kaupungin kanssa, perustuu henkilötietojesi käsittely tähän sopimukseen. Sopimusta solmittaessa tarvitsemme esimerkiksi nimesi ja yhteystietosi sopimuksen täytäntöön panemiseksi.

Oikeusperuste lakisääteinen velvoite:

Järvenpään kaupungin toiminnan järjestäminen perustuu laissa (kuntalaki 410/2015) määriteltyihin tehtäviin. Käsitellessämme henkilötietojasi päätöksenteossa ja hallintoasioissa, täytämme viranomaisen lakisääteisen velvoitteen (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016, 6.art.) sekä noudatamme muita viranomaistoimintaan yleisesti sovellettavaa lainsäädäntöä, kuten hallintolakia (434/2003), tietosuojalakia (1050/2018), arkistolakia (831/1994) sekä lakia julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019), joka edellyttää asiarekisterin ylläpitoa. 

Erityisiä henkilötietoryhmiä käsittelemme yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 9 artiklan 2 kohdan g alakohdan mukaisesti tärkeää yleistä etua koskevan syyn perusteella lainsäädännön nojalla. Tätä perustetta täydentää tietosuojalain (1050/2018) 6 §:n 1. mom. 2 kohta.

Yleinen etu tai julkisen vallan käyttäminen

Käsittelemme henkilötietojasi palvelujen tai tapahtumien järjestämisen yhteydessä. Yleisen edun mukainen käsittely voi tulla kyseeseen myös silloin, kun tietojasi käsitellään tieteellisen tai historiallisen tutkimuksen tekemiseksi.

5. Henkilötietojen lähde

Käsiteltävät henkilötiedot saadaan sinulta itseltäsi, esimerkiksi laittaessasi hallintoasian vireille, ollessasi sopimuskumppani tai luottamushenkilö sekä palvelussa asiakassuhteen syntymisen yhteydessä. Asiankäsittely saattaa edellyttää henkilötietojen vaihtoa toisen viranomaisen kanssa palvelun toteuttamiseksi.

6. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietoja ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

7. Henkilötietojen siirrot ja luovutukset

Toimielinten julkiset esityslistat ja pöytäkirja sekä viranhaltijapäätökset julkaistaan Järvenpään kaupungin verkkosivuilla Kuntalain (410/2015) mukaisesti.

Valtuuston kokoustilaisuuden kuvaamisessa syntyvä henkilötieto julkaistaan verkossa. Verkossa julkaiseminen on Kuntalain 29 § mukaisen kunnan tiedottamisvelvollisuuden toteuttamista.

Toiminnassamme syntyy asiakirjoja, jotka luokitellaan Julkisuuslaissa julkisiksi viranomaisen asiakirjoiksi. Tämä tarkoittaa, että meillä on velvollisuus pyydettäessä luovuttaa asiakirja eteenpäin kenelle tahansa sitä pyytävälle.  Mikäli jokin julkiseksi luokiteltu asiakirja sisältää henkilötietojasi, myös mukana olevat henkilötietosi tulevat luovutetuiksi asiakirjaa pyytäneelle henkilölle.

Toiminnassamme syntyy muun muassa seuraavia julkisia asiakirjoja, jotka saattavat sisältää henkilötietojasi:

• päätökset ja pöytäkirjat
• sopimukset ja kauppakirjat
• ja muut hallintoasioiden käsittelyssä syntyvät asiakirjat

Osa hallintoasioiden ja päätöksenteon käsittelyn yhteydessä syntyvistä ja käsiteltävistä henkilötiedoistasi on salassa pidettäviä. Salassa pidettäviä ovat viranomaisten julkisuudesta annetun lain 24 §:n mukaan muun muassa kaikki terveydentilaa, turvakieltoa, työhallinnon henkilöasiakkuutta, yksityiselämää ja kokonaisvarallisuutta koskevat tiedot. Salassa pidettäviä tietoja luovutetaan vain asiaomaisen suostumuksella, asianosaiselle pyynnöstä julkisuuslain mukaisesti tai lakiin perustuvan oikeuden nojalla.

