Esiopetuksen informointiasiakirja

Informointiasiakirja päivitetty 1.2.2023

Henkilötietojen käsittely Järvenpään kaupungin varhaiskasvatuspalveluissa esiopetuksen osalta

Tämän asiakirjan tarkoituksena on kertoa, miten lasten ja perheiden henkilötietoja käsitellään Järvenpään kaupungin varhaiskasvatuspalveluissa esiopetuksen osalta sekä siitä, mitä henkilötietojen käsittelyyn liittyviä oikeuksia palvelun käyttäjällä on ja miten niitä voi halutessaan käyttää.

Esiopetus on perusopetuslain mukaista maksutonta, tavoitteellista ja suunnitelmallista opetusta, kasvatusta ja hoitoa. Tavoitteena on edistää ja tukea lapsen kasvu-, kehitys- ja oppimisedellytyksiä sekä mahdollistaa luonteva siirtyminen kouluun.

Esiopetusta järjestetään Järvenpään kunnallisissa päiväkodeissa, joiden ryhmistä osa toimii koulujen tiloissa. Esiopetusta järjestetään myös osassa yksityisiä päiväkoteja ostopalveluna. Järvenpään kaupunki toimii rekisterinpitäjänä yksityisissä palveluissa syntyvien henkilötietojen osalta. Yksityinen palveluntuottaja on henkilötietojen käsittelijä.

Mikäli sinulla on henkilötietojen käsittelyyn liittyviä yleisiä kysymyksiä, voit ottaa yhteyden rekisterin yhteyshenkilöön.

Mikäli haluat tehdä omia tietojasi koskevan tietopyynnön tai muuten käyttää oikeuksiasi rekisteröitynä, voit toimittaa tietopyynnön kaupungin kirjaamoon (yhteystiedot alla).  Löydät lisätietoja oikeuksistasi ja niiden käyttämisestä tämän selosteen lopusta kohdasta ”Mitä oikeuksia minulla on rekisteröitynä? Kuinka voin käyttää niitä?”.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Rekisterinpitäjä varhaiskasvatuspalveluissa                                          
Järvenpään kaupunki
PL 41
04401 Järvenpää

Rekisterin vastuuhenkilöt:

Ulla Lehtonen
vt. varhaiskasvatusjohtaja
Opetuksen ja kasvatuksen palvelualue
p. 0500 819 260

Vastuuyksikkö ja yhteyshenkilöt:
Järvenpään kaupungin varhaiskasvatuspalvelut

Mia Wahlsten
Varhaiskasvatuksen erityisasiantuntija
Opetuksen ja kasvatuksen palvelualue
p. 040 315 2535

Meiju-Leena Heinonen
Varhaiskasvatuksen palvelupäällikkö, yksityinen varhaiskasvatus
Opetuksen ja kasvatuksen palvelualue
p. 040 315 2443

sähköposti: etunimi.sukunimi@jarvenpaa.fi

Tietopyynnöt ja muut rekisteröidyn oikeudet:
Järvenpään kaupunki
Kirjaamo
PL 41
04401 Järvenpää 
https://turvaposti.jarvenpaa.fi/

2. Miksi henkilötietojasi käsitellään esiopetuksessa?

Tietoja käsitellään esiopetuspalveluiden järjestämistä varten. Tietoja tarvitaan esiopetushakemuksessa, palvelusopimuksessa, päätöksessä ja sen tiedoksiannossa, palvelun toteuttamisessa sekä arvioinnissa, seurannassa ja valvonnassa.

3. Mitä henkilötietojasi käsitellään esiopetuksessa?

Rekisteriin tallennetaan tietoja esiopetukseen osallistuvasta lapsesta ja hänen perheestään (huoltajat / vanhemmat ja varhaiskasvatuksessa olevat sisarukset).

