Henkilötietojen käsittely hyvinvoinnin kohdeavustusta haettaessa

Informointiasiakirja päivitetty 3.1.2024

Henkilötietojen käsittely hyvinvoinnin kohdeavustusta haettaessa (pdf)

Tässä asiakirjassa kerrotaan, miten käsittelemme henkilötietojasi, kun teet hyvinvoinnin kohdeavustuksen Järvenpään kaupungille Oma Järvenpää -asiointipalvelussa. Kerromme myös, mitä henkilötietojesi käsittelyyn liittyviä oikeuksia sinulla on ja miten voit halutessasi käyttää niitä. Hakemuksen täyttäminen edellyttää tunnistautumista Suomi.fi-palvelun kautta.

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Järvenpään kaupunki
PL 41 (Sibeliuksenkatu 8)
04401 Järvenpää

Vastuuyksikkö ja yhteyshenkilö (yleisiä kysymyksiä varten)

Kulttuuriavustukset:
Pirre Raijas
Kulttuurijohtaja
puh. +358 40 315 2244
pirre.raijas@jarvenpaa.fi

Nuorisoavustukset:
Anu Puro
Nuorisopalvelujen päällikkö
puh. +358 40 315 2223
anu.puro@jarvenpaa.fi

Tietopyynnöt ja muut rekisteröityjen oikeudet:

Järvenpään kaupunki, kirjaamo
PL 41, 04401 Järvenpää
https://turvaposti.jarvenpaa.fi/

Miksi henkilötietojasi käsitellään hakemuksen yhteydessä?

Hakemuksesta tulee käydä ilmi henkilöllisyytesi tietääksemme, kuka hakemuksen on tehnyt. Lisäksi tarvitsemme yhteystietosi toimittaaksemme tiedon viranhaltijapäätöksestä.

Käytämme hakemuksia myös tilastointiin. Tilastointitarkoituksiin kerätyistä hakemuksista on poistettu henkilötiedot.

Mitä henkilötietojasi käsitellään hakemuksen yhteydessä?

Kun teet hakemuksen, saamme sinusta seuraavia tietoja:

• Etunimi
• Sukunimi
• Henkilötunnus
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Kun hakija on yhdistys:
  • yhdistyksen nimi, Y-tunnus ja rekisteröintivuosi
  • yhdistyksen sähköposti ja puhelinnumero
  • projektisuunnitelma ja projektin kustannusarvio
• Kun hakija on työryhmä:
  • työryhmän nimi ja kuvaus
  • työryhmän kokoonpano ansioluetteloineen
  • työryhmän sähköposti ja puhelinnumero
  • projektisuunnitelma ja projektin kustannusarvio
• Kun hakija on yksityishenkilö:
  • projektisuunnitelma ja projektin kustannusarvio
• Maksun vastaanottamista varten tarvittavat tiedot (osoitetiedot, tilinumero)
• Mahdolliset lisätiedot
• Palaute hakuprosessista

Mikä on henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste?

Käsittelemme hakemuksia seuraavilla oikeusperusteilla.

Suostumus

Hakemuksen käsittelyn oikeusperuste on suostumus.

Hakemuksen voi peruuttaa lähettämällä siitä kirjallisen ilmoituksen Järvenpään kaupungin kirjaamoon (yhteystiedot, ks. kappale 1). Ilmoitus lisätään hakemuksen liitteeksi Järvenpään kaupungin asianhallintajärjestelmässä. Peruutetun hakemuksen käsittely keskeytetään asianhallintajärjestelmässä. Hakemuksen tiedot säilytetään kuitenkin 10 vuoden ajan. Hakemus säilyy nähtävilläsi Oma Järvenpään asiointihistoriassa.

Mistä Järvenpään kaupunki saa palvelussa käsittelemänsä henkilötiedot?

