Henkilötietojen käsittely Järvenpään kaupungin päätöksenteossa ja hallintoasioiden käsittelyssä

Informointiasiakirja/päivitetty 9.2.2023
Henkilötietojen käsittely Järvenpään kaupungin päätöksenteossa ja hallintoasioiden käsittelyssä (pdf)

Järvenpään kaupunki tuottaa palveluja kaupunkilaisille palvelualueilla ja niiden työyksiköissä. Käsittelemme henkilötietojasi päätöksenteon ja hallintoasioiden käsittelyn yhteydessä.

Tässä asiakirjassa kerromme, miten henkilötietojasi käsitellään Järvenpään kaupungilla päätöksenteon ja hallintoasioiden käsittelyn yhteydessä sekä siitä, mitä henkilötietojesi käsittelyyn liittyviä oikeuksia sinulla on ja miten voit halutessasi käyttää niitä.

Jos sinulla on henkilötietojen käsittelyyn liittyviä yleisiä kysymyksiä, voit ottaa yhteyden rekisterin yhteyshenkilöön.

Mikäli haluat tehdä omia tietojasi koskevan tietopyynnön tai muuten käyttää oikeuksiasi rekisteröitynä, voit toimittaa tietopyynnön kaupungin kirjaamoon (yhteystiedot alla). Löydät lisätietoja oikeuksistasi ja niiden käyttämisestä tämän selosteen lopusta kohdasta ”Mitä oikeuksia minulla on rekisteröitynä? Kuinka voin käyttää niitä?”.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Järvenpään kaupunki
PL 41
04401 Järvenpää

Vastuuyksikkö ja yhteyshenkilö (yleisiä kysymyksiä varten):

Kehittämispäällikkö Anne Alakallaanvaara, kirjaamo@jarvenpaa.fi

Tietopyynnöt ja muut rekisteröidyn oikeudet:

Järvenpään kaupunki
Kirjaamo
PL 41
04401 Järvenpää 
https://turvaposti.jarvenpaa.fi/

2. Miksi henkilötietojasi käsitellään Järvenpään kaupungilla päätöksenteossa ja hallintoasioiden käsittelyssä?

Käsittelemme asiakkaiden, henkilökunnan ja luottamushenkilöiden henkilötietoja. Alta löydät tarkemman kuvauksen siitä, mitä tarkoitusta varten keräämme, tallennamme, tai muuten käsittelemme henkilötietojasi. Tietojasi ei käsitellä muunlaisiin kuin alla kuvattuihin tarkoituksiin.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset:

Päätöksenteko ja hallintoasioiden käsittely

Päätöksenteossa ja hallintoasioiden käsittelyn yhteydessä syntyy ja käsitellään henkilötietojasi siinä laajuudessa kuin se on tarpeen hallintoasioiden hoitamiseksi. Tiedot tallennetaan asianhallintajärjestelmään, jonka avulla hallintoasioita käsitellään ja päätetään. Järjestelmän avulla hoidetaan myös tietopalvelua. Lisäksi valtuuston kokoukset striimataan verkkoon Quickchannel kanavalle.

3. Mitä henkilötietojasi käsitellään Järvenpään kaupungilla päätöksenteossa ja hallintoasioiden käsittelyssä?

A) Päätöksenteko ja hallintoasioiden käsittely

Henkilötietojen tallentaminen ja säilyttäminen tapahtuu pääasiallisesti asianhallinta- ja päätöksentekojärjestelmässä.  Käsiteltäviä henkilötietoja ovat:

• Sukunimi ja etunimi
• Henkilötunnus
• Osoite
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite

Päätöksentekoon liittyvässä valmistelussa ja päätöksenteossa tallennetaan tiedot toimielinten jäsenistä ja varajäsenistä sekä päätöksenteon valmistelijoista ja päättäjistä:

• Sukunimi ja etunimi
• Toimielin
• Puolue
• Valtuustoryhmä

Valtuuston kokousten striimaamisen yhteydessä käsiteltävät henkilötiedot:

• Nimi
• Videokuva ja ääni kokoukseen osallistuvista henkilöistä
• Kokouksessa käytävä ja keskustelu ja käsiteltävät päätökset voivat sisältää henkilötietoja

Asianhallintajärjestelmän käyttäjähallintaan tallennetaan henkilöstön tiedot järjestelmän käyttöoikeuksien hallinnoimiseksi

• Sukunimi ja etunimi
• Titteli
• Sähköpostiosoite

Sopimushallintaan tallennetaan sopimuskumppanin tiedot

• Yrityksen/ palveluntuottajan nimi, esim. toiminimi
• Yhteyshenkilön sukunimi ja etunimi
• Yhteystiedot

Vaaleihin liittyvissä asioissa järjestelmään tallennetaan ehdokkaan

• Sukunimi ja etunimi
• Puolue

B) Tilastointi

Emme kerää tilastointitarkoituksiin henkilötietojasi.