Yhteydenpitoa ja asiakkaan yksilöimistä varten käsiteltäviä henkilötietoja ovat

• henkilötunnus
• nimi
• osoite
• puhelinnumerot
• kotikunta
• äidinkieli
• huoltajuustiedot

Muita mahdollisia käsiteltäviä tietoja yhteydenpitoon ovat

• sähköpostiosoitteet
• kansalaisuus
• asiointikieli / tulkkauskieli
• osoitteen turvakielto
• yhteydenottoja varten työpaikka ja työpuhelinnumero

Palvelun järjestämiseen tarvittavia tietoja ovat

• hakemustiedot
• erityistarpeet
• lasten sijoitustiedot
• toimintayksikkötiedot
• arviot ja selvitykset (pedagogiset asiakirjat, varhaiskasvatussuunnitelma)
• kuljetuksen tarpeen määrittelyyn tarvittavat tiedot
• valokuvat (pedagoginen toiminta ja turvallisuus)
• terveystiedot (lääkehoitosuunnitelma)

Suurin osa rekisterin tiedoista on salassa pidettäviä. Salassa pidettäviä ovat viranomaisten julkisuudesta annetun lain 24 §:n (23-25, 30-32) mukaan muun muassa kaikki terveydentilaa, turvakieltoa, yksityiselämää ja varallisuutta koskevat tiedot.

Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja (tietosuoja-asetus 9 art) käsitellään kuten salassa pidettäviä tietoja. Näitä tietoja ovat muun muassa rotu tai etninen alkuperä, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus sekä terveyttä koskevat tiedot.

4. Mikä on henkilötietojeni käsittelyn oikeusperuste?

Tietosuojalainsäädäntö edellyttää, että kaikki henkilötietojen käsittely pohjautuu yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisiin oikeusperusteisiin. Mahdollisia oikeusperusteita on kuusi kappaletta: suostumus, sopimus, lakisääteinen velvoite, elintärkeä etu, yleinen etu/julkisen vallan käyttäminen, sekä oikeutettu etu.

Me käsittelemme henkilötietojasi seuraavien oikeusperusteiden nojalla:

A) Suostumus

Suostumuksen antaminen on aina vapaaehtoista ja voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen tapahtuu DaisyFamilyn kautta tai ilmoittamalla asiasta varhaiskasvatuspalveluihin. Suostumuksen peruuttamisen jälkeen emme enää voi jatkaa sellaista henkilötietojen käsittelyä, joka on nojannut antamaasi suostumukseen. Peruuttaminen ei kuitenkaan vaikuta peruuttamista edeltävän käsittelyn lainmukaisuuteen.

Pyydämme toiminnassa erikseen suostumuksen seuraavissa tilanteissa:

• valokuvauslupaan pedagogista dokumentointia varten
• esiopetuksen sähköisten päätösten tiedoksiantoa varten

B) Sopimus

Ennen jokaisen lapsen esiopetuksen aloitusta laaditaan yhdessä perheen kanssa esiopetuksen palvelusopimus, jossa sovitaan tarkemmin esiopetuksen toteuttamista koskevista asioista. Suurin osa sopimukseen kirjatuista tiedoista on saatu perheen täyttämästä esiopetusilmoituksesta. Sopimukseen kirjataan esimerkiksi

• lapsen ja perheen tietoja
• tieto lapsen varahakijoista
• päivittäiset esiopetuksen järjestämisajat
• esiopetuksessa huomioitavat lapsen kasvun ja kehityksen tukemiseen liittyvät seikat
• ruoka-aineallergiat sekä
• lääkehoitoon liittyvät yksityiskohdat.

C) Lakisääteinen velvoite

Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi, joita ovat Perusopetuslaissa (628/1998) säädettyjen esiopetukseen liittyvien tehtävien hoitaminen.

