Henkilötietojen käsittely Järvenpään kaupungin asuntopalveluissa Ara:n myöntämien korkotukilainakohteiden asukasvalintoihin

Informointiasiakirja/päivitetty 30.1.2023

Henkilötietojen käsittely Järvenpään kaupungin asuntopalveluissa Ara:n myöntämien korkotukilainakohteiden asukasvalintoihin (pdf)

Rekisterinpitäjä asuntopalvelussa
Kaupunkikehitys  
PL 41, 04401 Järvenpää

Rekisterin vastuuhenkilö
Mari Karsio
Erityisasiantuntija
Maanmyynti ja hankekehitys
puh. 040 315 2037

Rekisterin yhteyshenkilö
Nina Nyholm
Asiakaspalvelusihteeri
Kaupunkikehitys
puh. 040 315 2296
sähköposti: etunimi.sukunimi@jarvenpaa.fi

Tässä asiakirjassa kerrotaan, miten henkilötietojasi käsitellään Järvenpään kaupungissa, jos tulet valituksi Ara:n myöntämään korkotuki tuettuun kohteeseen. Järvenpään kaupunki toimii valtion apulaisviranomaisena ja suorittaa jälkikäteisvalvontaa Ara:n korkotukilaina kohteisiin.

1. Miksi henkilötietojasi käsitellään ARAN asukasvalintaraporttien yhteydessä ja mikä on tietojen käsittelyperuste?

Tietojasi käsitellään tarkistaessa ARA:n asettamien kriteerien toteutumista toimijan tekimissä asukasvalintoihin.

Tietosuoja-asetuksen mukaisena käsittelyperusteena on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen artikla 6 kohta 1 b ja e.

2. Mitä henkilötietojasi käsitellään asukasvalinnan tarkistuksessa asuntopalveluissa?

Toimijan toimittamassa asukasvalintaraportissa on valitun asukkaan seuraavat tiedot:

• nimi
• osoite
• henkilötunnus
• hakijan tulot ja varallisuus

3. Mistä Järvenpään kaupunki saa palvelussa käsittelemänsä henkilötiedot?

Järvenpään kaupungin käsittelemät henkilötiedot saadaan toimijoilta, joilla on vuokrattavia asuintaloja ja he saavat ARA:n korkotukilainaa. He toimittavat kuukausittain listan henkilöistä, jotka on valittu asukkaiksi.

4. Kuka voi käsitellä henkilötietojasi?

Tietojasi saavat käsitellä ja vastaanottaa vain sellaiset henkilöt, jotka osallistuvat työntekijöinä ARA:n valvonta tehtäviin.

5. Kuuluuko käsittelyyn automaattista päätöksentekoa tai profilointia?

Käsittelyyn ei kuulu automaattista päätöksentekoa.

6. Luovuttaako kaupunki henkilötietojasi eteenpäin?

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.

Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointia ja mielipide- tai markkinatutkimusta varten, ellei luovuttamisesta tähän tarkoitukseen ole erikseen säädetty.

7. Siirretäänkö tietojasi EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle?

Tietojasi ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

8. Kuinka kauan henkilötietojasi säilytetään?

Henkilötietoja säilytetään vain sen aikaa, kun se on käsittelyn kannalta tarpeellista, ellei laista muuta johdu. Henkilötietojen säilytysajat suunnitellaan lainsäädännön perusteella tietosuojaperiaatteita noudattaen. Tietojen säilytysajat kuvataan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmassa tai arkistonmuodostussuunnitelmassa. 

Asukasvalintalistaa säilytetään 5 vuotta.

9. Millä tavalla henkilötietojasi suojataan? 

Henkilötietojasi saa käyttää vain siihen tarkoitukseen, mihin ne on kerätty. Rekisterin tietoja suojataan ulkopuolisilta erilaisin keinoin. Suojaus tarkoittaa, että:

Tietojasi käsitellään aina suojatuissa ympäristöissä. Kaikki Järvenpään kaupungin laitteistot ja ohjelmistot on suojattu kaupungin oman ja palvelutoimittajien tietoturvasäännösten mukaisesti. Työntekijöillä on vain työtehtävien mukainen käyttöoikeus sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat eri järjestelmiin.  Järvenpään kaupunki valvoo käyttöoikeuksia ja salasanat vaihdetaan säännöllisesti.  Työsuhteen päättyessä henkilön käyttöoikeudet poistetaan.

Kaupungin paperiaineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti niille varattuihin kansioihin. Tietoja säilytetään vain laissa määrätyn ajan ja ne hävitetään, kun ne eivät ole enää tarpeellisia.

Rekisteröidyn oikeudet