Henkilötietojen käsittely Järvenpään kaupungin digitaalisessa säilytysjärjestelmässä

informointiasiakirja päivitetty 13.10.2023
Henkilötietojen käsittely Järvenpään kaupungin digitaalisessa säilytysjärjestelmässä (pdf)

Järvenpään kaupungilla pitkäaikaisesti ja pysyvästi säilytettävät sähköiset asiakirjat ja asiakirjalliset aineistot tallennetaan sähköiseen säilytysjärjestelmään (jälj. Digiarkisto). Tähän digiarkistoon asiakirjat siirtyvät kaupungin käytössä olevista operatiivisista järjestelmistä ja sinne myös tuotetaan asiakirjoja digitoimalla niitä arkistoista eri valintaperusteita käyttäen.

Tässä asiakirjassa kerromme, miten henkilötietojasi käsitellään Järvenpään kaupungilla digitaalisessa säilytysjärjestelmässä sekä siitä, mitä henkilötietojesi käsittelyyn liittyviä oikeuksia sinulla on ja miten voit halutessasi käyttää niitä.

Jos sinulla on henkilötietojen käsittelyyn liittyviä yleisiä kysymyksiä, voit ottaa yhteyden rekisterin yhteyshenkilöön.

Mikäli haluat tehdä omia tietojasi koskevan tietopyynnön tai muuten käyttää oikeuksiasi rekisteröitynä, voit toimittaa tietopyynnön kaupungin kirjaamoon (yhteystiedot alla). Löydät lisätietoja oikeuksistasi ja niiden käyttämisestä tämän selosteen lopusta kohdasta ”Mitä oikeuksia minulla on rekisteröitynä? Kuinka voin käyttää niitä?”.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Rekisterinpitäjä                                                                                                                    
Järvenpään kaupunki
PL 41
04401 Järvenpää 

Vastuuyksikkö ja yhteyshenkilö (yleisiä kysymyksiä varten):
Anne Alakallaanvaara
Kehittämispäällikkö, kirjaamo ja asiakirjahallinto
kirjaamo@jarvenpaa.fi

Tietopyynnöt ja muut rekisteröidyn oikeudet:

Järvenpään kaupunki
Kirjaamo
PL 41
04401 Järvenpää 
https://turvaposti.jarvenpaa.fi/

2. Miksi henkilötietojasi käsitellään tai säilytetään Järvenpään kaupungin Digiarkistossa?

Digiarkistossa käsittelemme ja säilytämme arkistointitarkoituksessa sinne eri tietolähteistä siirrettyä pitkäaikaisesti ja pysyvästi säilytettävää asiakirja-aineistoa, joka voi sisältää asiakkaiden, henkilökunnan ja luottamushenkilöiden henkilötietoja. Asiakirjojen arkistointia ohjaavat lainsäädäntö sekä arkistolaitoksen määräykset ja tiedonhallintalautakunnan suositukset.   

3. Mitä henkilötietojasi käsitellään Järvenpään kaupungin Digiarkistossa?

Järvenpään kaupunki käsittelee laajasti henkilötietoja eri palveluissa ja niiden tietojärjestelmissä. Arkistointivaiheessa osa henkilötiedoista siirretään tietojärjestelmistä Digiarkistoon.

Siirrettäviä henkilötietoja ovat:

• Sukunimi ja etunimi
• Henkilötunnus
• Osoite
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite

Järvenpään kaupungin verkkosivuilla voi tarkistaa palvelukohtaisesti, mitä henkilötietojasi käsitellään eri palveluissa, jotka hyödyntävät digiarkistoa.

Digiarkiston käyttäjistä säilytetään:

• Sähköpostiosoite

4. Mikä on henkilötietojeni käsittelyn oikeusperuste?

Tietosuojalainsäädäntö edellyttää, että kaikki henkilötietojen käsittely pohjautuu yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisiin oikeusperusteisiin. Mahdollisia oikeusperusteita ovat suostumus, sopimus, lakisääteinen velvoite, elintärkeä etu, yleinen etu/julkisen vallan käyttäminen, sekä oikeutettu etu.

Me käsittelemme henkilötietojasi seuraavien oikeusperusteiden nojalla:

A) Lakisääteinen velvoite

Järvenpään kaupungin toiminnan järjestäminen perustuu laissa (kuntalaki 410/2015) määriteltyihin tehtäviin. Arkistoidessamme henkilötietoja sisältäviä asiakirjoja täytämme viranomaisen lakisääteisen velvoitteen (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016, 6.art.) ja tietosuojalakia (1050/2018), arkistolakia (831/1994) sekä lakia julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019), joka edellyttää pysyvästi säilytettävän tietoaineiston sähköistä arkistointia.

C) Yleinen etu tai julkisen vallan käyttäminen

Käsittelemme henkilötietojasi palvelujen tai tapahtumien järjestämisen yhteydessä. Yleisen edun mukainen käsittely voi tulla kyseeseen myös silloin, kun tietojasi käsitellään tieteellisen tai historiallisen tutkimuksen tekemiseksi.