Erityisten henkilötietojen käsittelyn oikeuttava keskeinen lainsäädäntö

• Perusopetuslaki (628/1998)
• Laki lastensuojelusta (417/2007)
• Lastensuojeluasetus (1010/1983)
• Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999)
• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
• Tietosuojalaki (1050/2018)
• Hallintolaki (434/2003) sekä
• Arkistolaki (831/1994)
• Väestötietolaki 29 §

D) Yleinen etu / julkisen vallan käyttäminen

Erityistilanteissa, kuten oikeusprosesseissa tai viranomaisten tietopyynnöissä, perustuu tietojen käsittely tietosuoja-asetuksen mukaisiin yleisen edun tai julkisen vallan käyttämisen oikeusperusteisiin.

Opetuksen järjestäjällä on salassapitosäännösten estämättä oikeus saada maksutta oppilaan opetuksen järjestämiseksi välttämättömät tiedot varhaiskasvatuksen tai sosiaali- ja terveydenhuollon viranomaiselta, muulta varhaiskasvatuksen, sosiaalipalvelujen tai terveydenhuollon palvelujen tuottajalta sekä terveydenhuollon ammattihenkilöltä. (Perusopetuslaki 628/1998 § 41)

5. Mistä Järvenpään kaupunki saa palvelussa käsittelemänsä henkilötiedot?

Tietoja tulee aina ensisijaisesti pyytää asiakkaalta itseltään. Osa tiedoista syntyy toimintayksikössä työntekijän kirjaamana. Esiopetukseen osallistuvien lasten tiedot ovat pääosin syntyneet jo lapsen varhaiskasvatuksessa olon aikana.

Järvenpään kaupungin käsittelemiä henkilötietoja saadaan ja niitä ylläpidetään asiakkaan ja/tai hänen edustajansa ilmoittamien tietojen perusteella perustuen esiopetuspaikan hakemiseen ja palvelun tuottamiseen. Järvenpään kaupunki hakee henkilötietoja vuosittain kunnan alueella asuvista esiopetusikäisistä lapsista kaupungin piirihahmottelijan avulla. Näin saadaan tieto myös niistä esiopetusikäisistä lapsista, jotka eivät vielä ole varhaiskasvatuksen asiakkaina.

Lainsäädännön perustella voidaan pyytää palvelun järjestämiseksi välttämättömiä tietoja esimerkiksi opetustoimen viranomaisilta, muilta esiopetus-, sosiaali- ja terveydenhuoltopalvelujen tuottajilta, sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiltä sekä muilta viranomaisilta, kuten kunnan maahanmuuttopalveluilta. Tietoja tarkastetaan teknisen käyttöyhteyden avulla myös Väestötietojärjestelmästä.

Kun tietoja saadaan toiselta viranomaiselta, asiasta annetaan tieto asiakkaalle. Asiakkaalla tulee olla tieto, mikäli tiedot hankitaan nimenomaisen lain säännöksen perusteella. Tietojen hankkimisesta ulkopuolisilta tehdään asiakirjaan merkintä.

6. Kuuluuko käsittelyyn automaattista päätöksentekoa tai profilointia?

Emme käytä henkilötietojasi profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

7. Luovuttaako kaupunki henkilötietojani eteenpäin?

Henkilötietojasi ei lähtökohtaisesti luovuteta eteenpäin ulkopuolisten käyttöön. Yksittäisen henkilön tietoja voidaan luovuttaa muille tahoille asiakkaan suostumuksella tai nimenomaisen lain säännöksen perusteella. Jos henkilöllä ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella.

Viranomaisille, joilla on lain nojalla oikeus rekisterin tietoihin, niitä luovutetaan pyynnöstä. Luovutuksen pyytäjän on osoitettava lain kohta, jonka perusteella tietoja pyytää. Tietojen luovutuksesta tulee tehdä merkintä rekisteriin.

Tietoja voidaan luovuttaa myös asiakkaan suostumuksella eri sidosryhmille (esim. neuvola, koulu, sosiaalityö).