4. Mikä on henkilötietojeni käsittelyn oikeusperuste?

Tietosuojalainsäädäntö edellyttää, että kaikki henkilötietojen käsittely pohjautuu yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisiin oikeusperusteisiin. Mahdollisia oikeusperusteita ovat suostumus, sopimus, lakisääteinen velvoite, elintärkeä etu, yleinen etu/julkisen vallan käyttäminen, sekä oikeutettu etu.

Me käsittelemme henkilötietojasi seuraavien oikeusperusteiden nojalla:

A) Sopimus

Kun solmit sopimuksen Järvenpään kaupungin kanssa, perustuu henkilötietojesi käsittely tähän sopimukseen. Sopimusta solmittaessa tarvitsemme esimerkiksi nimesi ja yhteystietosi sopimuksen täytäntöön panemiseksi.

B) Lakisääteinen velvoite

Järvenpään kaupungin toiminnan järjestäminen perustuu laissa (kuntalaki 410/2015) määriteltyihin tehtäviin. Käsitellessämme henkilötietojasi kaupungin päätöksenteossa ja hallintoasioissa, täytämme viranomaisen lakisääteisen velvoitteen (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016, 6.art.) sekä noudatamme muita viranomaistoimintaan yleisesti sovellettavaa lainsäädäntöä, kuten hallintolakia (434/2003), tietosuojalakia (1050/2018), arkistolakia (831/1994) sekä lakia julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019), joka edellyttää asiarekisterin ylläpitoa.  

C) Yleinen etu tai julkisen vallan käyttäminen

Käsittelemme henkilötietojasi palvelujen tai tapahtumien järjestämisen yhteydessä. Yleisen edun mukainen käsittely voi tulla kyseeseen myös silloin, kun tietojasi käsitellään tieteellisen tai historiallisen tutkimuksen tekemiseksi.

5. Mistä Järvenpään kaupunki saa palvelussa käsittelemänsä henkilötiedot?

Saamme käsittelemämme henkilötiedot pääasiassa sinulta itseltäsi esimerkiksi laittaessasi hallintoasian vireille, ollessasi sopimuskumppani tai luottamushenkilö. Asian käsittely saattaa edellyttää henkilötietojen vaihtoa toisen viranomaisen kanssa palvelun toteuttamiseksi.

6. Kuuluuko käsittelyyn automaattista päätöksentekoa tai profilointia?

Emme käytä henkilötietojasi profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

7. Luovuttaako kaupunki henkilötietojani eteenpäin?

Toimielinten julkiset esityslistat ja pöytäkirja sekä viranhaltijapäätökset julkaistaan Järvenpään kaupungin verkkosivuilla Kuntalain (410/2015) mukaisesti.

Valtuuston kokoustilaisuuden kuvaamisessa syntyvä henkilötieto julkaistaan verkossa. Verkossa julkaiseminen on Kuntalain 29§ mukaisen kunnan tiedottamisvelvollisuuden toteuttamista.

Toiminnassamme syntyy asiakirjoja, jotka luokitellaan Julkisuuslaissa julkisiksi viranomaisen asiakirjoiksi. Tämä tarkoittaa, että meillä on velvollisuus pyydettäessä luovuttaa asiakirja eteenpäin kenelle tahansa sitä pyytävälle.  Mikäli jokin julkiseksi luokiteltu asiakirja sisältää henkilötietojasi, myös mukana olevat henkilötietosi tulevat luovutetuiksi asiakirjaa pyytäneelle henkilölle.

Toiminnassamme syntyy muun muassa seuraavia julkisia asiakirjoja, jotka saattavat sisältää henkilötietojasi:

• päätökset ja pöytäkirjat
• sopimukset ja kauppakirjat
• ja muut hallintoasioiden käsittelyssä syntyvät asiakirjat

Osa hallintoasioiden ja päätöksenteon käsittelyn yhteydessä syntyvistä ja käsiteltävistä henkilötiedoistasi on salassa pidettäviä. Salassa pidettäviä ovat viranomaisten julkisuudesta annetun lain 24 §:n mukaan muun muassa kaikki terveydentilaa, turvakieltoa, yksityiselämää ja kokonaisvarallisuutta koskevat tiedot.

