Henkilötietojen käsittely rakentamisen lupamenettelyssä

Informointiasiakirja/Päivitetty 3.2.2021

Rekisterinpitäjä palvelussa

Järvenpään kaupunkikehitys
PL 41,
04401 Järvenpään kaupunki

Rekisterin vastuuhenkilöt

Jouni Vastamäki, johtava rakennustarkastaja
Mikko Autere, kaupunkitekniikan johtaja
Kaupunkikehitys

Rekisterin yhteyshenkilöt

Mirja Kakkonen, tiedonhallinnan asiantuntija
Lauri Palonen, kunnossapitovalvoja
Kaupunkikehitys
sähköposti: etunimi.sukunimi@jarvenpaa.fi

Tässä asiakirjassa kerrotaan, miten henkilötietoja käsitellään Järvenpään kaupungin rakentamisen lupamenettelyssä, joka tapahtuu Lupapiste palvelussa.

1. Miksi henkilötietojani käsitellään Lupapistepalvelussa ja mikä on tietojen käsittelyperuste?

Tietoja käsitellään käyttäjän tunnistamiseksi sekä palvelussa tehtävien yhteydenottojen mahdollistamiseksi rakennusvalvonnan että yleisten alueiden lupamenettelyissä.

Tietosuoja-asetuksen mukaisesti käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Henkilötietoja voidaan käyttää markkinointiviestintään sekä mielipidemittaus- ja tutkimuskäyttöön. Markkinointiviestintää voidaan toteuttaa myös sähköisesti ja kohdennettuna (suoramarkkinointi) käyttäjän suostumuksella.

2. Mitä henkilötietojani käsitellään Lupapiste-palvelussa?

Henkilöistä tallennettavia tietoja ovat nimi, henkilötunnus, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja yhteysosoitetiedot, koulutus- ja ammattipätevyystiedot, asiakohtaiset rooli- ja käsittelytiedot, rakennusten omistustieto, tieto suostumuksesta suoramarkkinointiin, tieto turvakiellosta sekä muita käyttäjien suostumuksella kerättyjä tietoja. Sähköposti-osoite toimii käyttäjätunnuksena palvelussa.

3. Mistä Järvenpään kaupunki saa käsittelemänsä henkilötiedot?

Henkilötiedot saadaan käyttäjältä Lupapisteeseen rekisteröitymisen yhteydessä.

4. Kuka voi käsitellä henkilötietojani?

Lupapistepalvelussa salassa pidettäviä sekä henkilön yksilöiviä tietoja (hetu) käsittelevät työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Tietojasi saavat käsitellä ja vastaanottaa vain sellaiset henkilöt, jotka osallistuvat työntekijöinä asiakkaan palvelun toteuttamiseen.

5. Kuuluuko käsittelyyn automaattista päätöksentekoa tai profilointia?

Ei kuulu.

6. Luovuttaako kaupunki henkilötietojasi eteenpäin?

Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.

Henkilötietoja sisältävät rakennustiedot luovutetaan Digi- ja väestötietoviraston (DVV) väestötietojärjestelmän (VTJ) rakennus- ja huoneistorekisteriin (RHR).

Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointia ja mielipide- tai markkinatutkimusta varten, ellei luovuttamisesta tähän tarkoitukseen ole erikseen säädetty.

7. Siirretäänkö tietojani EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle?

Ei siirretä.

8. Kuinka kauan henkilötietojani säilytetään?

Henkilötietoja säilytetään vain sen aikaa, kun se on käsittelyn kannalta tarpeellista, ellei laista muuta johdu. Henkilötietojen säilytysajat suunnitellaan lainsäädännön perusteella tietosuojaperiaatteita noudattaen. Tietojen säilytysajat kuvataan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmassa tai arkistonmuodostussuunnitelmassa.

9. Millä tavalla henkilötietojani suojataan?

Henkilötietojasi saa käyttää vain siihen tarkoitukseen, mihin ne on kerätty. Rekisterin tietoja suojataan ulkopuolisilta erilaisin keinoin. Suojaus tarkoittaa, että:

• tilat ja tietojärjestelmät ovat turvallisia
• henkilötietojen käsittely suunnitellaan etukäteen
• tietoja käsittelevän henkilöstön osaaminen varmistetaan ja
• käydään läpi sopimukselliset keinot henkilötietojen käsittelijöiden kanssa

Tietojasi käsitellään aina suojatuissa ympäristöissä. Kaikki Järvenpään kaupungin laitteistot ja ohjelmistot on suojattu kaupungin oman ja palvelutoimittajien tietoturvasäännösten mukaisesti. Työntekijöillä on vain työtehtävien mukainen käyttöoikeus sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat eri järjestelmiin. Järvenpään kaupunki valvoo käyttöoikeuksia ja salasanat vaihdetaan säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä henkilön käyttöoikeudet poistetaan.

Kaupungin paperiaineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti niille varattuihin kansioihin. Tietoja säilytetään vain laissa määrätyn ajan ja ne hävitetään, kun ne eivät ole enää tarpeellisia.

Rekisteröidyn oikeudet