Lain valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017 mukaan koulutuksen järjestäjällä on velvollisuus tallentaa esiopetusta koskevat tiedot Opetushallituksen KOSKI-palveluun (Perusopetuksen, lukiokoulutuksen ja ammatillisen koulutuksen valtakunnallinen tietovaranto ja opinto- ja tutkintotietojen luovutuspalvelu). Opetushallituksen KOSKI-palvelun tietosuojaseloste: https://opintopolku.fi/wp/tietosuojaseloste/koski-palvelun-tietosuojaseloste/

Jos esiopetusikäinen lapsi siirtyy toisen opetuksen tai koulutuksen järjestäjän järjestämään opetukseen, toimintaan tai koulutukseen, aikaisemman opetuksen järjestäjän on salassapitosäännösten estämättä viipymättä toimitettava oppilaan opetuksen tai koulutuksen järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot uudelle opetuksen tai koulutuksen järjestäjälle. Vastaavat tiedot voidaan antaa myös uuden opetuksen tai koulutuksen järjestäjän pyynnöstä. (Perusopetuslaki 40 §.) Oppilaan oppilashuoltotyöhön osallistuvilla on oikeus saada toisiltaan ja luovuttaa toisilleen sekä oppilaan opettajalle, rehtorille ja tämän lain mukaisesta opetuksesta ja toiminnasta vastaavalle viranomaiselle oppilaan opetuksen asianmukaisen järjestämisen edellyttämät välttämättömät tiedot. Oppilaan huoltajan tai muun laillisen edustajan yksilöidyllä kirjallisella suostumuksella voidaan opetuksen järjestämisen kannalta välttämättömiä salassa pidettäviä tietoja pyytää myös muilta tahoilta.

Esiopetuksen tehtäviä hoitavalla on salassapitovelvollisuuden estämättä oikeus ilmoittaa poliisille henkeen tai terveyteen kohdistuvan uhkan arviointia ja uhkaavan teon estämistä varten välttämättömät tiedot, jos hän tehtäviä hoitaessaan on saanut tietoja olosuhteista, joiden perusteella hänellä on syytä epäillä jonkun olevan vaarassa joutua väkivallan kohteeksi. (Perusopetuslaki 40 §.)

Tietojasi ei luovuteta suoramarkkinointia, taikka mielipide- tai markkinatutkimuksia varten.

8. Siirretäänkö tietojani EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle?

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Poikkeuksena huomioitava tilanne, jossa huoltaja asentaa DaisyFamily -sovelluksen mobiililaitteeseensa. Rekisteröinnin aikana laitteen käyttämä IP-osoite saatetaan lähettää Googlelle, jolloin se saatetaan tallentaa myös EU-alueen ulkopuolella.

9. Kuinka kauan henkilötietojani säilytetään?

Henkilötietoja säilytetään vain sen aikaa, kun se on käsittelyn kannalta tarpeellista, ellei laista muuta johdu. Henkilötietojen säilytysajat suunnitellaan lainsäädännön perusteella tietosuojaperiaatteita noudattaen. Tietojen säilytysajat kuvataan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmassa ja varhaiskasvatuksen arkistonmuodostussuunnitelmassa.

Asiakirjat arkistoidaan Kansallisarkiston päätösten ja ohjeistusten mukaisesti sekä kaupungin tiedonohjaussuunnitelmaa noudattaen. Arkistolaki määrittää muun muassa pysyvät säilytettävät asiakirjat. Säilytystarpeita tulee myös laskutukseen liittyen kirjanpitolaista.