Tietojasi ei luovuteta suoramainontaa, mielipide- tai markkinatutkimusta eikä henkilömatrikkelia tai sukututkimusta varten.

8. Siirretäänkö tietojani EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle?

Käsittelemme henkilötietojasi EU/ETA-alueella, emmekä muutenkaan siirrä tai lähetä niitä näiden maiden ulkopuolelle.

Valtuuston kokousten striimaus toteutetaan Quickchannel-kanavalla.

9. Kuinka kauan henkilötietojani säilytetään?

Henkilötietoja säilytetään vain sen aikaa, kun se on käsittelyn kannalta tarpeellista tai laki velvoittaa säilyttämiseen. Henkilötietojen säilytysajat suunnitellaan niin, ettei tietoja säilytetä pidempään kuin niiden käsittelytarkoituksen kannalta on välttämätöntä.  Joskus lainsäädäntö velvoittaa kuitenkin käsittelemään tietoja pidempään, ja tällöin noudatamme aina lainsäädännön asettamaa säilytysvelvoitetta.  

Päätöksenteossa ja hallintoasioiden käsittelyssä syntyvien ja saapuvien asiakirjojen säilytysaikoja ohjaa kaupungin tiedonohjaussuunnitelma (TOS). Henkilötietojasi säilytetään vain sen aikaa, kun se on käsittelyn kannalta tarpeellista, ellei laista muuta johdu. Henkilötietojen säilytysajat suunnitellaan lainsäädännön perusteella tietosuojaperiaatteita noudattaen. Esimerkiksi toimielinten pöytäkirjat ja keskeiset viranhaltijoiden päätökset säilytetään pysyvästi. Muutoin säilytysajat ovat hallinnonalakohtaisia, tyypillisin säilytysaika on kymmenen vuotta.

Käyttäjähallinnassa on vain käyttäjiä koskeva ajantasainen tieto.

Kaikkien rekisterien ja fyysisten dokumenttien sekä kopioiden säilytysaikoihin sovelletaan voimassa olevia lakeja ja ohjeita.

10. Millä tavalla henkilötietojasi suojataan? 

Käytämme henkilötietojasi vain alkuperäisen keräämistarkoituksen mukaisesti ja suojaamme henkilötietojasi ulkopuolisilta erilaisin keinoin. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että:

Tietojasi käsitellään aina suojatuissa ympäristöissä. Kaikki Järvenpään kaupungin laitteistot ja ohjelmistot on suojattu kaupungin oman ja palvelutoimittajien tietoturvasäännösten mukaisesti.

Tietojasi vastaanottavat ja käsittelevät vain sellaiset henkilöt, jotka osallistuvat toimintamme toteuttamiseen. Työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietojasi, ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisuuden sitomia. Työntekijöillä on järjestelmiin henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat, sekä työtehtävien mukaisesti rajatut käyttöoikeudet. Järvenpään kaupunki valvoo käyttöoikeuksia ja salasanat vaihdetaan säännöllisesti.  Työsuhteen päättyessä henkilön käyttöoikeudet poistetaan.

Työtehtävien mukaista rekisterin käyttöä ja käytön yritystä valvotaan lokitietojen avulla. Asianhallintajärjestelmän lokitus kerää tietoa järjestelmässä tehdyistä toimenpiteistä, asioiden ja asiakirjojen tallentamisesta sekä tietojen päivittämisestä. Tallennus- ja päivitystietoihin tallentuu työntekijän nimi (etu- ja sukunimet) ja tallennuksen tai muutoksen ajankohta (päivämäärä, kellonaika).

Kaupungin paperiaineistot säilytetään lukituissa tiloissa. Tietoja säilytetään Järvenpään kaupungin tiedonohjaussuunnitelmassa määritellyn ajan mukaisesti ja ne hävitetään, kun ne eivät ole enää tarpeellisia.

11. Mitä oikeuksia minulla on rekisteröitynä? Kuinka voin käyttää niitä?

Sinulla on useita henkilötietojesi käsittelyyn liittyviä oikeuksia, kuten oikeus saada tietoa käsittelystä, sekä oikeus tarkastaa ja tarvittaessa oikaista tietosi. Joissakin tapauksissa voit myös vastustaa tietojen käsittelyä tai saada tietosi poistetuksi (ns. ”oikeus tulla unohdetuksi”).

Oikeuksien käyttäminen on ilmaista. Jos kuitenkin teet pyyntöjä jatkuvasti tai pyyntöäsi voidaan muuten pitää perusteettomina tai kohtuuttomina, saatamme kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta tai periä sinulta kohtuullisen käsittelymaksun. Tällaisessa tilanteessa ilmoitamme maksullisuudesta sinulle aina etukäteen.