5. Mistä Järvenpään kaupunki saa Digiarkistossa käsittelemänsä henkilötiedot?

Saamme käsittelemämme henkilötiedot arkistointivaiheessa operatiivisestä tietojärjestelmästä sekä paperiarkistojen digitoinnin yhteydessä.

6. Kuuluuko käsittelyyn automaattista päätöksentekoa tai profilointia?

Emme käytä henkilötietojasi profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

7. Luovuttaako kaupunki henkilötietojani eteenpäin?

Digiarkistossa on asiakirjoja, jotka luokitellaan Julkisuuslaissa julkisiksi viranomaisen asiakirjoiksi. Tämä tarkoittaa, että meillä on velvollisuus pyydettäessä luovuttaa asiakirja eteenpäin kenelle tahansa sitä pyytävälle.  Mikäli jokin julkiseksi luokiteltu asiakirja sisältää henkilötietojasi, myös mukana olevat henkilötietosi tulevat luovutetuiksi asiakirjaa pyytäneelle henkilölle.

Digiarkiston julkisia asiakirjoja, jotka saattavat sisältää henkilötietoja, ovat muun muassa

• päätökset ja pöytäkirjat
• sopimukset ja kauppakirjat
• piirustukset ja suunnitelmat

Tietojasi ei luovuteta suoramainontaa, mielipide- tai markkinatutkimusta varten.

8. Siirretäänkö tietojani EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle?

Käsittelemme henkilötietojasi EU/ETA-alueella, emmekä muutenkaan siirrä tai lähetä niitä näiden maiden ulkopuolelle.

9. Kuinka kauan henkilötietojani säilytetään?

Digiarkistossa säilytettävien asiakirjojen säilytysaikoja ohjaa kaupungin tiedonohjaussuunnitelma (TOS). Arkistolaitos määrää siitä, mitkä kaupungin asiakirjat säilytetään pysyvästi. Muilta osin asiakirjojen säilytysajat pohjautuvat lainsäädäntöön, tiedonhallintalautakunnan suosituksiin ja kaupungin omaan tiedon käyttötarpeeseen. Henkilötietojen säilytysajat suunnitellaan lainsäädännön perusteella tietosuojaperiaatteita noudattaen.

Digiarkistossa säilytetään tyypillisesti pysyvään säilytykseen määrättyjä asiakirjoja ja asiakirjoja, joilla on pitkät säilytysajat. Esimerkiksi toimielinten pöytäkirjat ja keskeiset viranhaltijoiden päätökset säilytetään pysyvästi. Muutoin säilytysajat ovat hallinnonala- tai tehtäväkohtaisia.

Digiarkiston käyttäjähallinnassa säilytetään vain järjestelmän käyttäjiä koskeva ajantasainen tieto.

10. Millä tavalla henkilötietojasi suojataan? 

Käytämme henkilötietojasi vain alkuperäisen keräämistarkoituksen mukaisesti ja suojaamme henkilötietojasi ulkopuolisilta erilaisin keinoin. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että

Tietojasi käsitellään aina suojatuissa ympäristöissä. Kaikki Järvenpään kaupungin laitteistot ja ohjelmistot on suojattu kaupungin oman ja palvelutoimittajien tietoturvasäännösten mukaisesti.

Tietojasi vastaanottavat ja käsittelevät vain sellaiset henkilöt, jotka osallistuvat toimintamme toteuttamiseen. Työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietojasi, ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisuuden sitomia. Työntekijöillä on järjestelmiin henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat, sekä työtehtävien mukaisesti rajatut käyttöoikeudet. Järvenpään kaupunki valvoo käyttöoikeuksia ja salasanat vaihdetaan säännöllisesti.  Työsuhteen päättyessä henkilön käyttöoikeudet poistetaan.

Työtehtävien mukaista rekisterin käyttöä ja käytön yritystä valvotaan lokitietojen avulla. Digiarkiston loki kerää tietoa järjestelmässä tehdyistä toimenpiteistä. Tallennus- ja päivitystietoihin tallentuu työntekijän käyttäjätunnus ja tallennuksen, muutoksen tai katselun ajankohta (päivämäärä, kellonaika) sekä tallennuksen tai muutoksen tyyppi.

11. Mitä oikeuksia minulla on rekisteröitynä? Kuinka voin käyttää niitä?

Sinulla on useita henkilötietojesi käsittelyyn liittyviä oikeuksia, kuten oikeus saada tietoa käsittelystä, sekä oikeus tarkastaa ja tarvittaessa oikaista tietosi. Joissakin tapauksissa voit myös vastustaa tietojen käsittelyä tai saada tietosi poistetuksi (ns. ”oikeus tulla unohdetuksi”).