Järvenpään kaupunki saa Suomi.fi-tunnistautumisen kautta hakemuksen lähettäjästä seuraavat perustiedot: etunimi, sukunimi, henkilötunnus ja sähköpostiosoite.

Muut tiedot kuten puhelinnumerosi annat itse hakemuksen täyttämisen yhteydessä.

Hakemuksen täyttämisen yhteydessä voit halutessasi antaa hakemuksen käsittelyyn muut yhteystiedot kuin ne, joita haluat käyttää yleisesti asiointipalvelussa.

Kuuluuko käsittelyyn automaattista päätöksentekoa tai profilointia?

Emme käytä henkilötietojasi automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

Luovuttaako kaupunki henkilötietojasi eteenpäin?

Pääsy hyvinvoinnin kohdeavustushakemuksiin on rajattu vain niille Järvenpään kaupungin työntekijöille, joiden työtehtäviin kyseinen asia kuuluu. Hakemuksessa annettuja tietoja käsitellään luottamuksellisesti, eikä tietoja luovuteta eteenpäin.

Siirretäänkö tietojasi EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle?

Tietojasi ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Kuinka kauan henkilötietojasi säilytetään?

Järvenpään kaupunki säilyttää hakemuksia niiden käsittelyn vaatiman ajan, sekä 10 vuotta. Hakemukset näkyvät niiden lähettäjälle Oma Järvenpää -palvelun Asiointihistoria-näkymässä yhtä pitkän ajan. Kun säilyttämiselle määritelty aika on päättynyt, hakemukset ja niihin liittyvät henkilötiedot poistetaan.

Millä tavalla henkilötietojasi suojataan?

Henkilötietojasi saa käyttää vain siihen tarkoitukseen, mihin ne on kerätty. Rekisterin tietoja suojataan ulkopuolisilta erilaisin keinoin. Suojaus tarkoittaa, että:

• tilat ja tietojärjestelmät ovat turvallisia
• henkilötietojen käsittely suunnitellaan etukäteen
• tietoja käsittelevän henkilöstön osaaminen varmistetaan ja
• käydään läpi sopimukselliset keinot henkilötietojen käsittelijöiden kanssa.

Tietojasi käsitellään aina suojatuissa ympäristöissä. Kaikki Järvenpään kaupungin laitteistot ja ohjelmistot on suojattu kaupungin oman ja palvelutoimittajien tietoturvaohjeistusten mukaisesti.

Työntekijöillä on vain työtehtävien mukainen käyttöoikeus, sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat eri järjestelmiin. Järvenpään kaupunki valvoo käyttöoikeuksia ja salasanat vaihdetaan säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä tai työntekijän vaihtaessa työtehtävää toiseen, jossa käyttöoikeuksia ei tarvita, hänen käyttöoikeutensa poistetaan.

Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on useita henkilötietojesi käsittelyyn liittyviä oikeuksia, kuten oikeus saada tietoa käsittelystä, sekä oikeus tarkastaa ja tarvittaessa oikaista tietosi. Joissakin tapauksissa voit myös vastustaa henkilötietojesi käsittelyä tai saada tietosi poistetuksi (ns. ”oikeus tulla unohdetuksi”).

Oikeuksien käyttäminen on yleensä ilmaista. Jos kuitenkin teet pyyntöjä jatkuvasti tai pyyntöäsi voidaan muuten pitää perusteettomina tai kohtuuttomina, saatamme kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta tai periä sinulta kohtuullisen käsittelymaksun. Tällaisessa tilanteessa ilmoitamme maksullisuudesta sinulle kuitenkin aina etukäteen.

Alta löydät yhteystiedot oikeuksiesi käyttämiseksi, sekä tarkemman kuvauksen siitä, millaisia oikeuksia sinulla on.

Voit tarkastaa hakemuksesi sisällön kirjautumalla Oma Järvenpää -palveluun. Hakemukset löytyvät Asiointihistoria-välilehdeltä.