Järvenpään varhaiskasvatuspalveluissa esiopetusta koskevat säilytysajat on määritelty seuraavasti:

• Esiopetuspäätös, 10 vuotta etuisuuden myöntämisestä
• Palvelusopimus, 10 vuotta sopimuksen solmimishetkestä
• Muutosilmoitus (lomahakemus), toimintakausi + yksi vuosi
• Esiopetussuunnitelma, 10 vuotta etuisuuden myöntämisestä
• Erityisopetus (hojks), 10 vuotta palvelusuhteen päättymisestä
• Yhteistyö perheen kanssa (esim. sopimus koskien fyysistä rajaamista ja lääkehoitosuunnitelma), 10 vuotta palvelun päättymisestä
• Yhteistyö eri verkostojen ja koulun kanssa (esim. havainnointi kouluvalmiuden arvioimiseksi, asiantuntijalausunnot sekä suostumus esi- ja alkuopetuksen yhteistyöhön), 10 vuotta etuisuuden myöntämisestä
• Tapaturman sattuminen (lapsen tapaturma- ja vaaratilanteet sekä vahinkoilmoitukset), 50 vuotta ilmoituksen tekohetkestä

10. Millä tavalla henkilötietojasi suojataan?

Käytämme henkilötietojasi vain alkuperäisen keräämistarkoituksen mukaisesti ja suojaamme henkilötietojasi ulkopuolisilta erilaisin keinoin. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että:

• tilat ja tietojärjestelmät ovat turvallisia
• henkilötietojen käsittely suunnitellaan etukäteen
• tietoja käsittelevän henkilöstön osaaminen varmistetaan ja 
• käydään läpi sopimukselliset keinot henkilötietojen käsittelijöiden kanssa.

Tietojasi käsitellään aina suojatuissa ympäristöissä. Kaikki Järvenpään kaupungin laitteistot ja ohjelmistot on suojattu kaupungin oman ja palvelutoimittajien tietoturvasäännösten mukaisesti.

Tietojasi vastaanottavat ja käsittelevät vain sellaiset henkilöt, jotka osallistuvat toimintamme toteuttamiseen. Työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietojasi, ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisuuden sitomia. Työntekijöillä on järjestelmiin henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat, sekä työtehtävien mukaisesti rajatut käyttöoikeudet. Järvenpään kaupunki valvoo käyttöoikeuksia ja salasanat vaihdetaan säännöllisesti.  Työsuhteen päättyessä henkilön käyttöoikeudet poistetaan.

Kaupungin paperiaineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti niille varattuihin kansioihin. Tietoja säilytetään vain laissa määrätyn ajan ja ne hävitetään, kun ne eivät ole enää tarpeellisia.

11. Mitä oikeuksia minulla on rekisteröitynä? Kuinka voin käyttää niitä?

Sinulla on useita henkilötietojesi käsittelyyn liittyviä oikeuksia, kuten oikeus saada tietoa käsittelystä, sekä oikeus tarkastaa ja tarvittaessa oikaista tietosi. Joissakin tapauksissa voit myös saada vastustaa tai saada tietosi poistetuksi (ns. ”oikeus tulla unohdetuksi”).

Oikeuksien käyttäminen on yleensä aina ilmaista. Jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, tai jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko a) periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset tai b) kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea osoittamalla pyynnön perusteettomuus tai kohtuuttomuus.  Tällaisessa tilanteessa ilmoitamme maksullisuudesta sinulle kuitenkin aina etukäteen.

Tarkempi kuvaus oikeuksistasi:

Tarkastus- ja oikaisuoikeus

Sinulla on oikeus tarkastaa, mitä henkilötietojasi käsittelemme, tai vaihtoehtoisesti saada varmistus siitä, ettemme käsittele henkilötietojasi lainkaan. Mikäli käsittelemämme henkilötietosi ovat mielestäsi virheellisiä, epätarkkoja tai puutteellisia, voit tehdä meille oikaisu- tai täydennyspyynnön.

Oikeus peruuttaa suostumus

Henkilötietojen käsittelyn perustuessa suostumukseesi, sinulla on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksesi. Mikäli peruutat suostumuksesi, lopetamme henkilötietojesi käsittelyn siltä osin, kun se on perustunut suostumukseesi. Erityistilanteissa esimerkiksi laki saattaa kuitenkin velvoittaa meitä edelleen säilyttämään joitain henkilötietoja, vaikka ne olisi alun perin kerätty suostumuksesi perusteella.