Alta löydät yhteystiedot oikeuksiesi käyttämiseksi, sekä tarkemman kuvauksen siitä, millaisia oikeuksia sinulla on.

Mikäli sinulla on yleisiä kysymyksiä liittyen hallintoasioiden käsittelyyn ja päätöksentekoon liittyen oikeuksiisi, ota yhteyttä yhteyshenkilöön.

Mikäli haluat tarkastaa tietosi tai muuten käyttää oikeuksiasi, voit toimittaa tietopyynnön meille postitse tai turvasähköpostilla:

Järvenpään kaupunki
Kirjaamo
PL 41
04401 Järvenpää 

Yksityisyytesi ja tietojesi turvallisuuden varmistamiseksi varmistamme henkilöllisyytesi aina ennen tietojen luovuttamista sinulle.

Tarkempi kuvaus oikeuksistasi:

Tarkastus- ja oikaisuoikeus 

Sinulla on oikeus tarkastaa, mitä henkilötietojasi käsittelemme, tai vaihtoehtoisesti saada varmistus siitä, ettemme käsittele henkilötietojasi lainkaan. Mikäli käsittelemämme henkilötietosi ovat mielestäsi virheellisiä, epätarkkoja tai puutteellisia, voit tehdä meille oikaisu- tai täydennyspyynnön.

Oikeus peruuttaa suostumus 

Henkilötietojen käsittelyn perustuessa suostumukseesi, sinulla on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksesi. Mikäli peruutat suostumuksesi, lopetamme henkilötietojesi käsittelyn siltä osin, kun se on perustunut suostumukseesi. Erityistilanteissa esimerkiksi laki saattaa kuitenkin velvoittaa meitä edelleen säilyttämään joitain henkilötietoja, vaikka ne olisi alun perin kerätty suostumuksesi perusteella.

Oikeus tietojen poistamiseen 

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus tulla unohdetuksi. Poistamme tiedot myös, jos henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen ja peruutat suostumusesi tai jos vastustat henkilötietojasi käsittelyä, ellei käsittelylle ole muuta perustetta. Kuitenkin työsuhteeseen liittyvien tietojen osalta työnantajaa velvoittavat samat velvoitteet kuin kohdassa ”Oikeus peruuttaa suostumus”. 

Oikeus rajoittaa tai vastustaa käsittelyä

Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia käsittelyn väliaikaista rajoittamista. Väliaikainen rajoittaminen tarkoittaa, että säilytämme tietosi, muttemme poista tai muulla tavoin käsittele niitä. Tällainen tilanne saattaa syntyä esimerkiksi, jos tietojen oikeellisuudesta on erimielisyyttä ja oikeellisuuden selvittämisprosessi on kesken, tai mikäli tarvitset tietoja esimerkiksi oikeudenkäyntiä varten.

Tietyissä tilanteissa sinulla on myös oikeus vastustaa henkilötietojasi käsittelyä kokonaan. Voit esimerkiksi milloin tahansa kieltää tilaamasi uutiskirjeen tai muun sinuun kohdistetun suoramarkkinoinnin.

Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi 

Sinulla on oikeus vaatia, että sinua koskevat päätökset tekee ihminen, eikä esimerkiksi automaattinen tietokonealgoritmi. Emme käytä automaattista päätöksentekoa toiminnassamme, joten tämän oikeuden toteutumista ei tarvitse erikseen vaatia.

Oikeus siirtää tietoja järjestelmästä toiseen 

Voit pyytää henkilötietojesi siirtoa, jolloin toimitamme sinulle henkilötietosi koneluettavassa muodossa, jotta voit säilyttää niitä itse tai siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle (esim. toiselle palveluntarjoajalle). Mikäli se on teknisesti mahdollista, siirrämme tietojasi myös suoraan toiselle rekisterinpitäjälle pyynnöstäsi. Siirto-oikeus koskee vain tilanteita, joissa käsittelemme henkilötietojasi suostumuksesi tai sopimukseen perustuen ja koskee vain sellaisia tietoja, joita olet itse toimittanut meille. 

Valitusoikeus 

Yllä mainittujen oikeuksien lisäksi sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojesi käsittelystä. Suomen valvontaviranomaisena toimii Tietosuojavaltuutetun toimisto: www.tietosuoja.fi  

Kaupungin tietosuojavastaavan ajantasaiset yhteystiedot löytyvät kaupungin verkkosivuilta:

www.jarvenpaa.fi/kaupunki-ja-paatoksenteko/asiointi/tietosuoja-jarvenpaan-kaupungilla