Jos haluat muuten käyttää oikeuksiasi, voit toimittaa tietopyynnön meille postitse tai turvasähköpostilla:

Järvenpään kaupunki, kirjaamo, PL 41, 04401 Järvenpää, https://turvaposti.jarvenpaa.fi/

Yksityisyytesi ja tietojesi turvallisuuden varmistamiseksi varmistamme henkilöllisyytesi aina ennen tietojen luovuttamista sinulle.

Tarkempi kuvaus oikeuksistasi:

Tarkastus- ja oikaisuoikeus

Sinulla on oikeus tarkastaa, mitä henkilötietojasi käsittelemme, tai vaihtoehtoisesti saada varmistus siitä, ettemme käsittele henkilötietojasi lainkaan. Mikäli käsittelemämme henkilötietosi ovat mielestäsi virheellisiä, epätarkkoja tai puutteellisia, voit tehdä meille oikaisu- tai täydennyspyynnön.

Oikeus peruuttaa suostumus

Henkilötietojen käsittelyn perustuessa suostumukseesi, sinulla on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksesi. Mikäli peruutat suostumuksesi, lopetamme henkilötietojesi käsittelyn siltä osin, kun se on perustunut suostumukseesi. Erityistilanteissa esimerkiksi laki saattaa kuitenkin velvoittaa meitä edelleen säilyttämään joitain henkilötietoja, vaikka ne olisi alun perin kerätty suostumuksesi perusteella.

Oikeus tietojen poistamiseen

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus tulla unohdetuksi. Poistamme tiedot myös, jos henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen ja peruutat suostumuksesi tai jos vastustat henkilötietojesi käsittelyä, ellei käsittelylle ole muuta perustetta. Kuitenkin työsuhteeseen liittyvien tietojen osalta työnantajaa velvoittavat samat velvoitteet kuin kohdassa ”Oikeus peruuttaa suostumus”.

Oikeus rajoittaa tai vastustaa käsittelyä

Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia käsittelyn väliaikaista rajoittamista. Väliaikainen rajoittaminen tarkoittaa, että säilytämme tietosi, muttemme poista tai muulla tavoin käsittele niitä. Tällainen tilanne saattaa syntyä esimerkiksi, jos tietojen oikeellisuudesta on erimielisyyttä ja oikeellisuuden selvittämisprosessi on kesken, tai mikäli tarvitset tietoja esimerkiksi oikeudenkäyntiä varten.

Tietyissä tilanteissa sinulla on myös oikeus vastustaa henkilötietojasi käsittelyä kokonaan. Voit esimerkiksi milloin tahansa kieltää tilaamasi uutiskirjeen tai muun sinuun kohdistetun suoramarkkinoinnin.

Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi

Sinulla on oikeus vaatia, että sinua koskevat päätökset tekee ihminen, eikä esimerkiksi automaattinen tietokonealgoritmi. Emme käytä automaattista päätöksentekoa toiminnassamme, joten tämän oikeuden toteutumista ei tarvitse erikseen vaatia.

Oikeus siirtää tietoja järjestelmästä toiseen

Voit pyytää henkilötietojesi siirtoa, jolloin toimitamme sinulle henkilötietosi koneluettavassa muodossa, jotta voit säilyttää niitä itse tai siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle (esim. toiselle palveluntarjoajalle). Mikäli se on teknisesti mahdollista, siirrämme tietojasi myös suoraan toiselle rekisterinpitäjälle pyynnöstäsi. Siirto-oikeus koskee vain tilanteita, joissa käsittelemme henkilötietojasi suostumuksesi tai sopimukseen perustuen ja koskee vain sellaisia tietoja, joita olet itse toimittanut meille.

Valitusoikeus

Yllä mainittujen oikeuksien lisäksi sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojesi käsittelystä. Suomen valvontaviranomaisena toimii Tietosuojavaltuutetun toimisto: www.tietosuoja.fi.