Oikeuksien käyttäminen on ilmaista. Jos kuitenkin teet pyyntöjä jatkuvasti tai pyyntöäsi voidaan muuten pitää perusteettomina tai kohtuuttomina, saatamme kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta tai periä sinulta kohtuullisen käsittelymaksun. Tällaisessa tilanteessa ilmoitamme maksullisuudesta sinulle aina etukäteen.

Alta löydät yhteystiedot oikeuksiesi käyttämiseksi, sekä tarkemman kuvauksen siitä, millaisia oikeuksia sinulla on.

Mikäli sinulla on yleisiä kysymyksiä liittyen hallintoasioiden käsittelyyn ja päätöksentekoon liittyen oikeuksiisi, ota yhteyttä yhteyshenkilöön.

Mikäli haluat tarkastaa tietosi tai muuten käyttää oikeuksiasi, voit toimittaa tietopyynnön meille postitse tai turvasähköpostilla:

Järvenpään kaupunki
Kirjaamo
PL 41
04401 Järvenpää 

https://turvaposti.jarvenpaa.fi/

Yksityisyytesi ja tietojesi turvallisuuden varmistamiseksi varmistamme henkilöllisyytesi aina ennen tietojen luovuttamista sinulle.

Tarkempi kuvaus oikeuksistasi:

Tarkastus- ja oikaisuoikeus 

Sinulla on oikeus tarkastaa, mitä henkilötietojasi käsittelemme, tai vaihtoehtoisesti saada varmistus siitä, ettemme käsittele henkilötietojasi lainkaan. Mikäli käsittelemämme henkilötietosi ovat mielestäsi virheellisiä, epätarkkoja tai puutteellisia, voit tehdä meille oikaisu- tai täydennyspyynnön.

Oikeus peruuttaa suostumus 

Henkilötietojen käsittelyn perustuessa suostumukseesi, sinulla on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksesi. Mikäli peruutat suostumuksesi, lopetamme henkilötietojesi käsittelyn siltä osin, kun se on perustunut suostumukseesi. Erityistilanteissa esimerkiksi laki saattaa kuitenkin velvoittaa meitä edelleen säilyttämään joitain henkilötietoja, vaikka ne olisi alun perin kerätty suostumuksesi perusteella.

Oikeus tietojen poistamiseen 

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus tulla unohdetuksi. Poistamme tiedot myös, jos henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen ja peruutat suostumuksesi tai jos vastustat henkilötietojesi käsittelyä, ellei käsittelylle ole muuta perustetta. Kuitenkin työsuhteeseen liittyvien tietojen osalta työnantajaa velvoittavat samat velvoitteet kuin kohdassa ”Oikeus peruuttaa suostumus”. 

Oikeus rajoittaa tai vastustaa käsittelyä

Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia käsittelyn väliaikaista rajoittamista. Väliaikainen rajoittaminen tarkoittaa, että säilytämme tietosi, muttemme poista tai muulla tavoin käsittele niitä. Tällainen tilanne saattaa syntyä esimerkiksi, jos tietojen oikeellisuudesta on erimielisyyttä ja oikeellisuuden selvittämisprosessi on kesken, tai mikäli tarvitset tietoja esimerkiksi oikeudenkäyntiä varten.

Tietyissä tilanteissa sinulla on myös oikeus vastustaa henkilötietojasi käsittelyä kokonaan. Voit esimerkiksi milloin tahansa kieltää tilaamasi uutiskirjeen tai muun sinuun kohdistetun suoramarkkinoinnin.

Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi 

Sinulla on oikeus vaatia, että sinua koskevat päätökset tekee ihminen, eikä esimerkiksi automaattinen tietokonealgoritmi. Emme käytä automaattista päätöksentekoa toiminnassamme, joten tämän oikeuden toteutumista ei tarvitse erikseen vaatia.

Oikeus siirtää tietoja järjestelmästä toiseen 

Voit pyytää henkilötietojesi siirtoa, jolloin toimitamme sinulle henkilötietosi koneluettavassa muodossa, jotta voit säilyttää niitä itse tai siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle (esim. toiselle palveluntarjoajalle). Mikäli se on teknisesti mahdollista, siirrämme tietojasi myös suoraan toiselle rekisterinpitäjälle pyynnöstäsi. Siirto-oikeus koskee vain tilanteita, joissa käsittelemme henkilötietojasi suostumuksesi tai sopimukseen perustuen ja koskee vain sellaisia tietoja, joita olet itse toimittanut meille. 

Valitusoikeus 

Yllä mainittujen oikeuksien lisäksi sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojesi käsittelystä. Suomen valvontaviranomaisena toimii Tietosuojavaltuutetun toimisto: www.tietosuoja.fi  

Kaupungin tietosuojavastaavan ajantasaiset yhteystiedot löytyvät kaupungin verkkosivuilta:

www.jarvenpaa.fi/kaupunki-ja-paatoksenteko/asiointi/tietosuoja-jarvenpaan-kaupungilla