Joissakin tapauksissa kaupunki käyttää tehtävien suorittamiseen alihankkijoita. Tällöin alihankkijoille luovutetaan asian käsittelyn kannalta välttämättömät henkilötiedot. Alihankkijoiden kanssa on tehty asianmukaiset sopimukset henkilötietojen käsittelystä ja niiden työntekijöillä on samantasoinen vaitiolovelvollisuus kuin Järvenpään työntekijöillä.

Tietojasi ei luovuteta suoramainontaa, mielipide- tai markkinatutkimusta eikä henkilömatrikkelia tai sukututkimusta varten.

8. Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle

Käsittelemme henkilötietojasi EU/ETA-alueella.

Valtuuston kokousten striimaus toteutetaan Youtube-kanavalla.

9. Henkilötietojen säilytysajat

Henkilötietoja säilytetään vain sen aikaa, kun se on käsittelyn kannalta tarpeellista tai laki velvoittaa säilyttämiseen. Henkilötietojen säilytysajat suunnitellaan niin, ettei tietoja säilytetä pidempään kuin niiden käsittelytarkoituksen kannalta on välttämätöntä.  Joskus lainsäädäntö velvoittaa kuitenkin käsittelemään tietoja pidempään, ja tällöin noudatamme aina lainsäädännön asettamaa säilytysvelvoitetta.  

Päätöksenteossa ja hallintoasioiden käsittelyssä syntyvien ja saapuvien asiakirjojen säilytysaikoja ohjaa kaupungin tiedonohjaussuunnitelma (TOS). Henkilötietojasi säilytetään vain sen aikaa, kun se on käsittelyn kannalta tarpeellista, ellei laista muuta johdu. Henkilötietojen säilytysajat suunnitellaan lainsäädännön perusteella tietosuojaperiaatteita noudattaen. Esimerkiksi toimielinten pöytäkirjat ja keskeiset viranhaltijoiden päätökset säilytetään pysyvästi. Muutoin säilytysajat ovat hallinnonalakohtaisia, tyypillisin säilytysaika on kymmenen vuotta.

Käyttäjähallinnassa on vain käyttäjiä koskeva ajantasainen tieto.

Kaikkien rekisterien ja fyysisten dokumenttien sekä kopioiden säilytysaikoihin sovelletaan voimassa olevia lakeja ja ohjeita.

10. Henkilötietojen suojaus 

Käytämme henkilötietojasi vain alkuperäisen keräämistarkoituksen mukaisesti ja suojaamme henkilötietojasu ulkopuolisilta erilaisin keinoin. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että:

• tilat ja tietojärjestelmät ovat turvallisia
• henkilötietojen käsittely suunnitellaan etukäteen
• tietoja käsittelevän henkilöstön osaaminen varmistetaan ja 
• käydään läpi sopimukselliset keinot henkilötietojen käsittelijöiden kanssa.

Tietojasi käsitellään aina suojatuissa ympäristöissä. Kaikki Järvenpään kaupungin laitteistot ja ohjelmistot on suojattu kaupungin oman ja palvelutoimittajien tietoturvaohjeistusten mukaisesti.

Tietojasi vastaanottavat ja käsittelevät vain sellaiset henkilöt, jotka osallistuvat toimintamme toteuttamiseen. Työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietojasi, ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisuuden sitomia. Työntekijöillä on järjestelmiin henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat, sekä työtehtävien mukaisesti rajatut käyttöoikeudet. Järvenpään kaupunki valvoo käyttöoikeuksia ja salasanat vaihdetaan säännöllisesti.  Työsuhteen päättyessä henkilön käyttöoikeudet poistetaan.

Kaupungin paperiaineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti niille varattuihin kansioihin. Tietoja säilytetään vain laissa määrätyn ajan ja ne hävitetään, kun ne eivät ole enää tarpeellisia.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Tietosuoja-asetuksen mukaisista rekisteröidyn oikeuksista voit lukea Järvenpään kaupungin verkkosivuilta:

/kaupunki-ja-paatoksenteko/asiointi/tietosuoja-jarvenpaan-kaupungilla/jarvenpaan-kaupunki-rekisterinpitajana/rekisteroidyn-oikeudet

 Verkkosivuilla ovat myös ohjeet rekisteröityjen oikeuksien käyttämiseksi.