Oikeus tietojen poistamiseen

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus tulla unohdetuksi. Poistamme tiedot myös, jos henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen ja peruutat suostumusesi tai jos vastustat henkilötietojasi käsittelyä, ellei käsittelylle ole muuta perustetta. Kuitenkin työsuhteeseen liittyvien tietojen osalta työnantajaa velvoittavat samat velvoitteet kuin kohdassa ”Oikeus peruuttaa suostumus”.

Oikeus rajoittaa tai vastustaa käsittelyä

Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia käsittelyn väliaikaista rajoittamista. Väliaikainen rajoittaminen tarkoittaa, että säilytämme tietosi, muttemme poista tai muulla tavoin käsittele niitä. Tällainen tilanne saattaa syntyä esimerkiksi, jos tietojen oikeellisuudesta on erimielisyyttä ja oikeellisuuden selvittämisprosessi on kesken, tai mikäli tarvitset tietoja esimerkiksi oikeudenkäyntiä varten.

Tietyissä tilanteissa sinulla on myös oikeus vastustaa henkilötietojasi käsittelyä kokonaan. Voit esimerkiksi milloin tahansa kieltää tilaamasi uutiskirjeen tai muun sinuun kohdistetun suoramarkkinoinnin.

Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi

Sinulla on oikeus vaatia, että sinua koskevat päätökset tekee ihminen, eikä esimerkiksi automaattinen tietokonealgoritmi. Emme käytä automaattista päätöksentekoa toiminnassamme, joten tämän oikeuden toteutumista ei tarvitse erikseen vaatia.

Oikeus siirtää tietoja järjestelmästä toiseen

Voit pyytää henkilötietojesi siirtoa, jolloin toimitamme sinulle henkilötietosi koneluettavassa muodossa, jotta voit säilyttää niitä itse tai siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle (esim. toiselle palveluntarjoajalle). Mikäli se on teknisesti mahdollista, siirrämme tietojasi myös suoraan toiselle rekisterinpitäjälle pyynnöstäsi. Siirto-oikeus koskee vain tilanteita, joissa käsittelemme henkilötietojasi suostumuksesi tai sopimukseen perustuen ja koskee vain sellaisia tietoja, joita olet itse toimittanut meille.

Valitusoikeus

Yllä mainittujen oikeuksien lisäksi sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojesi käsittelystä. Suomen valvontaviranomaisena toimii Tietosuojavaltuutetun toimisto: www.tietosuoja.fi

---

Kaupungin tietosuojavastaavan ajantasaiset yhteystiedot löytyvät kaupungin verkkosivuilta:

www.jarvenpaa.fi/kaupunki-ja-paatoksenteko/asiointi/tietosuoja-jarvenpaan-kaupungilla

Mikäli sinulla on yleisiä kysymyksiä liittyen oikeuksiisi, ota yhteyttä:

Mia Wahlsten
Varhaiskasvatuksen erityisasiantuntija
Opetuksen ja kasvatuksen palvelualue
p. 040 315 2535

tai

Meiju-Leena Heinonen
Varhaiskasvatuksen palvelupäällikkö, yksityinen varhaiskasvatus
Opetuksen ja kasvatuksen palvelualue
p. 040 315 2443

sähköposti: etunimi.sukunimi@jarvenpaa.fi

Mikäli haluat tarkastaa tietosi tai muuten käyttää oikeuksiasi, voit toimittaa tietopyynnön meille postitse tai turvasähköpostilla:

Järvenpään kaupunki
Kirjaamo
PL 41
04401 Järvenpää 
https://turvaposti.jarvenpaa.fi/

Yksityisyytesi ja tietojesi turvallisuuden varmistamiseksi varmistamme henkilöllisyytesi aina ennen tietojen luovuttamista sinulle.